en lönsam delar avdelning bör prioriteras oavsett vad som händer med nya fordon försäljning. Och i tider med sjunkande fordonsförsäljning kan det vara det som håller din återförsäljare flytande. Därför är det viktigt att du ser till att den fungerar med maximal effektivitet.
ett av sätten att uppnå detta är att uppmärksamma detaljer medan man utnyttjar teknik.
hantera lager
fördelarna med vendor-managed inventory (VMI) har varit tippad för ett antal år, men det är fortfarande inte används av alla återförsäljare. Och även återförsäljare som använder det kanske inte skördar sitt fulla värde.
enligt Keith Ely, managing partner, KEA Advisors, ”det är viktigt att delar avdelningen ser till att på hand räknas är korrekta, förlorad försäljning registreras, bin räknas utförs och alla lager kontrolleras för att hålla en korrekt, evig inventering snarare än att bara göra en fysisk inventering en gång om året.”
tillade han, ”dessa saker blir ännu viktigare när du flyttar in i VMI.”Lagernivåer och reservdelsbeställningar bestäms av VMI-systemet baserat på den information som lämnats. Om felaktiga eller ofullständiga uppgifter ges kommer systemets fördelar inte att realiseras fullt ut.
Dessutom anser Ely att tillverkarna försöker gå mot en Just-in-time-inventeringsprocess för sina återförsäljare, men att det finns problem med att flytta information upp och ner i hela försörjningskedjan.
”vissa tillverkare försöker flytta till en Wal-Mart-typ av lagersystem för sina återförsäljare där i princip när en del säljs från hyllan visas en annan nästa dag”, säger Ely.
”tillverkare har förmågan att göra det, men återförsäljarnas system för att få korrekt och aktuell information tillbaka till tillverkarna och upp och ner i leveranskedjan från tillverkaren till deras leverantörer är den största utmaningen.”
en del av problemet är att för att denna typ av system ska fungera måste återförsäljare fånga efterfrågedata inklusive vad som säljs och vad som inte säljs, men är efterfrågan. ”Den klassiska förlorade försäljningsinformationen och andra data måste registreras konsekvent och korrekt”, säger han.
”det finns en stor missuppfattning om hur man registrerar efterfrågedata. När du börjar titta på VMI-program diskonterar vissa av dem kraftigt systemets förmåga att spåra och generera förlorad försäljning på grund av att många återförsäljare inte kan registrera exakta förlorade försäljningsdata.”Detta påverkar i sin tur säljarens förmåga att hantera lager korrekt för återförsäljaren.
mätprestanda
återförsäljare måste vara medvetna om flera viktiga resultatindikatorer när det gäller lagervarv. Den första är brutto inventering varv. Brutto varv motsvarar den årliga kostnaden för delar försäljning dividerat med den totala delar inventering. Ely råder återförsäljare att skjuta för 8 + brutto varv. ”Vi har en kund som är på 8.6 varv år hittills, med en hög av 9.95 varv en månad.”
felet med brutto delar vänder är att det inte berätta hur mycket du säljer från ditt lager.
sanna varv är ett annat nyckeltal. True turns mäter vilken försäljning som kommer ut ur ditt befintliga lager. ”Det är förmodligen en mer exakt, bättre beräkning”, säger han, ”eftersom det ger dig en bättre känsla för hur ofta ditt lager flyter genom försäljning av ditt befintliga lager”, förklarar han.
sanna varv är lika med den (årliga) kostnaden för reservdelsförsäljning, minus nödköp och kundorder, dividerat med reservdelslager. ”Vår riktlinje är 6+, men vi har en klient som är på 7.1 sanna varv,” förklarar Ely.
han tillägger att återförsäljare som har anammat all teknik och sätta rätt spårningsprocesser på plats har sett dramatiska förbättringar i deras verkliga tur priser.
fyllningsgraden är också kritisk eftersom den berättar försäljningen som kommer från ditt lager jämfört med alla begärda delar. Fyllningsgraden motsvarar kostnaden för reservdelsförsäljning, minus nödköp och kundorder, dividerat med försäljningskostnaden plus förlorad försäljning. Ely: s riktlinje är 90 procent eller mer.
” om du har en begäran om en del 100 gånger och du kan gå till hyllan och dra den utan att behöva beställa den 85 gånger än du har en fyllningsgrad på 85 procent, ” förklarar han.
en balanshandling
att hantera lager på rätt sätt är inte den enda utmaningen som delavdelningen står inför. Att balansera externa kunders behov med den interna kundens (serviceavdelningen) behov kan vara ett ganska företag.
