annonser:
arkiveringsfunktionen bör organiseras på ett sådant sätt att det bidrar till korrekt underhåll av register. Det är viktigt att notera att posterna ska göras tillgängliga när det behövs. Kontorschefen måste bestämma om arkiveringen ska vara centraliserad eller decentraliserad centraliserad arkivering och decentraliserad arkivering båda har sina egna meriter och demeriter.
1. Centraliserat Arkiveringssystem:
det är ett system där alla poster som rör de olika avdelningarna i ett företag arkiveras på ett ställe eller i centralkontoret. Med andra ord gör enskilda avdelningar eller delar av en organisation inte arkivering av poster.
annonser:
meriter av centraliserat arkiveringssystem
1. Det sätts under kontroll av specialister och detta underlättar mer effektivitet.
2. Tillgängligt utrymme används ekonomiskt.
3. Det kommer att finnas en effektiv kontroll över dem.
annonser:
4. Det kommer inte att finnas någon duplicering av arkiveringsutrustning och arbete (som i decentraliserat system) och som sådan finns det ekonomi i arkivering.
5. Det finns enhetlig standard för att lämna in papper och ta ut dem. Detta möjliggör snabb placering av dokument.
6. Människor, som gör samma arbete om och om igen blir specialister i sitt arbete. Detta bidrar till ökad effektivitet.
7. Papper kommer att lämnas in samma dag.
annonser:
8. Placeringen av saknade filer eller papper är lätt känd (genom korrekt användning av indikatorn).
demeriter av centraliserat arkivsystem
1. När ett avdelningschef är i akut behov av något brev kommer det inte att nå honom i tid på grund av det långa förfarandet. Detta är en stor nackdel.
2. Fel kan krypa in.
annonser:
3. Mycket tid förbrukas om arkiveringsavdelningen ligger i avlägsna rum.
4. Stela regler finns i att ge och returnera filer. Reglerna blir viktigare än affärer.
5. Sekretess kan inte upprätthållas.
2. Decentraliserat arkivsystem
annonser:
enligt detta system görs arkivering av olika avdelningar oberoende och inte centralt på ett ställe. Varje avdelning installerar separat utrustning och utser personal för att ta hand om arkiveringsarbetet. Detta system är också känt som avdelnings arkiveringssystem.
meriter av decentraliserat arkivsystem
1. Lämpliga, enkla och enkla metoder kan antas enligt avdelningens bekvämlighet.
2. Filerna är enkelt och snabbt tillgängliga.
3. Snabb tillgänglighet av filen underlättar mer effektivitet.
4. Sekretess kan upprätthållas.
5. Mottagande kontorist kommer att lämna bokstäverna utan misstag, eftersom han måste ta itu med några bokstäver bara.
demeriter av decentraliserat arkivsystem
1. I en organisation, i olika avdelningar, kommer olika metoder för arkivering att följas. Som sådan kommer inget standardsystem att råda.
2. Arkiveringsansvarig har många andra jobb; han kan inte bli specialist på arkiveringssystem.
3. Inter-avdelning överföring av kontorister kommer att misslyckas med att förstå arkiveringssystemet för andra avdelningar.
4. Om ett dokument avser två eller flera avdelningar kommer det att vara svårt att lämna in dokumentet.
5. Arkivering kommer att göras på bekvämligheten av en kontorist, som har många andra jobb att göra tillsammans med arkivering. Som sådan kan han förlora bokstäverna eller hålla dem i andra register eller lämna dem obemärkt.