anställd offboarding är formell separationsprocess som ditt företag kan använda för att adressera anställda som lämnar företaget genom avgång, uppsägningar, uppsägning eller pensionering. Det handlar om en rad steg för att överföra anställdas kunskap och arbetsansvar, inaktivera lösenord och åtkomsträttigheter, lämna in utrustning och samla in feedback genom en utgångsintervju.
Offboarding för anställda innebär att återställa företagsägd utrustning som datorer, ID-märken och telefoner. Det handlar också om att förhindra problem med datasäkerhet genom att inaktivera lösenord och begränsa nätverksåtkomst till företagssystem för att förhindra stöld eller missbruk av data. Anställd offboarding säkerställer också snabb och korrekt behandling av slutlön.
för en fullständig lista över steg kolla in offboarding checklista nedan.
vad är offboarding fördel för ditt företag?
när en anställd lämnar sätter det ditt företag i fara på flera sätt. Efter en formell anställd offboarding checklista säkerställer att ditt företag rent kan avsluta relationen med en spännande anställd.
förbättrad säkerhet
korrekt offboarding hjälper till att säkerställa säkerheten genom att förhindra obehörig åtkomst till viktig information och data. Genom att begränsa åtkomsten till företagets webbplatser, interna dokument och programvara från tredje part säkerställer du att konfidentiell företagsinformation förblir konfidentiell. Offboarding förhindrar också stöld eller missbruk av företagsutgiven utrustning.
detta kan vara särskilt viktigt om en anställd permitteras eller avslutas. Föreställ dig den potentiella inverkan på företagets intäkter om en sparken säljare hämtar en fullständig lista över sina framtidsutsikter och sedan tar ett nytt jobb med en konkurrent.
det förhindrar också situationer där en missnöjd anställd kan hindra medarbetare från att få tillgång till kritisk programvara eller nätverksåtkomst – till exempel när en nätverksingenjör för staden San Francisco vägrade att lämna över sina nätverkslösenord och låste sina medarbetare ur stadens nätverk. I så fall var ingenjören tvungen att betala 1,5 miljoner dollar i återbetalning, varav huvuddelen var att kompensera sin arbetsgivare för deras ansträngningar att återställa nätverksåtkomst.
att ha en formell offboarding-process hjälper till att förhindra att situationer som detta händer.
institutionell kunskapsöverföring
när en anställd lämnar, går många års erfarenhet och institutionell kunskap ofta ut genom dörren med dem. Denna ”brain drain” kan ha betydande inverkan på den dagliga verksamheten. Detta gäller särskilt för långa anställda med år (eller till och med årtionden) av stamkunskap om ditt företag som inte fångas i skriftlig form.
det är viktigt att ditt företag har formella rutiner för att dokumentera och överföra kunskap till återstående anställda för att minimera störningar som orsakas av personalomsättning. Formell dokumentation gör att ditt företag kan fortsätta att fungera så smidigt som möjligt när en anställd lämnar, och kan hjälpa till att påskynda ombordstigning av en ersättningsarbetare för den rollen.
ärlig, konstruktiv feedback
lämpliga utgångsintervjuer är också en viktig del av offboarding, särskilt för anställda som lämnar frivilligt. Att få ärlig feedback i en exitintervju kan hjälpa dig att bättre förstå både de positiva och de utmaningar ditt företag står inför så att du kan försöka ständigt förbättra medarbetarnas tillfredsställelse och minska ytterligare omsättning.
Exit-intervjuer kan också avslöja problem som företagare och HR-team kanske inte är medvetna om. Medan nuvarande anställda kan vara försiktiga med att diskutera saker som dåliga chefer, problematiska medarbetare eller brister i affärsstrategin, har en anställd som lämnar företaget inte längre ett incitament att hålla denna information för sig själva.
exit-intervjun ger dig också en chans att bättre förstå positiva aspekter av att arbeta för ditt företag. Att veta vad som är viktigt för medarbetarna — och vilka insatser som fungerar-hjälper dig att validera pågående initiativ så att du kan fortsätta förbättra ditt företags kultur.
försök att närma dig exitintervjuer med lugna, öppna frågor som är utformade för att få ärlig feedback – även för anställda som verkade alltför negativa eller kan lämna under tvivelaktiga omständigheter. Att ta feedback på allvar kan bidra till att förbättra ditt företags kultur och kan också hjälpa till att hålla dörren öppen för högkvalitativa anställda att återvända till ditt företag i framtiden.
det är viktigt att du tydligt kommunicerar nyheter om en anställds avgång. Detta kan förhindra att falskt skvaller sprids som kan påverka moralen hos dina återstående anställda och hjälper till att främja en öppenhetskultur som leder till förbättrad anställd tillfredsställelse.
exakt lön och pappersarbete
du måste också slutföra lön och slutföra annat pappersarbete. Att få ett formellt avgångsbrev är viktigt, och du måste se till att du uppdaterar ditt lönesystem i enlighet därmed. I vissa fall slutar arbetsgivare som misslyckas med att göra detta omedvetet att betala anställda felaktigt, till exempel fallet med den anställde som samlade in över 250 000 dollar efter att ha avslutats.
utgångsintervjun bör innebära en snabb diskussion om tidpunkten och beloppet för den anställdes sista lönecheck. Du bör också granska fortsättningen av förmåner inklusive COBRA eller annan täckning som sträcker sig förbi uppsägningsdatumet.
