Efterlevnad av affärsprocesser

Detta är den första bloggen i vår serie som förklarar hur man utnyttjar Service och förändringshantering för efterlevnad genom att fånga all information som behövs för att bearbeta ändringsgodkännanden och upprätta granskningsbara poster. I den här artikeln förklarar vi varför efterlevnad av affärsprocesser är en viktig del av grunden för att bygga en framgångsrik organisation. Vår andra artikel förklarar hur regelefterlevnad i olika branscher ger viktig vägledning för organisationer när de strävar efter att uppnå sina affärsmål. I vår tredje och sista artikel (utstationering den 29 juni 2021) förklarar vi hur revision för efterlevnad används inte bara för att utvärdera om ditt företag följer externa regler utan också avgöra om det följer sina egna interna rutiner och policyer.

om du inte har ett Service-och Förändringshanteringssystem som kan hantera efterlevnadsarbetsflöden finns det en mängd faktorer som du bör tänka på innan du bestämmer dig för att köpa en. Hjälp Net Security talade med flera branschfolk för att få sin insikt i ämnet, och SunView Softwares Senior Vice President, Michael W. Hechler, vägde in med några värdefulla rekommendationer. Det finns många leverantörer som erbjuder lösningar som kan hantera affärsprocessens efterlevnad. Det är viktigt att komma ihåg att du bygger ett långsiktigt partnerskap, så du måste känna dig bekväm med produkten förutom att hitta ett företag som du kan lita på. ”När du väljer en ITSM-lösning, ”enligt Michael W. Hechler, Senior VP, SunView Software,” bör du alltid börja med dina nuvarande affärskrav.”För att läsa hela intervjun, besök Hur väljer jag en ITSM-lösning för mitt företag?

Vad är en affärsprocess?

precis som’ compliance ’ kan betyda många saker för olika människor, affärsprocesser behöver en tydlig definition och förståelse samt. I denna artikel är en affärsprocess en serie steg som utförs av en grupp intressenter för att uppnå ett specifikt mål. Varje steg i en affärsprocess betecknar en uppgift som tilldelas en deltagare. Varje uppgift är en grundläggande byggsten för flera relaterade ideer som affärsprocesshantering, processautomatisering och mer. Organisationer av alla storlekar drar nytta av tydligt definierade processer, men fördelarna med att ha bra affärsprocesser märks mest i skalbara organisationer. Processer utgör grunden för de flesta företag och hjälper till att effektivisera enskilda aktiviteter, vilket säkerställer att resurser utnyttjas med optimal effektivitet.

framgångsrika företag fokuserar sin verksamhet på att uppnå tydligt definierade och mätbara mål. För att nå dessa mål införs processer och rutiner för att säkerställa att kvalitetsprodukter och tjänster är tillgängliga i tid och uppfyller kundernas förväntningar. Väl utformade processplaner kan hjälpa ditt företag:

• utveckla kvalitetsprodukter och tjänster
• producera konsekventa och effektiva resultat
• minska tiden till marknaden
• uppfylla kundernas behov och förbättra tillfredsställelsen
• förbli i överensstämmelse med lagstadgade krav

varför motstår människor att följa nya processer?

har du någonsin känt dig helt säker på att du skapade ”den perfekta” affärsprocessen—bara för att bli besviken över resultaten? Du använde den senaste tekniken för att automatisera dina arbetsflöden och utvecklade volymer av dokumentation för att beskriva varje steg, i noggrann detalj. Vad hände när du försökte genomföra den processen? Fungerade det? Kanske en bättre fråga är, följde alla i din avdelning eller din organisation processen som du tänkte att den skulle följas? Om ditt svar på den senare frågan är ”nej”, misslyckades de relevanta intressenterna att uppfylla kraven i din affärsprocess—av någon av olika skäl.

bristande efterlevnad kan vara en besvikelse och frustrerande för chefer, särskilt om mycket tid och pengar kastades på ett projekt som är särskilt utformat för att genomföra nya förfaranden. Här är några av anledningarna till att du kan få pushback på din nya process:

• varelser av vana-människor är varelser av vana och gillar i allmänhet inte förändring. Om dina anställda har gjort sina jobb på ett visst sätt under lång tid, lindade de sig förmodligen i många lager av arbetsrelaterade vanor som är svåra att bryta.
• tvivlar på den nya processen—om dina anställda redan tror att de gör ett bra jobb kanske de undrar varför du vill att de ska förändras. Kommer ditt nya förfarande att sakta ner dem? Är målet med din process att eliminera jobb eller ersätta vissa arbetare?
• rädsla för mer ansvar—anställda kan känna att de inte har tid och/eller färdigheter som behövs för att ta på sig mer ansvar.
• inte förstå den nya processen—dina anställda kanske inte förstår vad deras roll kommer att vara i din nya process. Komplexa processer kan behöva implementeras med små, inkrementella förändringar för att få acceptans.
• ser inte påverkan på kunder—anställda som inte interagerar med kunder kanske inte förstår hur din nya process kommer att påverka ditt företags produkter, tjänster och kundnöjdhet.
• den nya processen är ineffektiv—det kan vara svårt för dig att acceptera, men anställda kan ”arbeta runt” din nya process eftersom den är trasig. Viktiga steg kan saknas, eller du kanske inte har rätt personer tilldelade rätt uppgifter.
• brist på ledningsstöd—anställda kan känna sig övergivna om ledningen inte fullt ut stöder din nya process, eller om ledningen inte vill vänta tillräckligt länge för att fördelarna ska realiseras.
• konflikter med andra uppgifter—anställda kan behöva avvika från din nya process för att slutföra särskilda önskemål, eller resurser kan dras bort från din process för att arbeta med andra uppgifter.

även om det finns många anledningar till varför anställda kan vara ovilliga att anta en ny process, att ha rätt Förändringsledningssystem på plats är det första steget i att vägleda din organisation för att ordentligt förbereda, utrusta och stödja sina anställda för att framgångsrikt anta förändring och driva positiva resultat.

Hur Kan Du Förbättra Processöverensstämmelse?

moderna organisationer kräver en Förändringshanteringslösning optimerad för att stödja den dramatiska ökningen och komplexiteten i förändringen. Genom avancerad automatisering och arbetsflöden har ChangeGear utformats för att effektivisera hela förändringshanterings-och efterlevnadsprocesserna som gör det möjligt för organisationer att uppfylla revisions-och efterlevnadskrav.

ett viktigt inslag i framgångsrik förändringshantering är att förstå att ingen förändring någonsin händer isolerat. På ett eller annat sätt påverkar förändring hela din organisation och alla människor inom den. Med ett bra Förändringsledningssystem kan du uppmuntra alla att anpassa sig till och omfamna ditt nya sätt att arbeta. Framgångsrik förändringshantering bygger på fem viktiga steg:

Steg 1-Förstå förändringen

för att framgångsrikt främja fördelarna med din förändring måste du förstå dessa fördelar själv. Fråga dig själv varför du tror att denna process behöver ändras. Vilka är dina mål? Hur kommer ditt företag att dra nytta av förändringen? Hur kommer din förändring att påverka medarbetarna positivt? Hur kommer det att påverka hur människor arbetar och uppfattar sina jobb? Vad kommer människor att behöva göra för att framgångsrikt slutföra förändringen? Det kan också vara viktigt att tänka på vad som kommer att hända om din förändring inte genomförs. För att förändring ska fungera måste det finnas tillräckligt missnöje med det gamla sättet att göra saker. Men människor måste också känna sig säkra på att det nya tillvägagångssättet blir bättre än det gamla och att det finns en tydlig väg för migration.

steg 2—Planera ändringen

effektiv förändring sker inte bara av en slump-den måste konstrueras för att passa din organisation. Hur förändringen hanteras varierar från en organisation till en annan. Vissa företag har mycket styva förändringsmetoder, medan andra är mer öppna och flexibla i sin strategi. Chefer måste förstå skälen bakom sin nuvarande miljö innan de försöker göra några betydande förändringar.

du måste överväga sponsring, engagemang, inköp och inverkan på förändringen. Studier har visat att en stor bidragande faktor för ett framgångsrikt förändringsprojekt är hur synlig sponsorn är bland de andra intressenterna. Du måste se till att sponsorn är effektiv och är aktivt engagerad under hela processen.

