av Nai Kanell
marknadschef
SpaceIQ
vi vet alla att kommunikation mellan team är avgörande för framgång. Lag som inte kan kommunicera väl fungerar inte som en enhet. Ansvar, förväntningar och information blir jumbled, vilket leder till ett antal misslyckanden. Omvänt utvecklar grupper med en stark förkärlek för kommunikation positiva synergier. Skillnaden-maker? Tillgång till hjälp team kommunikationsverktyg.
ofta är kommunikationsproblem inte för brist på ansträngning. De uppstår på grund av luckor i kommunikationslägen mellan teammedlemmar. John skickar ett e-postmeddelande som Suzie inte ser. Patty arbetar på en ny version av ett dokument medan Jerry arbetar på ett tidigare utkast. När människor inte är på samma sida kan de inte arbeta effektivt tillsammans. Tillgång till rätt teamkommunikationsverktyg kan överbrygga dessa luckor och hjälpa människor att samarbeta bättre.
här är en titt på fem viktiga typer av teamkommunikationsverktyg och några av de bästa alternativen bland dem för lag, både internt och decentraliserat.
meddelande – och chattappar
meddelandeplattformar ersätter snabbt e-post som de facto-form av kommunikation. En teamkommunikationsapp som Slack, Microsoft Teams, Facebook for Work eller till och med en office-gruppchatt ger mer funktionalitet än e-post.
e-postmeddelanden visas i din inkorg och det finns inte mycket du kan göra med dem annat än flagga dem eller sortera dem i mappar. Messenger – och chattappar erbjuder en värld av organisation och interaktivitet för lag. Slack organiserar konversationer i trådar för enkel navigering. Microsoft Teams gör fildelning enkelt över stora grupper. Facebook för arbete gör det enkelt att kommunicera via GIF och emojis.
meddelandeprogram går utöver e-post för att ge Team En nivå av interpersonell kommunikation som behövs på högfungerande arbetsplatser. Snabb, kortfattad, organiserad—exakt vilken kommunikation som ska vara.
fildelningsprogram
att flytta data och tillgångar mellan teammedlemmar är ett besvär. Molnbaserade fildelningsappar ger alla tillgång till samma information samtidigt, så ingen utelämnas eller lämnas kvar.
idag, Dropbox, Box.com, Google Drive och Microsoft OneDrive regel affärsmoln. De rymmer oändliga Gigabyte (även terabyte) data i ett centralt arkiv där alla medlemmar i teamet kan komma åt dem. När du uppdaterar en fil uppdateras den för alla.
Fildelningsappar gör organisation och samarbete enkelt. Appar som Dropbox och Google Drive tillåter samarbete i realtid direkt i molnet. Samma appar hjälper också till att distribuera stora filer i en nypa-de som är för stora för att skicka via e-post. Inget behov av att sätta filer på ett USB-minne; bara ladda upp till molnet via en fildelning app och skicka länken.
Videokonferensverktyg
decentraliserade team kan sällan träffas personligen. Mark är hemma, John är på kaffebutiken och Nicole är på kontoret. Medan de alla kan samarbeta genom en myriad av verktyg, ibland finns det ingen ersättning för ansikte mot ansikte kommunikation. Ange: videokonferensverktyg.
Zoom är det marknadsledande teamkommunikationsverktyget för videokonferenser, men det är långt ifrån det enda. GoToMeeting, Join.me, och Skype erbjuder alla sin egen iteration på videochatt. Med funktioner som person-till-person chattar, gruppchattar, skärmdelning, och även privata chattskärmar, grupper kan möta samma som de skulle personligen. Videochatt fyller tomrummet för visuell kommunikation som kommer från en alltmer mobil arbetskraft.
Dokumentredigeringsprogram
att arbeta tillsammans på en enda säkerhet är svårt utan molnbaserad dokumentredigeringsprogramvara. Grupper behöver en realtid, up-to-the-minuten version av vad dokument de förbättrar. Modern samarbetsprogramvara ger det till dem. Glöm att skriva ut flera versioner för gruppen att redigera eller försöka följa en oändlig e-postkedja med utkast. Dagens Team lägger sitt lager i Google Apps Suite, Microsoft 360 Online, Evernote, DocuSign och många andra.
skönheten i dokumentredigeringsprogramvara som kommunikationsverktyg är den kontextuella feedbacken. Att markera ett dokument är mycket lättare än att förklara det i ett e-postmeddelande eller till och med försöka prata någon genom det i telefon. Team kan också bjuda in externa medarbetare (som klienter) för att visa och göra anteckningar direkt i ett dokument. Med historiska iterationer fångade och arkiverade är det lätt att se vem som ändrar vad och till och med att gå tillbaka om det finns ett fel. Det är ett annat exempel på hur ovärderliga molnbaserade plattformar är för gruppkommunikation.
Projekthanteringsplattformar
Projekthanteringsplattformar är de obestridda mest värdefulla kommunikationsverktygen för affärsteam. Dessa applikationer är där kommunikation, samarbete, ansvarighet och ansvar samlas. De är hjärtat i alla högfungerande team-hemmabasen för allt arbete.
projekthanteringsprogramvara tar många former. Du kan välja företagslösningar som Basecamp eller ZoHo, gå fullfjädrad med Wrike eller Asana, eller prova minimalistisk med Trello eller Monday.com. Listan fortsätter nästan för alltid, med plattformar för alla lagstorlekar, budgetar eller komplexiteter. Oavsett programvara är känslan densamma: organisation leder till framgång. Projektledningsplattformar är den ultimata kommunikationen och ger Total synlighet för koncernens ansträngningar.
en komplett svit av kommunikationsmöjligheter
varje aspekt av kommunikation spelar en viktig roll i laget framgång. Det finns ingen silverkula. Denna uppgift kan kräva en enkel meddelande app; att man kan kräva videokonferenser. Det som är viktigt är att team använder samma uppsättning verktyg och förstår vilken roll var och en spelar för att samarbeta.
det borde aldrig vara osäkerhet i lagmiljön, och ingen borde behöva gissa om någonting som det gäller sina kamrater. Istället bör de kunna använda någon av kommunikationsresurserna i sin verktygslåda för att få svar och information. Varje interaktion är en möjlighet att växa teamdynamiken starkare och förbättra gruppens naturliga synergi.
Fortsätt Läsa: 10 Mobila Anställdas Appar Som Ökar Produktiviteten