”ur min synvinkel är det första ansvaret för någon delavdelning att betjäna serviceavdelningen på grund av bruttomarginalerna som kan produceras i butiken”, säger Ely.
typiskt kommer delavdelningen att se en marginal på 32 procent till 34 procent, medan serviceavdelningsteknikerna kan generera uppemot 75 procent bruttomarginal, enligt Ely. ”Och varje gång du säljer arbetskraft säljer du förmodligen också delar tillsammans med det.”
han förklarar att de främsta orsakerna till ineffektiva tekniker är antingen delavdelningens oförmåga att fylla order från hyllorna eller en kommunikationskoppling mellan delavdelningen och serviceavdelningen som hindrar det ordnade informationsflödet.
om det finns korrekt kommunikation mellan serviceskrivaren och bakräknaren kan mycket planering om när delar faktiskt behövs för en reparation ske.
till exempel kan serviceskrivaren bestämma när reparationen kommer att ske i ett visst skede och sedan kan delavdelningen se till att nödvändiga delar är tillgängliga vid behov. Detta kan bidra till att eliminera behovet av akuta delar order.
återförsäljaren kan dock inte ta ögonen från den externa kunden heller. ”Det är viktigt att förstå behoven hos både interna och externa kunder”, säger Ely.
men han tillade att du måste avgöra om en kund behöver en del omedelbart eftersom han har en lastbil ner situation, eller om det är en del som han inte behöver för en dag eller två.
om det är en body shop-kund som just börjar riva lastbilen, kanske han inte behöver en viss del på en vecka eller mer.
”jag har en kund som säljer 20 till 30 huvar om året och enligt de klassiska 3-i-12-kriterierna ska återförsäljaren ha huvar som lagerdelar. Men alla vet att det inte finns någon anledning att lagra en huva för om du hanterar saker ordentligt kommer du att ha tid att beställa delen när kunden faktiskt behöver det,” säger han.
”du kanske vill lagra en eller två, men du behöver förmodligen inte lagra fyra eller fem.”
teknikens roll
VMI har gjort det möjligt för återförsäljare att gå utöver att vara oroade över rörelsen av delar till saker som prissättningsstrategier. Återförsäljare kan etablera prispunkter för delar som hjultätningar och filter-saker som är mycket konkurrenskraftiga på sin marknad-samtidigt som de ställer in olika prispunkter för proprietära delar, vilket ger dem högre marginaler.
fjärrkontroll av kundernas lager-flytta hanterat lager ner i kedjan-möjliggörs av teknik.
Internet parts försäljning växer också. Detta kan antingen vara något så enkelt som att ta förfrågningar via Internet från någon som säger att de behöver en vattenpump, till någon som anger artikelnumret och faktiskt beställer delen.
”jag tror att ju mer tekniskt kunniga du är, desto bättre jobb du kommer att göra kör delar avdelningen effektivt,” Ely säger.
med det sagt, tillägger han, ”hela framgången för delavdelningen går tillbaka till förmågan hos delchefen och hans personal att hantera inventeringen så att den vänder snabbt och så att fyllnadsgraden är hög. Dessa är grundläggande blockering och hantering av grundläggande.”
människor är fortfarande viktiga
trots teknik är en korrekt hanterad delavdelning fortfarande mycket arbetsintensiv. ”Det är inte som om du kan lita på teknik för att gå ut och räkna facken eller flytta de snabbt rörliga delarna till bakräknaren”, förklarar Ely.
det betyder att du måste ha reservdelsavdelningen bemannad ordentligt. Enligt Ely är det viktigaste att leta efter i en reservdelschef någon du kan lita på. Du måste lita på att personen inte beställer ett överskott av delar för att få en speciell gåva från en leverantör och lita på att de vet vad de gör när det gäller produktpriser.
när det gäller färdigheter du borde leta efter, säger Ely att det delvis beror på storleken på din operation. Om du har en avdelning på 25 till 30 personer kan din reservdelschef vara mer av en generalist som förstår den stora bilden men inte behöver gräva i detaljerna eftersom han har andra som kan göra det för honom.
”när du kommer in i mindre butiker måste du ha någon som har förmågan att förstå detaljerna när det gäller lagerrörelse och grunderna för lagerkostnaden etc.”, Säger Ely.
någon i reservdelsorganisationen måste också ha kundservice färdigheter. ”Om du har en kraftfull extern säljkår och en riktigt bra fronträknare eller telefonrum som kan hantera kunder, behöver du förmodligen lägga till en mer detaljorienterad person som kan hantera pappersarbetet. Och om du har en person på avdelningen som är bra på att hantera lager, men inte är så bra med kunder, har du bättre någon som förstår hur man hanterar kunderna,” råder han.
