flytta kontor? Här är din ultimata checklista

precis som en familj kan växa ut ett hem, kan företag växa ut ett kontor. Med forskning som tyder på att företag flyttar i genomsnitt vart sjunde år, oavsett om det är för företagstillväxt, företagsflyttning eller helt enkelt en förändring av scenen, kan rörliga Kontor ha en enorm inverkan på dina anställda.

i kölvattnet av en global pandemi vill många företag ändra sin fysiska arbetsmiljö för att uppfylla de nödvändiga reglerna för social distansering.

oavsett dina organisatoriska omständigheter, när ditt företag utvecklas och expanderar, kommer det så småningom att komma en tid då ditt nuvarande kontor inte räcker för att stödja all personal och teknik du behöver. När det händer kommer du att möta ett komplext men nödvändigt ont: förändring. Medan förändring kan vara en värdefull sak i näringslivet, är det också något som många anställda och företagsledare har problem med att hantera.

vi har sammanställt vår ultimate Office relocation guide för att hjälpa dig att driva ditt kontor flytta smidigt, mildra de negativa effekterna av förändring och positionera ditt drag som en positiv, spännande utveckling för ditt företag och din personal.

steg-för-steg Office flytta checklista

vår hjälp steg-för-steg checklista hjälper dig att planera och förbereda för din stora office flytta och undersöka hur:

steg 1. Tänk på dina office move-behov

innan du bestämmer dig för det stora draget är det viktigt att bedöma ditt företags behov. Det finns många anledningar till att flytta kontorsplats, men att identifiera orsakerna till att flytta tidigt i processen kan hjälpa dig att bilda en mer strategisk, noggrant övervägd kontorsflyttningsprocess.

Moving office location kan öka moralen hos din personal, förbättra produktiviteten och öppna ditt företag upp till en ny talangpool. Det finns flera skäl att flytta kontorsplats, men många företag flyttar av följande möjliga skäl:

• affärstillväxt

när ditt företag växer är det viktigt att planera för utvidgningar när det gäller din fysiska miljö. Omlokalisering kan hjälpa dig att anpassa din kontorsdesign på ett sätt som passar dina team på en praktisk nivå, men också passar din organisatoriska etos och värderingar. Oavsett om du vill introducera fler arbetsstationer, mer öppet samarbetsutrymme eller ge mer tillgänglighet till mötesrum, är det viktigt att välja ett nytt kontor som passar ditt teams behov på lång sikt för moderna företag som letar efter det perfekta kontoret för tillväxt.

• attrahera kunder

ditt kontor fungerar som ett skyltfönster för ditt varumärke, så det måste berätta för dina kunder vad du står för som organisation. Att ha en kontorsplats som du känner dig stolt över, och bekvämt att bjuda in dina kunder till är viktigt. Det utrymme du bor som ett företag kan lämna en varaktig inverkan på dem som arbetar med dig att välja ett kontor i ett avundsvärt läge kan bidra till att ge ditt företag mer gravitas, och i vissa fall kan även hjälpa dig att locka nya affärer.

• förbättra produktiviteten

välj en kontorsplats med dina anställdas produktivitet i åtanke. Personalens välbefinnande är nyckeln till produktivitet och moral, så var noga med att överväga balans mellan arbete och liv och hälsa och välbefinnande som en viktig drivkraft för att välja en ny kontorsplats. Finns det ett gym i närheten? Finns det gott om grönområden i närheten? Finns det platser i närheten där anställda kan köpa lunch eller snacks? Även mindre överväganden som naturligt ljus och öppen planlösning kan ha en enorm inverkan på moralen och produktiviteten hos din personal. Att flytta ett företagskontor och flytta till en modernare miljö kan förbättra anslutningen och kan motivera team och utveckla ditt medarbetarengagemang.

