Fakturaverifieringsprocess och hur man förbättrar den
leverantörer använder fakturor för att samla in betalningar för produkter och tjänster de har tillhandahållit sina kunder enligt villkoren i ett kontrakt, inköpsorder eller orderformulär. Även om avtalsvillkoren anger något annat kan fakturor ha olika villkor eller ytterligare villkor jämfört med de styrande dokumenten. De Ytterligare villkoren innehåller ofta fel och utelämnanden som förväntas (e&OE) uttalanden i ett försök att ursäkta små övervakningar är misstag och minska deras juridiska ansvar för potentiellt ofullständig eller felaktig information.
fakturor för IT-produkter och tjänster har ofta en högre felfrekvens jämfört med icke-IT-produkter och tjänster. Detta gäller särskilt för mjukvarurelaterade fakturor för licensiering, uppgradering, underhåll och support. Flera studier tyder på att upp till 75% av programvarufakturorna är felaktiga där genomsnittet faller mellan 50 och 60%. Som sagt, inte alla fel är väsentliga för kostnad och risk. Det finns dock en korrelation mellan avtal med förhandlade villkor och fakturafel. Ju mer förhandlade villkor som finns på plats, desto större är sannolikheten att fakturan blir felaktig.
andra orsaker till högre felfrekvenser inkluderar:
- säljaren eller produkten har förvärvats av en annan leverantör som använder en annan affärsmodell och faktureringssystem (t.ex. SAP)
- globala skillnader som skatter och valuta
- leverantörens faktureringssystem är oflexibelt och eller föråldrat. Systemen kan inte tillgodose icke-standardiserade eller aktuella villkor oavsett om de har förhandlats fram eller är tillämpliga enligt leverantörens nuvarande affärsmodell
- fakturan är baserad på fel styrdokument som felaktigt beställningsformulär eller felaktigt schema
- fakturan saknas information som produkttitlar, kvantiteter, start-och slutdatum etc.
- förändringar i en leverantörs affärsmodell och/eller terminologi
Fakturaverifiering kontrollerar att du har fått vad du betalat för det innan du gör betalningen till säljaren. Flera faktorer påverkar nivån på vilken en faktura verifieras, inklusive prioritering och organisation som säkerställer att fakturorna är korrekt renderade, aptit för risk och tillgänglighet av verktyg och definierade processer.
Fakturaavstämning
många företag har automatiserat fakturabetalningsprocessen och de som vanligtvis inte har valt att delegera beslutet till redovisningspersonal. Problemet med det tillvägagångssättet är att personalen ofta inte känner till de branscher och styrande dokument som organisationen arbetar med. I båda fallen baseras beslutet att betala en faktura på en trevägsmatchningsprocess som jämför inköpsordern med varukvittot och fakturan. Oavsett om jämförelsen är manuell eller automatiserad kan den bara ta hänsyn till inköpsordernummer och belopp utan hänsyn till annan information som kan vara viktig. Ibland kan System jämföra dokument i en 2-vägs match eller en 4-vägs match. Vissa företag börjar med en avstämningsprocess men kommer att ändra den när ett företag växer eller som problem med fakturering uppstår. Det är viktigt att granska din avstämningsprocess ofta för att bedöma hur bra den fungerar.
stram dina villkor
vissa företag skapar betalningsvillkor som är specifika för kunden. Detta kan vara underbart för småföretag med få kunder. När ett företag växer blir det ett hinder. Att strama dina villkor på fakturadokumentet till en universell term kommer att minska felen. Globala företag kan behöva olika villkor baserat på det land de arbetar med, men dessa villkor måste gälla för alla kunder i det landet. Det underlättar automatiseringen och sparar tid under skapandet av en faktura. Många företag kommer att sätta en standardterm med ny kundkrets och sedan uppdatera sin etablerade kundkrets.
omvärdera dina processer
identifiera problemområden är en viktig faktor för att förbättra dina metoder. Det finns några saker att tänka på när man utvärderar:
- skickar du pappersfakturor?