att ha externa säljare är ett bra sätt att hålla kontakten med kunderna och enligt Ely är det oerhört viktigt eftersom om det görs korrekt kommer det att generera försäljning inom andra delar av återförsäljaren. Men om det görs felaktigt kommer det att kosta dig pengar.
enligt Derek Jarboe, reservdelschef, Vanguard Trucks i Houston, ”den huvudsakliga funktionen av externa delar säljare är att vara en go-mellan mellan återförsäljare och kunder. De bör se till att allt går smidigt och kontrollera om kunderna har några problem eller problem med sina lastbilar.”
ett av elementen för att göra det korrekt är att fokusera på området omedelbart runt återförsäljaren. Ely föreslår att externa säljare börjar med kunder som ligger inom en 10-mils radie från återförsäljaren. ”Vissa återförsäljare som inte har haft så mycket framgång med extern försäljning börjar från de yttersta delarna av sitt marknadsområde och arbetar tillbaka i stället för att titta på var koncentrationen av sina kunder är och flytta den ringen ut.”
en annan faktor i framgångsrik utanför delar försäljning det för att se till att dina säljare inte blir leveransagenter. ”Kommer du att få dem att leverera? Absolut, de kommer att behöva leverera ibland, men ju mer du kan hålla dem sälja, desto bättre kommer de att bli.”
Ely föreslår också att man samarbetar en extern person med en inre person så det finns förtroende från kunden till den interna personen också. Efter ett tag kan den interna personen bli proaktiv i försäljningen.
Ultimate Success
Vad är det viktigaste som behöver göras för att leda till en lönsam, väl fungerande delavdelning?
”det största är att dyka in i det varje dag. Ständigt kontrollera olika rapporter och hålla koll på uppdateringar, ändringar artikelnummer och priser”, säger John Still, delar manager, Vanguard Trucks of Atlanta.
ett Leasingperspektiv
leasingföretag står också inför utmaningar när det gäller att hantera sin reservdelsverksamhet. Enligt Roger Welling, senior vice president för leasingverksamhet för NationaLease, är att stoppa Maverick-köp en av de största utmaningarna för leasingföretag. De flesta leasingföretag har inrättat program med leverantörer som är uppbyggda kring att ha vissa prissättningsrabattnivåer på plats baserat på vissa dollarbelopp som spenderas. Om du har flera platser vill du se till att delar köps enligt de utsedda godkända leverantörerna för att maximera prissättningsrabatter och rabatter.
”det finns en tendens på lokal nivå att ha en lokal däckhandlare eller smörjmedelsfördelare, till exempel, komma in med ett pris som kan se bättre ut på ytan till den lokala reservdelshanteraren”, förklarar Welling.
den lokala chefen kanske dock inte är medveten om vad som förhandlades fram på nationell nivå och kanske inte vet om ytterligare rabatter och incitament och kan därför faktiskt betala mer för en del.
en annan utmaning är att ha för många leverantörer för en viss produkt. ”Helst vill du inte ha bara en leverantör, men du behöver inte ha fyra eller fem. Du vill koncentrera dina inköp på ett par olika platser bara, ” han säger.
teknik spelar en stor roll i framgångsrik reservdelshantering hos leasingföretag. Faktum är att NationaLease inleder ett initiativ som gör det möjligt för medlemmarna att se vad som händer i deras organisation dagligen. De kommer att kunna se inköps trender och övervaka saker som hur många däck köptes, när de köptes, hur ofta de köps, vilka partistorlekar de köps i, etc. ”De kan då ta denna information i realtid och använda den för att maximera prissättning, rabatter och så vidare”, säger Welling.
ett av de andra initiativ som NationaLease arbetar med är ett elektroniskt fakturerings-och betalningsprogram. Med hjälp av elektronisk Fakturapresentation och betalning presenterar företag fakturor via Internet och gör betalningar till varandra för varor och tjänster. ”Vi lever i en digitaliserad värld och tekniken spelar en större roll. Om du kan få all din information elektroniskt minskar bearbetningskostnaderna, fakturabetalningskostnaderna etc.”, säger han.
teknik kommer också att påverka den typ av person som leasingföretaget behöver för att driva sin delavdelning. ”Tillbaka innan tekniken kom till spel behövde du någon som var en bra mekaniker och förstod vilka produkter som var bättre än andra och någon som kunde ögongloben när inventeringen för en del nådde den nivå där den behövde omordnas”, säger Welling.
”framöver behöver du någon som kan utveckla och hantera en process som använder teknik för att maximera effektiviteten vid inköp av delar. Du behöver en lastbilskunnig person som förstår leverantörer och leverantörer, men som också förstår vilken roll tekniken kan spela för att hjälpa honom att hantera allt detta.”
denna berättelse har publicerats från våra arkiv.