otillräcklig planering och försummelse av förändringens inverkan på personal kan leda till förlorad produktivitet, frikopplade anställda, hög omsättning och motstånd. Dessa negativa konsekvenser och risker kommer också med ekonomiska konsekvenser. Det kan ta längre tid för anställda att börja använda ditt nya system, längre att behärska stegen i processen, liksom längre för ditt företag att se en god avkastning på investeringen (ROI).

steg 3-Använd underhållsfönster, Blackout-perioder och byt fönster

ett underhållsfönster är en schemalagd tidsram under vilken tillgångar eller tjänster (konfigurationsobjekt (CI) för ITIL-kompatibla organisationer) får ändras. Eftersom ändringar kan innebära driftstopp kan dessa fönster användas för att minimera störningar i kritiska affärsprocesser. I allmänhet bör schemalagda ändringar ske i ett underhållsfönster.

en Blackout-Period är en schemalagd tidsram under vilken det kan minskas stöd som en semester, företagsevenemang, avtalsförpliktelse med en kund eller kritisk affärstid som räkenskapsårets slut. Schemalagda förändringar bör inte ske under överenskomna blackout-perioder. Blackout-perioder anger tider under vilka normal förändringsaktivitet inte ska schemaläggas, men de förhindrar inte att en förändring inträffar. Vanligtvis finns det undantag för nödsituationer, men de bör vara sällsynta och kräva godkännande på verkställande nivå före genomförandet.

ett Ändringsfönster indikerar vanligtvis att specifika tillgångar eller tjänster får avbrytas för förändringsrelaterad aktivitet. Vissa företag definierar till exempel specifika tidsblock (dvs. varje onsdag från 2:00 am – 4:00 AM ET) i överenskommelse med konsumenterna av tjänsten och relaterade kunder eller avdelningar. Ändra windows hjälper dig att schemalägga ändringar för att minimera påverkan på kritiska affärsprocesser.

steg 4-kommunicera förändringen

kommunicera tidigt och ofta under hela förändringsprocessen. Se till att anställda eller kunder helt förstår vad effekten kommer att bli, hur länge och vad deras roll kan vara efter genomförandet är klart. Kommunikation kan vara en make-or-break-komponent i förändringshantering. Den förändring som du vill genomföra måste vara tydlig och relevant, så att folk förstår vad du vill att de ska göra och varför de behöver göra det. Om anställda får veta vad förändringen är utan att höra varför det görs, kommer de att vara benägna att motstå och göra ingenting.

Steg 5-implementera förändringen

Chefer spelar en viktig roll i genomförandet av förändringsprocessen. För att vara effektiva måste chefer förstå förändringen och hur den påverkar deras team. Med rätt nivå av engagemang blir Chefer förlängningar av förändringsteamet, hjälper till med acceptans, förstår effekten och väcker potentiella problem för att förbättra sannolikheten för framgång. Dessutom bör chefer underlätta feedback mellan projektgruppen och anställda i hela organisationen. Att veta att enskilda anställda eller sammansvetsade grupper av anställda hanterar förändringar på olika sätt, chefer bör coacha dem genom förändringsprocessen och förstärka värdet av förändringarna efter att de har gjorts.

det finns många olika strategier du kan använda för att sätta din förändring i rörelse. Om du vill skapa en känsla av brådska att bygga fart och uppmuntra människor att komma bakom din ide, du måste vara uppmärksam på vissa saker på vägen:

• se till att alla som är involverade i förändringen förstår vad som behöver hända och vad det betyder för dem.
• kom överens om framgångskriterier för din förändring och se till att de regelbundet mäts och rapporteras.
• identifiera de viktigaste intressenterna som kommer att vara involverade i din förändring och definiera deras engagemangsnivå.
• identifiera eventuella utbildningsbehov som måste genomföras före, under och efter genomförandet av din förändring.
• utse ”förändringsagenter” som är redo, villiga och kan hjälpa till att sätta din nya process på plats och fungera som en förebild för andra att följa.
• hitta sätt att ändra människors vanor, så att den nya processen blir den nya normen.
• se till att alla stöds under hela förändringsprocessen.

nästa vecka förklarar vi hur regelefterlevnad mellan branscher ger viktig vägledning för organisationer när de strävar efter att uppnå sina affärsmål.