- tilldelar du företagskoder till var och en av dina leverantörer?
- vilka toleransgränser finns på plats?
- Vad är din volym inköpsorder varje vecka/månad / kvartal?
- vad är din volym fakturor som skickas ut varje vecka/månad / kvartal?
- vad är din volym fakturor som tas emot varje vecka/månad/kvartal?
- hur ofta använder du leverantörsrabatter?
- vem bearbetar materialhantering?
ta en närmare titt på varje avdelning och deras engagemang i processerna på plats. Det kan finnas en plats där saker börjar flaskhals. Få input från dessa avdelningar på deras förslag för att göra saker mer strömlinjeformade. Överväg automatisering och elektronisk fakturering för att minimera fysiska pappersspår. Att använda Miro för teamsamarbete är avgörande för kommunikationsframgång. Enterprise resource planning (ERP) visar dina processer i realtid och hjälper till att utvärdera systemet.
Brand problem leverantörer
när du har säljaren, eller leverantörer, som har en vana att inte betala i tid, de kan utlösa förödelse på dina fakturaprocesser och kassaflöde. Dina villkor måste innehålla en förseningsavgift eller procentuell avgift på alla inkommande fakturor. Ändra platsen för dessa avgifter och placera dem nära fakturabeloppet. Dessa avgifter ska genereras automatiskt i programmen som en radpost. Kontrollera ditt fakturadatum. Är det synligt när man skannar informationen? Problematiska leverantörer skapar mer arbete för lagerhantering och ekonomi. Om säljaren vägrar att uppfylla betalningsavtalen är det dags att leta efter en ny leverantör.
detta sträcker sig också till hur en leverantör spårar sina egna fakturor. Vissa leverantörer har problematiska processer där det är oklart vad du betalar för. Eller du gör betalningar för en faktura som de gäller för andra fakturor. När en leverantör gör dessa typer av saker, det saktar ner processen på slutet. Det måste ändras för att göra dina processer smidigare och företagets ekonomiska bild tydligare. Transaktionskoder och ett dokumentnummer kan hjälpa till med att bestämma hur betalningar har tillämpats.
Benchmark jämförelser
att jämföra ditt företag med andra på samma marknad kan vara en fördel för företaget. De kommer att ge tankar om hur man behåller det som fungerar och lösningar på problem. Det kan vara en ögonöppnande upplevelse som lär mycket. Att veta hur du står bredvid dina konkurrenter är en fördel. Om du klarar dig bra kan det vara en motivator för att förbättra försäljning och relationer. Kostnaden kan vara hög men det här är en investering i företaget. Många företag kan säga att de har problemområden men kostnaden för dessa områden avslöjas i en jämförelse. Det är värt att betala för en tjänst som hjälper till att ändra processerna och spara företagets pengar.
granska rabattprogram
när det gäller leverantörsskulder är det värdefullt att utnyttja alla tillgängliga rabatter för ekonomisk redovisning. Problemet är när de är bakom på att betala dessa fakturor och förlora rabatter. En översyn av vad som sker för att hålla dessa fakturor från att betalas under Rabatt behörighet är ett måste.
en annan sak att tänka på är att omförhandla villkor med en leverantör så att du får rabatt eller bättre rabatt. Om en leverantör är ovillig är shopping för en ny leverantör som är villig att erbjuda rabatt ett sätt att förbättra processer och ekonomi.
erbjuder företaget rabatter för tidig eller snabb betalning? Det är något att tänka på för att förbättra kassaflödet och processerna för kundfordringar. Det är också ett attraktivt förhandlingsverktyg när man förvärvar ny kundkrets.
det är alltid bra att utvärdera din fakturaverifieringsprocess minst en gång om året för att se till att saker och ting blir så effektiva som möjligt.