• attrahera talanger

förutom att potentiellt attrahera nya affärer kan din kontorsflytt potentiellt hjälpa dig att attrahera en bättre pool av talanger, för att hjälpa dig att forma framtida ledare för din organisation. Om ditt företagskontor är svårt att komma till, i ett oönskat område eller en särskilt lantlig plats, kan det vara svårare för stora kandidater att föreställa sig sin framtid som en del av din organisation. Som ditt företags ansikte bör din kontorsplats väljas som ett tillgängligt nav för nästa generation av din begåvade arbetskraft, vilket hjälper dig att locka rätt personer att spela en roll i din framtid.

steg 2. Planera ditt office move

en välorganiserad office move-plan är avgörande i alla omvandlingsstrategier – oavsett om du flyttar till ett nytt telefonsystem eller byter till ett annat kontor.

se till att du följer dessa tips om hur du skapar en omlokaliseringsplan för kontor:

• skapa ett schema för din kontorsflytt med tidsfrister när ny teknik och system måste upprättas.
• analysera din nya plats och se till att du förstår dess IT-funktioner, anläggningar och verktyg.
• Blueprint ditt kontor och tänk på de ändringar du kan behöva göra till arbetsstationer, IT-infrastruktur och fixturer.
• Tänk på hur din office move kommer att påverka alla befintliga projekt du har i rörelse.

steg 3: identifiera kostnader och planera din budget

flytta kontor kan vara kostsamt och kan också vara en stor omvälvning när det gäller dina kostnader upplupna av någon driftstopp. Det är viktigt att identifiera alla möjliga kostnader för ditt kontor omlokalisering innan du sätter en budget. På så sätt kan din kontorsförflyttningsprojektledare fastställa vilken nivå av budgeten som kan vara rimlig och genomförbar.

för att börja undersöka kostnader och dolda utgifter du kan stöta på har vi sammanställt en lista över typiska rörliga utgifter för övervägande.

• hyra (inklusive hyra recensioner och moms)
• insättningar och förfall avgifter
• kontrakt bryta avgifter
• administrativa/byrå avgifter
• säkerhet
• Flyttfirma/omlokalisering leverantörer
• lagringsavgifter
• försäkring
• serviceavgifter
• renoverings-/inredningsavgifter
• verktyg
• anslutnings-och kommunikationsleverantörsavgifter
• omdirigering av inlägg

ladda ner din checklista för kontors flyttkostnader som en praktisk startpunktsmall för att sortera din nyckel kontor rörliga kostnader.

steg 4: Skapa en checklista för projektuppgifter

när du bestämmer dig för att byta kontor behöver du en plan på plats så att du inte missar några väsentliga detaljer i din omlokaliseringsprocess.

om det inte hanteras effektivt kan en office-flytt orsaka ett antal problem och kan skada din bottenlinje avsevärt. Med fokus på att behålla den största produktiviteten och minska störningar för din personal och kunder, steg tillbaka tidigt för att strategisera och planera din stora affärsmanöver noggrant kan förhindra personalfrustrationer, missade fakturor och skadade kundrelationer.

efter att ha etablerat en budget och förväntade Office flyttkostnader, måste du sätta ihop en omfattande projekt checklista med tydliga mål och syften som lätt kan följas av din projektgrupp och personal. Inkludera mätbara mål för tidsskalor och minimera stilleståndstid och inkludera detta i din omfattande och genomförbara uppgiftschecklista.

kom ihåg att se till att du kan förbereda allt i förväg och göra flytten på dagen med minimal stilleståndstid och minimal störning för din personal är en viktig faktor när Projektledning din förestående kontor flytta.

gör och gör inte att inkludera i din checklista:

gör:

utse din office move manager

du måste utse en person som kan leda upp ditt office relocation-projekt. Medan du behöver buy-in från hela ditt team, och din chef kommer att behöva människor att delegera till, ditt kontor flytta kommer att behöva en go-to person som kan ansvara för budgetering, planering, och svara på eventuella förfrågningar om ditt kontor flytta.

Tillåt gott om tid för planeringsprocessen

planeringsprocessen för ditt kontor flyttar bör verkligen börja runt 3-6 månader före ditt kontor flytta deadline. Var noga med att lämna dig tillräckligt med tid till budget, forskning, delegera uppgifter och se till att all din logistik är möjlig i den tidsskalan.

fastställa dina prioriteringar (men inte bara inom ledningsgruppen)

se till att du vet vad du letar efter med ditt kontor flytta. Du kanske vill fokusera på att helt enkelt minska dina hyreskostnader, medan dina anställda kan behöva bättre parkering eller en säkrare miljö när de lämnar sent på kvällen. Att genomföra en undersökning med dina anställda kan hjälpa dig att känna fler anställda engagerade och involverade i projektet, så var noga med att ta hänsyn till deras behov när du sammanställer dina prioriteringar.

