du kanske tror att alla arkivskåp är lika, men det är bara inte sant. Antag inte bara att lagringssystemet du inte kan förbättras. Du har alternativ att överväga. Flyttbara hyllor, färgkodade öppna hyllsystem och till och med streckkodning har blivit vanliga på många kontor som hanterar en stor mängd poster. Den gamla standarden vertikal låda arkivskåp först kom i bruk i slutet av 19-talet och många register chefer anser att dessa skåp vara funktionellt föråldrade för de flesta moderna kontorstillämpningar. ”är den dyraste av all arkiveringsutrustning, eftersom det kräver mer golvyta och mer fysisk tid och ansträngning för att komma åt mapparna. Det ger inte heller full nytta av visuella hämtningshjälpmedel, såsom speciell märkning och färgkodning.”Om du vet att ditt arkiveringssystem är ineffektivt, överväga att kolla in mer modern utrustning. Även om det kommer att kosta pengar initialt, det kan spara pengar på lång sikt genom att spara golvyta på kontoret, därigenom skjuta upp behovet av expansion eller omlokalisering, och genom att minska personal tid som slösas bort på ett ineffektivt arkiveringssystem med besvärliga lagringsenheter.
den dagliga hanteringen av register och Information en Guide för lokala myndigheter, utfärdad av National Association of Government Archives and Records Administrators, s. 8.