känner du dig frustrerad över komplicerade processer som känns besvärliga, manuella och långsamma? Vill du påskynda din avkastning på investeringar från digitala initiativ?
Affärsprocessmappning är ett viktigt första steg i ditt företags digitala omvandlingsmål.
jag har sett förändringsinitiativ som involverar digital transformation lyckas och misslyckas. Låt oss prata om varför processkartläggning är ett viktigt steg för att undvika misslyckande, hur det påverkar budgetar och hur man börjar bygga din första processkarta.
i USA har vi ett ordstäv, ” om det inte är trasigt, fixa det inte.”Sanningen är att du sannolikt har många processer i din organisation som inte bokstavligen bryts, men är helt ineffektiva och håller ditt företag tillbaka från högre intäkter, vinster, kundnöjdhet och anställdas lycka.
Vad är Business Process Mapping? Varför är det viktigt?
Business process mapping innebär att göra ditt team eller organisation arbetsflöden visuella för att effektivisera en övergripande process och dramatiskt minska cykeltider eller ta bort mindre effektivitet och redundanta steg.
de vanligaste affärsprocessmappningsexemplen är flödesscheman eller arbetsflödesdiagram, med allt inkluderat, från In-och utgångar till godkännandepunkter och villkorliga beslut, till dokument som introduceras eller ändras, till påminnelser om intressenter och mer.
(finns på conceptdraw.com)
detaljnivån du lägger in i en processkarta beror på hur mycket ineffektivitet och kostnader du vill ta ut.
en anledning till att det är viktigt att kartlägga dina processer innan du ens implementerar quick-win-förändringar som är uppenbara för dig är att själva processen med att skissa ditt arbetsflöde sammanför flera intressenter. När du tar med andra teammedlemmar i processmappningen är det mer troligt att du ser till att varje steg täcks, varje kostnad fångas och varje beslut beskrivs också. Alla är ombord.
en annan anledning till att processkartläggning är viktigt är att du gör det möjligt att identifiera alla kostnader för ditt nuvarande tillstånd, så att du kan identifiera kostnaderna för att komma till önskat tillstånd.
hur processkartläggning påverkar budgetar
det kan finnas hårda kostnader i samband med att utföra arbete som du gör det för närvarande — till exempel arbetskraftskostnader, utskriftskostnader eller fraktkostnader — och det finns alltid mjuka kostnader i samband — till exempel tid att utföra enskilda uppgifter, tid att skriva in data från avslutat arbete, tid att utvärdera data och fatta beslut och mer. Slutligen finns det alternativkostnader-till exempel förmågan (eller bristen på förmåga) att fatta beslut i realtid medan man väntar på att avslutat arbete ska rapporteras.
ERP-programvara (Enterprise resource planning) kan hjälpa till med att identifiera hårda kostnader i produktions-och tillverkningsmiljöer. Mjuka kostnader är dock svårare att identifiera på detta sätt, och ändå är de en viktig del av att påverka budgetdollar som ska tilldelas för digitala omvandlingsinitiativ där processer kommer att effektiviseras dramatiskt.
Tänk dig att dela med en avdelningsledare eller verkställande sponsor att du har identifierat varje steg i en process, och den nuvarande kostnaden för att utföra hela processen en gång kostar USD 17,000. Och låt oss säga att processen utförs 100 gånger varje år. Den processen kostar organisationen USD 1 700 000 årligen.
föreställ dig nu att kunna presentera ett alternativt tillvägagångssätt som kan kosta 80,000 USD att implementera men kommer att ta bort 4,000 USD från den processen varje gång den utförs. Det är en investering på 80 000 USD för att spara 400 000 USD, eller en 5x avkastning.
så här påverkar processmappning budgetar.
hur man bygger din första processkarta
- identifiera ett specifikt arbetsflöde som är manuellt, kanske pappersbaserat eller involverar många steg innan det är klart (till exempel omfattande arbete eller dokument som behöver granskas och/eller godkännas). Ge denna process ett enkelt namn.
- med ditt team, brainstorma varje steg i processen:
- vad initierar processen? Vem är involverad i processen? Vem fattar ett beslut? Vem granskar arbete för kvalitet? Vem matar in data från arbetet? Vem markerar arbetet som komplett? Vem arkiverar eller berör dokument relaterade till arbetet?
- inkluderar mervärde och icke-mervärdessteg som kräver tid och/eller ett beslut.
- placera varje steg i rätt ordning.
- markera” brytpunkter ” eller flaskhalsar i processen:
- steg där processen pausas på grund av att andra väntar på att processen ska rapporteras som fullständig eller ett dokument är slutfört.
- steg där processen är stoppad på grund av att en person behöver granska kvaliteten på det utförda arbetet.
- steg där duplikatarbete inträffar-data skrivs in igen, dokument skannas igen.
- beräkna kostnaden för varje steg i hårda kostnader eller mjuka/arbetskostnader.
- projicera de årliga kostnaderna baserat på processens frekvens under ett räkenskapsår.
processkartläggning är ett viktigt första steg i arbetet med digital transformation. Det kräver inte dyr programvara eller förbinder dig att se över en process, men det kan ge avgörande ekonomisk insikt. Du måste få lagengagemang, säkra budgetdollar, verkställande sponsring och uppfylla dina mål för att göra manuella processer till digitala för en mer strömlinjeformad och effektiv verksamhet.