Beskriv dina budgetkriterier

när du har en allmän uppfattning om vad allt ska kosta bör det vara lättare att fastställa vad din totala budget ska vara. Kom ihåg att alltid överskatta din budget så att du har lite utrymme för manöver om saker lägger till lite mer än du förväntade dig.

skapa en realistisk tidslinje och håll dig till den

Ställ in en rimlig tidslinje som tydligt beskriver tidsfrister och utser medlemmar i ditt projektteam till specifika uppgifter. Försök att inte missa deadlines; ju mer du lyckas kryssa av checklistan tidigt, desto mindre stressande blir din flyttdag (och veckorna före den).

gör inte:

försök inte göra flytten själv

även om det kan vara frestande att spara kostnader på ett kontor flyttföretag eller hantera projektet enbart på egen hand, se till att du delar belastningen. Underskatta inte hur omfattande ett office move-projekt kan vara. Var noga med att delegera och anlita en pålitlig flyttfirma för att hjälpa dig att göra tunga lyft.

underskatta inte din budget

berätta inte för dig själv att du kanske kan klippa hörn på de finare detaljerna i ditt kontor. Det kan inte förnekas att det blir dyrt. Acceptera det och lämna dig lite utrymme så att om saker blir dyrare har du en buffert. Om de inte gör det, behandla ditt team till lite extra för att hjälpa alla att fira sin nya arbetsmiljö.

lämna inte allt till sista minuten

att fördröja med avseende på din omlokaliseringsprocess är inte bra. Som ordspråket säger är flyttning den mest stressande livshändelsen vi måste övervinna. Att flytta kontor kommer verkligen inte utan betydande stress heller, men om du håller dig till dina tidsplaner och inte klämmer in i din logistik i slutet, kan din flyttdag bara springa smidigare än du förväntar dig.

uteslut inte din personal eller dina kunder

att dela dina planer och låta din personal veta hur de kan bidra kan ha en enorm inverkan på din personalmoral. Att få dina anställda ombord med office move är en integrerad del av ditt anställdas engagemang är mycket viktigt när det gäller att få massinköp från din personal. På samma sätt kan kommunikation tidigt med dina kunder och låta dem veta om ditt kontor flytta bidra till att stärka dina kundrelationer på lång sikt.

glöm inte de finare detaljerna

att se till att du brainstorma med ditt projektteam kan vara nyckeln till att se till att du har tänkt på alla finare detaljer. Gör till exempel en lista över de allmänna förnödenheter du kan behöva skaffa, till exempel följande:

• förvaringslådor i olika storlekar
• förpackningspapper och bubbelplast
• ett förpackningsbord / dedikerat förpackningsbord
• permanenta markörer och etiketter
• luftfylld stoppning

din ultimata kontors flyttlista

steg ett: lägg grunden

• utse din office move projektledare och projektgrupp
• granska ditt nuvarande hyresavtal och fastställa eventuella kostnader för tidig paus
• ange dina kriterier och genomföra nödvändiga personalundersökningar
• forskningskostnader och ställ in din budget
• upprätta din office move deadline
• Research Office removal companies och Office moving insurance costs
• börja söka online för kontorslokaler som passar dina affärsbehov
• dokumentera din plan och tidslinje
• kortlista, diskutera och välj din nya office och komplett nödvändigt pappersarbete

steg två: kommunicera

• se till att dina nuvarande kundlistor är uppdaterade
• kör en detaljerad granskning av allt online och offline och Listinnehåll som kräver och uppdaterar till adressen
• meddela postkontoret för din nya adress
• samarbeta med dina juridiska team för att uppdatera nödvändiga kontrakt med den nya adressen
• uppdatera dina sociala medier och onlinekonton (inklusive Google Business etc.) med den nya adressen
• granska listor över partners och intressenter för att informera om adressändring (uppdatera listor vid behov)
• kör en granskning av brevpapper och varumärkesmaterial för att uppdatera adresser vid behov
• granska och uppdatera alla leveransabonnemang
• kommunicera dina planer till din personal (låt dem veta hur/om de kan engagera sig)
• meddela nuvarande hyresvärd/byggnadschef
• ange ett datum i dagboken för personal att uppdatera adressen i e-postsignaturer
• boka ditt valda kontorsflytt företag
• börja samordna din office move-Logistik med ditt IT-team för att diskutera IT-system och utrustningsbehov
• skicka adressändringar till kunder, kunder, partners, branschorgan och mediepublikationer som du är medlem eller prenumerant på
• informera dina Internetleverantörer om ditt office move och diskutera internetanslutningsbehov
• informera din telekomleverantör om ditt office move och ordna nödvändiga uppdateringar av ditt telefonnummer, telefonsystem eller kabelbehov

