hotet om coronavirus har krävt ett verkställt och strängare företagsöverensstämmelsesprogram. Det är därför viktigare än någonsin att förbättra regleringsstandarderna och förnya verkställighetsåtgärderna.
i det här blogginlägget tar vi därför upp de vanligaste frågorna relaterade till företagsöverensstämmelse och allt du behöver veta om att bygga det bästa efterlevnadsprogrammet för din organisation.
vad är efterlevnad?
i vårt senaste inlägg om business compliance definierade vi compliance som både en åtgärd och en standard. Överensstämmelse som en åtgärd innebär att det är nödvändigt att följa etablerade regler och policyer. Det talar också om ett företags uppgifter och ansvar gentemot sina anställda och samhället. För att förstå sina skyldigheter måste ett företag vidta nödvändiga åtgärder och åtgärder för att uppfylla juridiska och / eller statliga krav för att vara förenlig som organisation.
å andra sidan blir efterlevnad en standard när ett företag går utöver och inte behandlar efterlevnad som enbart krav utan snarare en uppförandekod eller en etisk kompass för anställda.
så Sammantaget är företagsöverensstämmelse både en åtgärd som minskar juridiska och säkerhetsrisker. Men det är också en standard som leder människor till lämpligt beteende.
för att få en djupare förståelse för innebörden av affärsöverensstämmelse måste man se det både som en åtgärd och standard. Om det ses som en handling ensam kan den reduceras till en uppsättning regler. På samma sätt kan det bara fungera som en varumärkesdekoration om den bara betraktas som en standard.
behöver alla företag ett företagsöverensstämmelseprogram?
alla företag behöver ett företagsöverensstämmelseprogram. Oavsett storlek, räckvidd eller bransch måste ett företag ha ett definierat eller strukturerat efterlevnadsprogram som anger dess policyer, procedurer och åtgärder.
enligt en studie från 2017 lönar det sig att investera i compliance och se kostnaden för att ha fler compliance-aktiviteter (t. ex. är lägre än kostnaden för företag som inte följer branschstandarder.
samma studie uppgav också att kostnaden för bristande efterlevnad är 2,71 gånger kostnaden för efterlevnad. Här är bara några konsekvenser av bristande efterlevnad:
- affärsavbrott
- produktivitetsförluster
- intäktsförluster
- böter, påföljder och avvecklingsavgifter
således kan förebyggande åtgärder för att följa efterlevnadskraven hålla dig borta från problem och hjälpa dig att spara en betydande mängd organisationskostnader.
vilka artiklar ska företagets efterlevnadsprogram innehålla?
många företag är osäkra på vad ett företagsöverensstämmelsesprogram ska täcka. Och väl, allt beror på de regler du vill anta och de frågor du vill ta itu med. Men i allmänhet fokuserar corporate compliance på dessa primära problem:
korruption
att bygga en stark kultur av efterlevnad börjar med ett åtagande att göra affärer på ett ärligt, etiskt och lagligt sätt. Men olika former av korruption som mutor, Bud-rigg, och andra olagliga affärsmetoder ibland förstöra moraliska fiber av vissa anställda. Att skapa efterlevnadspolicyer som fokuserar på att utveckla höga integritetsstandarder minimerar därför förekomsten av denna fråga.
anställdas beteende
anställdas beteende har en direkt korrelation med arbetsplatsens produktivitet, engagemang och effektivitet. Och alla åtgärder som ses som oprofessionella eller oetiska stör det korrekta flödet av företagsprocesser. För att undvika dessa problem bör efterlevnadsprogram som anti-trakasserier och antidiskrimineringspolitik inkluderas.
hälsa och säkerhet på arbetsplatsen
arbetsgivare har laglig skyldighet och moraliskt ansvar för att säkerställa säkerheten och skyddet för sina anställda på jobbet. Därför måste företag ha en uppsättning policyer, planer och förfaranden som hjälper till att hantera arbetsplatsens hälsa och säkerhet. Syftet är att minimera risken för skada eller sjukdom bland anställda och är därför lika viktigt att inkludera.
Occupational Safety and Health Administration eller OSHA är ett av de ledande tillsynsmyndigheterna i världen som tillhandahåller standardriktlinjer för arbetsmiljöhantering.
miljööverensstämmelse
vissa företag anser att miljööverensstämmelse är valfritt. Men eftersom ekologiska problem som klimatförändringar och föroreningar påverkar företagen negativt, bör det vara ett allvarligt övervägande för varje efterlevnadsprogram att vara miljömässigt kompatibel.
datahantering
alla som kommer i kontakt med ditt företag ger massor av personligt identifierbar information. Och det är ditt företags skyldighet att skydda all känslig information som kan leda till integritetsfrågor. Att vara kompatibel på detta område innebär att man beskriver policyer och processer som säkerställer dataskydd. Denna process kan innefatta implementering av ett Informationssäkerhetshanteringssystem eller ISMS.
produktöverensstämmelse
det är absolut nödvändigt att företagsprodukter uppfyller väsentliga lagkrav. Överensstämmelse bör därför ge bevis för att en produkt uppfyller dessa lagstadgade krav. Kom ihåg att ta ansvar för dina produkter och tjänster är ett smart företag.