Vem är involverad i offboarding av anställda?
för många medelstora företag kommer ditt HR-team vanligtvis att fungera som koordinator för offboarding av anställda. Det är viktigt att offboardingprocessen inkluderar IT-chefer, anläggningschefer och avdelningschefer.
för mindre företag som inte har dedikerade HR-team kan processen hanteras av företagets ägare, kontorschef eller arbetstagarens handledare. I dessa fall är det viktigt att det finns en formell checklista för offboarding för att säkerställa att steg inte missas.
Small business HR-programvara kan hjälpa dig att automatisera offboardingprocessen för att undvika att missa kritiska steg. HR-programvara kan också effektivisera andra tidskrävande HR-uppgifter som rekrytering av anställda, anställning, onboarding, lön och efterlevnad av anställningslagar.
vill du minska tiden som spenderas på anställningsrelaterade HR-uppgifter som att hitta anställda, pappersarbete, onboarding/offboarding, löner, förmåner och affärsöverensstämmelse?
vi kan hjälpa dig att hitta en HR-outsourcingpartner från vårt nätverk av 300+ tjänsteleverantörer över hela USA.
ladda ner e-boken
anställd offboarding checklista
Använd denna anställd offboarding checklista för att hjälpa dig att se till att ditt företag inte missar några kritiska offboarding steg:
- säkerhet
- har anställd tur i någon företagsägd egendom
- bärbara datorer och dator väskor
- mobiltelefoner
- anställd ID och Access badges
- parkering passerar
- företagets fordon
- begränsa inloggningsåtkomst
- nätverks-och datorinloggningsåtkomst
- e-post -, telefonkonferens-och snabbmeddelandekonton
- programvarulösenord från tredje part (åtkomst till kritiska företagssystem, intranät, Salesforce, Marketo, webbplats CMS, Analytics, etc.)
- tillgång till känsliga företagsdokument
- har anställd tur i någon företagsägd egendom
- lön och annat pappersarbete
- uppdatera lönesystem med uppsägningsdatum
- diskutera anställdas sista lönecheck, inklusive utbetalning för oanvända semesterdagar eller avgångsvederlag för anställda
- har anställd tecken uppsägningsbrev
- underteckna icke-konkurrerande eller icke-upplysningsformulär
- Förmånsdokumentation: fortsättning av vårdförmåner (COBRA), Pensionsplan, arbetslöshetsförsäkring etc.
- kunskapsöverföring
- prioriterad dokumentation av rutinuppgifter, med steg-för-steg-instruktioner om det behövs
- statusuppdateringar på nuvarande och planerade projekt
- har befintliga medarbetare utbilda medarbetare om hur man gör dessa uppgifter
- lämna av åtkomst till filer eller system
- skaffa lista över kontakter i och utanför organisationen
- avsluta intervju
- få feedback om varför anställd lämnar
- fråga om områden företaget kan förbättra
- diskutera om anställd hade stöd och resurser som krävs för att göra sitt jobb
- Bestäm anställdas förhållande till sin chef
- fråga vad som kunde ha gjorts för att få dem att stanna
- försök att hålla dörren öppen för värderade arbetare att återvända till företaget
- kommunikation
- skicka e-post eller muntligt meddela medarbetare
- meddela externa kontakter (t.ex. kunder den anställde arbetat med, leverantörer de arbetat med, etc.)
vissa företag och branscher har unika behov som kräver ytterligare steg läggas till deras offboarding checklista utöver de ovan. Vi rekommenderar att du uppdaterar din checklista med dessa artiklar för att säkerställa en konsekvent offboardingprocess i hela ditt företag.
HR programvara kan hjälpa dig att automatisera många av dessa steg för att förenkla processen och se till att du följer offboarding bästa praxis.
om du upptäcker att tid som spenderas på att hantera HR-uppgifter drar dig bort från andra kritiska områden i ditt företag, överväg att samarbeta med en HR-tjänsteleverantör som kan hjälpa till att hantera alla aspekter av HR, inklusive löner, förmåner, efterlevnad, anställning, onboardingprocessen och offboarding.
behöver du hjälp med att sortera igenom komplexiteten i federala och statliga anställningslagar?
vi kan hjälpa dig att hitta den bästa HR outsourcing partner från vårt nätverk av 300+ tjänsteleverantörer över hela USA.
hitta en HR-leverantör
sammanfattning
anställd offboarding (definition): en formell process för att hantera anställda som lämnar ditt företag.
att använda en checklista för offboarding kan hjälpa ditt företag att förbättra säkerheten, ta itu med nödvändigt pappersarbete, minimera förlust av institutionell kunskap och få feedback för att förbättra din arbetsmiljö.
om du letar efter mer information om hur du kan minska risken för ditt företag och förbättra hur du hittar, anställer, ombord och ombord anställda kan du lära dig hur partnerskap med en HR-tjänsteleverantör kan hjälpa till.