steg tre: förbered din logistik

• gör en granskning av dina nuvarande kontorsmöbler och identifiera eventuella nya möbler du kan behöva
• Kartlägg din nya kontorsdesign med en detaljerad planlösning och dimensioner
• planera ditt nya utrymme enligt kontorslokaler och skrivbordsblock
• identifiera mötesrum och gemensamma utrymmen i den nya kontorslayouten
• ordna eventuella externa utrymmen och tillfällig lagring där det behövs
• planera för alla brevpapper och utrustning för det nya kontoret
• upprätta eventuella säkerhetsbehov för det nya kontoret
• ordna/utse städtjänster (både för utcheckning av det gamla kontoret och regelbunden städning för det nya utrymmet)
• checka ut och boka lastutrymmen eller dedikerad parkering för flyttdag
• slutföra alla nya kontrakt pappersarbete
• diskutera och vidta åtgärder för alla nya IT-utrustning för det nya kontorslokaler och mötesrum
• checka in med internet/telekom och andra nödvändiga leverantörer för att säkerställa stor dag går smidigt och utan överdriven driftstopp

steg 5: Förbered din kontorsutrustning när du flyttar kontor

vad planerar du att göra med din fysiska hårdvara när du flyttar till ett nytt kontor? Om du planerar att flytta till molnkommunikation, eller om du redan har ett värdsystem, behöver du bara transportera dina skrivbordstelefoner och andra slutpunkter till din nya plats. Om du har ett komplett affärskommunikationssystem på plats kan du behöva tänka på om det är dags att uppgradera eller om det är värt att ta det med dig.

kom ihåg att tänka på dessa saker när du förbereder din kontorsutrustning innan du flyttar kontor:

• gör en checklista över alla IT-och telekommunikationstillgångar du vill ta med till ditt nya kontor.
• Bestäm om alla dina tillgångar kommer att fungera bra med IT-infrastrukturen på din nya plats.
• Bestäm om det är dags att uppgradera olika delar av din kommunikationsstrategi genom att byta till molnet.
• överväga eventuella kommande IT/Telekom förvärv eller uppgraderingar och avgöra om de kan åstadkommas samtidigt som flytten.

steg 6: adressera ditt telekommunikationssystem

som nämnts ovan är hårdvaran i ditt telekommunikationssystem bara en komponent som ska adresseras under din office-flytt. Du måste också tänka på olika andra delar av din affärskommunikationsstrategi.

Tänk på detta telekommunikationssystem kontor flytta checklista:

• utvärdera vad du behöver göra om röstdata i ditt nya system. Kommer du att omfamna ny teknik och molnlösningar?
• Bestäm hur många telefonlinjer du behöver och meddela din telekomleverantör om du vill stanna hos dem.
• Bestäm vad du ska göra med dina befintliga telefonnummer. Om dina kunder redan känner till dem kan det vara värt att hålla dem desamma.
• utforska eventuella uppgraderingar som kan vara tillgängliga som en del av ditt drag. Gör ytterligare bandbredd nya kommunikationsalternativ tillgängliga?
• gör säkerhetskopior av alla röst-eller kommunikationsdata som du tar med dig. Molnlagring säkerställer att du snabbt kan komma igång igen på andra sidan.

steg 7: hantera din säkerhet när du flyttar kontor

Slutligen, kom ihåg att inte förbise de administrativa detaljerna under din kontorsflytt. Nu är det perfekta tillfället att överväga din nätverkssäkerhet och se till att allt är säkert.

saker att komma ihåg när du hanterar din nätverkssäkerhet innan en office-flytt:

• skapa en inventering av alla dina tillgångar och resurser och utveckla en plan för att skydda din information i transit.
• skapa en lista över anställda och de nätverksrättigheter de borde ha.
• detaljera och uppdatera dina säkerhetspolicyer om det behövs innan kontoret flyttas.
• utvärdera avtal med säkerhetsleverantörer och titta på de säkerhetslösningar som finns tillgängliga från din telekommunikationsleverantör.

att flytta kontor kan vara en komplicerad upplevelse i bästa tider. Tack och lov, med Ringcentrals flexibla molnbaserade kommunikationssystem, kan du minimera stressen i din flytt och minska störningarna i din verksamhet.