fem kärnelement i ett effektivt företagsöverensstämmelseprogram
nu vet du de grundläggande elementen i ett företagsöverensstämmelseprogram. Men en sak är att bestämma innehållet. En annan sak är hur du bygger ditt program och se till att det är effektivt från get-go.
ju mer komplex compliance management är, desto svårare är det att förmedla. Således är ett framgångsrikt efterlevnadsprogram något som är fokuserat, väldefinierat och enkelt. För att uppnå detta, se till att du har dessa fem kärnelement:
standarder och procedurer
ditt efterlevnadsprogram bör ha en tydlig uppsättning policyer och procedurer för att definiera ramverket för vilket ditt företag verkar. Lagarna eller riktlinjerna måste vara konkreta, praktiska och viktigast tillgängliga. När vi säger tillgängligt menar vi att dina företags efterlevnadspolicyer ska förmedlas regelbundet – särskilt när ändringar görs.
Authority
initiativet eller stödet för ett komplett och omfattande efterlevnadsprogram måste komma från toppledningen. Om chefer eller arbetsledare misslyckas med att godkänna efterlevnadsplanering och implementering kommer programmet att se ut som en värdelös och tandlös uppsättning regler.
dessutom måste företaget ha en officiell Chief Compliance Officer, som kan fungera som övervakare av alla efterlevnadsaktiviteter.
utbildning och utbildning
för att formellt utbilda dina anställda om branschrelaterade eller regeringsspecifika lagar och policyer bör du ha ett särskilt utbildningsprogram för efterlevnad för att förenkla processen.
precis som alla andra medarbetarutvecklingsaktiviteter inom din learning academy måste målen för efterlevnadsutbildning vara smarta. Att ha smarta efterlevnadsmål och mål kan effektivisera dina inlärningsaktiviteter. Det hjälper dig också att identifiera rätt verktyg och bästa tillvägagångssätt för att lyckas i dina träningsinitiativ.
med smarta mål hittar du sätt att göra inlärningsprocessen mer engagerande och lämplig för anställda. Med rätt tankesätt och insikt får du utforska olika strategier som att använda ett Learning Management System för e-learning eller online compliance training.
revision och övervakning
ett sätt för organisationer att aldrig förlora övervakningen av deras efterlevnadsprogram är genom ständig övervakning och revision. Ett bra övervaknings-och revisionssystem för efterlevnad ger företag en konsekvent uppsättning protokoll och underlättar processen att kontrollera och upptäcka problem regelbundet.
när avvikelser upptäcks i överensstämmelse gör övervakning och revision det lättare att genomföra omedelbar analys och ett passande svar för att förhindra fel.
övervakning av efterlevnadspolicyer inkluderar inspelning av aktuella regleringsändringar, utveckling av interna kontrollprocedurer för att följa dessa ändringar och informera hela organisationen om betydande uppdateringar.
å andra sidan innebär revisionsöverensstämmelse att man granskar och verifierar effektiviteten i de pågående övervakningsprocesserna. En åtgärd i samband med efterlevnadsrevisioner innebär att validera om det befintliga övervakningssystemet uppnår sina önskade resultat.
under alla omständigheter bör Chief Compliance Officer se till att både revisions-och övervakningsavdelningarna arbetar hand i hand för att mildra eventuella efterlevnadsrisker.
korrigerande åtgärder
efterlevnad är både ett proaktivt och reaktivt svar. Därför måste ditt efterlevnadssystem inte bara innehålla konkreta riktlinjer utan också tydliga korrigerande åtgärder. Detta innebär att när en fråga om bristande efterlevnad eller oegentligheter påträffas, du vet hur man ska reagera med lämpliga motåtgärder.
men kom bara ihåg att korrigerande åtgärder inte existerar i vakuum. Inget motverkande svar bör skiljas från relevanta områden av lagar eller förordningar om efterlevnad. Med andra ord bör de åtgärder som borde lösa problem med bristande efterlevnad kopplas till lämpliga källor som:
- revisionsresultat
- faktiska incidenter eller mänskliga fel
- kundklagomål
- icke-överensstämmande medel
normalt följer ett korrigerande förfarande dessa sex faser: identifiering, utvärdering, grundorsaksanalys, korrigerande svar och uppföljning.
digitalisera ditt företags efterlevnadsprogram
Digital transformation är nästan oundviklig när det gäller företagsprocesser – även i överensstämmelse. Tyvärr ser företag digital transformation som en möjlighet att bara stärka kundrelationer, effektivisera verksamheten och uppgradera sin verksamhet. Som ett resultat blir företagets efterlevnad en eftertanke.
digital teknik uppmanar dock organisationer att ombilda sina företagsöverensstämmelsessystem. Och det första steget mot att modernisera affärsefterlevnadsprogram är att identifiera de hinder som hindrar digital transformation.
och vi vill hjälpa dig att bryta dessa hinder! Läs mer om våra tjänster och låt oss hjälpa dig att starta din digitala transformationsresa. Klicka på den här länken för att veta hur du kan digitalisera ditt efterlevnadsprogram. Eller kontakta oss för att få en uppfattning om hur du kan bygga din egen compliance training-lösning.