det är 2021, och låt oss inse det: virtual data room (VDR) är här för att stanna. Sedan introduktionen i rymden har virtuella datarum varit ett viktigt verktyg för att effektivisera kommunikationen under de olika stadierna av en affär, särskilt när det gäller due diligence i slutet av en affär. Och med dagens teknik kan vi säga att fysiska datarum hör till det förflutna.
här är vad du behöver veta om virtuella datarum för att dela din konfidentiella information, känsliga dokument, finansiell information, M&a transaktionsfiler, rättighetshanteringsdokument, immateriella rättigheter och annan känslig information eller digitala tillgångar i ett säkert datarum.
tillståndet för det virtuella datarummet (VDR) 2021
leverantörer av virtuella datarum som Intralinks och Merrill Datasite har länge betraktats som standarden när det gäller att optimera affärsproduktivitet och hastighet.
som vi alla vet används VDR: er främst för att underlätta båda sidor av en affär genom due diligence, som det sista steget i en affär. Due diligence är ett kritiskt steg i olika branscher och användningsfall. Oavsett om det handlar om att slutföra m&a-erbjudanden, kommersiella fastighetsaffärer, insamlingsavtal eller i stort sett någon annan typ av affär.
den fruktade due diligence-processen dominerar ofta diskussioner kring värdet av virtuella datarum. Verkligheten är dock att virtuella datarum kan vara ett värdefullt verktyg för varje steg i affärsprocessen-från prospektering till due diligence. (Mer om det i lite!)
ett vinnande tillvägagångssätt för VDRs
när beroendet av det virtuella datarummet ökar förblir dokumentsäkerhet med rätta det primära övervägandet när man väljer en VDR. Det är svårt att föreställa sig ett effektivt virtuellt datarum som inte erbjuder åtminstone lösenordsskydd eller grundläggande dokumentkryptering. Utan lösenordsskydd är obehörig delning av dina dokument bara en fråga om tid.
den vinnande strategin när det gäller att optimera virtuella datarum är att para ihop säker dokumentdelning med handlingsbar dokumentanalys. Denna parning gör att du kan behålla kontrollen över de dokument som är viktiga för dig samtidigt prioritera uppsökande till och uppföljning med framtidsutsikter som är mer engagerade.
Låt oss ta en titt på ett exempel på hur detta ser ut i den verkliga världen. Säg Jessica har just startat processen att sälja ett företag. Hon måste prospektera, träffa och utveckla relationer med potentiella köpare. Att använda ett virtuellt datarum med sofistikerade dokumentsäkerhets-och dokumentanalyslösningar kan påskynda och optimera varje steg I M&en process genom att ge Jessica ett porträtt av vem som är intresserad av M&en affär och hur intresserade de är, och kanske till och med lyfta fram specifika områden av intresse eller oro.
Intralinks & Merrill: Bakom äldre virtuella datarum
äldre (eller traditionella datarum) leverantörer som Intralinks och Merrill Datasite erbjuder virtuella datarum som säkrar dokument och (i viss utsträckning) spårar användarengagemang och prestanda.
låt oss börja med en översyn av dokumentets säkerhetsåtgärder Intralinks tillhandahåller. Intralinks annonserar ” säker filsynkronisering och delning, samarbetande teamwork-utrymmen, storskaliga virtuella datarum och strukturerade arbetsflöden.”Genom Intralinks kan du ge tillgång till krypterat material utan att behöva IT-engagemang genom lösenordsskydd.
genom sin Insights-instrumentpanel erbjuder Intralinks insikter om dokumentets popularitet och användaraktivitet på makronivå. Med hjälp av Intralinks Insights Dashboard kan du bestämma:
- vilka användare har interagerat med vilket innehåll
- övergripande aktivitetsnivå för användare och grupper
- mest populära dokument på både användar-och gruppnivå
Merrill Datasite data room-lösningen har ett liknande tillvägagångssätt för VDR-säkerhet och analys. Det vill säga, Merrill Datasite tillhandahåller ”rollbaserade säkerhetsåtkomstkontroller med realtid och framtida iscensättning av behörigheter.”I huvudsak kokar denna funktionalitet ner till realtid, rollbaserad dokumenthantering.
på dokumentanalyssidan gör Merrill Datasite att du kan spåra makronivåengagemang efter dokument, användare, roll och Q&en aktivitet. Du kan sedan Exportera data och spåra dessa resultat över tiden.
vilka äldre virtuella datarum blir fel när du säkrar dokument
Dokumentsäkerhetsgropar
även med lösenordsskydd och dynamisk vattenmärkning överlåter du allt affärsmaterial i ditt virtuella datarum till varje tittare. När du delar dokument med traditionella datarum hoppas du effektivt på det bästa. Om du bara litar på lösenordsskydd är det lika enkelt att dela ditt virtuella datarum som att dela lösenordet.
av denna anledning är visningsverifiering ett måste för virtuella datarum 2021. Virtuella datarum som erbjuder tittarverifiering ger Dig möjlighet att kräva att tittarna inte bara anger sin e-post för att komma åt din VDR, utan också klickar på en länk i ett bekräftelsemail för att verifiera deras identitet. Detta kan dramatiskt minska spridningen av high-stakes material i virtuella datarum.
när det gäller att få en allmän, osofistikerad känsla för prospektintresse kan äldre virtuella datarum räcka. Intralinks och Merrill Datasite erbjuder endast allmänna blickar på dokumentanalys över roller och segment. Dessa dokumentanalyser börjar och slutar på VDR-nivå; de visar dig vilket dokument eller dokument som dominerade prospektets engagemangstid.
Document analytics fallgropar
vad dessa virtuella datarum inte ger dig är en förståelse för var utsikterna tillbringade sin tid i dina dokument. Äldre virtuella datarum erbjuder data som slutar berätta historien när utsikterna klickar på ett dokument. Du kan inte riktigt räkna ut vad som driver Prospekt intresse, strunt som tillgångar och material utför och som inte. du behöver veta vad som befaller deras uppmärksamhet inom det däck, förslag, kontrakt, eller annan tillgång.
dessa virtuella datarum misslyckas också med att identifiera viktiga affärsintressenter som du kanske inte ens vet om. Att spåra länkarna som har vidarebefordrats till någon som du inte har engagerat dig med ännu kan ge värdefulla insikter. Specifikt kan du förstå vad som finns i dina kontakters(och till och med andra företags intressenters) domäner. Med hjälp av dessa insikter kan du skräddarsy varje konversation du har till varje intressent.
där premier document security möter advanced document analytics
äldre virtuella datarum som Intralinks och Merrill Datasite slutar berätta historien om din dokumentanalys precis när historien blir bra. Så, hur kan du använda Docsends virtuella datarum för att samla in handlingsbara, insiktsfulla dokumentanalyser utan att offra dokumentskyddet?
Låt oss först granska de virtuella datarumssäkerhetserbjudanden som följer med Docsends avancerade Plan. Specifikt, den avancerade Planen gör att du kan bygga lätta deal rum för att hålla alla dokument som rör en affär. Med Docsends avancerade Plan kan du:
- kryptera dokument med avancerat lösenordsskydd. (Klicka här för att lära dig hur du skickar och spårar en säker PDF.)
- aktivera viewer whitelisting och viewer verification för att lägga till ett extra lager av säkerhet till dina länkar.
- vattenstämpel enkelt ett helt dokument eller alla dokument i ett mellanslag.
- aktivera eller inaktivera möjligheten att ladda ner filer.
- tilldela differentierade administratörsroller för att hantera internt samarbete och behörigheter på ett säkert sätt.
- gör det obligatoriskt för någon att underteckna en NDA innan du tittar på ett konfidentiellt dokument.
ditt virtuella datarum och DocSend
Hur kan du uppnå detta för dig och ditt företag? Det första är först, du vill komma igång med DocSend-dina första två veckor är helt gratis! Du vill då helt enkelt skapa ett mellanslag och lägga till mappar och innehåll.
när du har organiserat alla filer du tänker skicka kan du vattenstämpla dina dokument och skapa länkar med vitlista och visningsverifiering för att hålla dina delade dokument ännu säkrare än de som delas via äldre virtuella datarum.
spåra engagemang med ditt virtuella datarum
nu när dina dokument är delningsklara kan du dela dem och spåra engagemang på ett dokument-för-dokument (och till och med sida-för-sida!) nivå.
hur länge spenderade varje tittare på att titta på dokumenten i ditt docsend secure data room? Var i ditt utrymme (och inom varje visat dokument) fokuserade de sin tid? Till vem vidarebefordrade de utrymmet? DocSend kan du enkelt svara på dessa och många fler frågor. Allt du behöver göra är att konsultera flikarna ”Senaste aktivitet”, ”prestanda” och ”utnyttjande” i ett visst dokument.
vad kan du göra med dessa nyfunna insikter? Himlen är gränsen. Kanske bestämmer du dig för att prioritera din uppföljning med leads som engagerar dig i ditt innehåll men inte formellt svarar. Kanske bestämmer du dig för att förfina dina konfidentiella dokument och affärsmaterial baserat på de dokumentmätningar som är viktiga för dig och ditt team. (Sedan kan du ladda upp dina reviderade tillgångar och jämföra engagemang med Docsends versionskontrollfunktion.)
hur du än väljer att tillämpa dessa data på din dealmaking-strategi, ger Docsends dokumentinsikter dig en värdefull titt på engagemang under de mest utsatta punkterna i en affär.
optimera ditt virtuella datarum i skala
när du har byggt din första VDR i Docsends säkra datarumslösning kan du enkelt duplicera det så att du inte behöver skapa varje datarum manuellt. Detta gör att du kan anpassa, säkra och spåra engagemang i skala. (Faktum är att när du laddar upp en ny version av ett dokument i ett visst utrymme, kommer det automatiskt att tillämpa det på alla mellanslag!)
i slutet av dagen behöver du ett virtuellt datarum som inte bara är säkert utan också aktivt arbetar för att ge dig en alltmer förfinad förståelse för dina kunder eller kunder och vad de bryr sig om.