anställda behöver feedback för att veta hur de mår och om de uppfyller sina chefers förväntningar. Alla älskar en kritik när du erbjuder beröm och tillfredsställelse; det är mer utmanande när du behöver diskutera förbättrad prestanda.
användbarheten av prestationsbedömningar
organisationer håller en prestationsbedömning för att ge feedback, uppmuntra medarbetarutveckling och bedöma anställdas framsteg och bidrag. Huruvida en anställd uppfyller och överträffar jobbförväntningarna är en kritisk del av feedback om prestationsgranskning.
en formell prestationsgranskning utmanar chefens kommunikationsförmåga eftersom den anställde förstår att prestationsgranskningen kommer att påverka hans ersättning. Detta kan orsaka konflikt, ångest och skadade känslor. Oavsett hur din organisation utövar prestationsåterkoppling, när du behöver hålla en svår konversation, kommer dessa fraser och tillvägagångssätt att hjälpa till. Här är några taktik för att ge feedback.
din prestanda är enastående
denna kommunikation är enkel, men du kan förbättra dess inverkan och effekt. Nämn varför och ge exempel på orsakerna till att medarbetarens prestation bedöms som enastående. Medarbetaren kommer att lära av dina exempel, och du kan uppmuntra henne att göra mer av de åtgärder som identifierats som anmärkningsvärda.
din prestation kan förbättras
kommunicera att medarbetaren presterar och uppfyller förväntningarna på jobbets krav, men han har möjlighet att förbättra prestanda och sträva efter att bli en enastående bidragsgivare. Beskriv de områden som behöver uppmärksamhet.
ange att medan hans prestation kvalificerar honom för en höjning eftersom han framgångsrikt utför de väsentliga jobbkraven, vill du se förbättringar inom specifika områden.
påpeka att om arbetstagaren ska tjäna största möjliga löneökning varje år måste han förbättra nuvarande prestanda för att uppnå det målet. Diskutera de områden där han har störst möjlighet till förbättring.
din prestation uppfyller inte förväntningarna
Observera att medan vi har diskuterat hans prestation under veckomöten förbättras det inte och det är dags att prata om en handlingsplan. Alla anställda förväntas åtminstone uppfylla sina jobbförväntningar.
ange de kritiska prestationsområden som behöver förbättras innan du kan bestämma att hans prestanda uppfyller minsta jobbförväntningar.
påpeka att arbetstagaren inte utför de minsta jobbförväntningarna som du diskuterade för året. Du kan lägga till, ” kanske kommunicerar jag inte denna information tydligt så att du förstår konsekvenserna av din fortsatta dåliga prestanda. Jag har beslutat att vårt nästa steg är en prestationsförbättringsplan där vi sätter upp mål, gör avtal, fastställer tidsfrister och förfallodatum och ofta träffas för att bedöma dina framsteg.”
hjälpa anställda att förstå
fortsätt inte att upprepa samma information när en anställd inte verkar förstå vad du försöker kommunicera. Hitta andra sätt att säga samma sak och hoppas att en av dem kommer att kommunicera dina bekymmer. (Tänk på att ibland en brist på tydlighet signalerar oenighet.)
berätta för medarbetaren att du är öppen för alla frågor som kan hjälpa till att klargöra de punkter han inte förstår. Slutligen, be honom att sammanfatta sin förståelse för dina viktiga problemområden. (Du kan sedan bestämma vad som inte förstås och hur långt ifrån varandra du kommunicerar.)
när arbetstagaren inte håller med
när du har försökt kommunicera problemen, noterar du med en anställds prestation, och arbetstagaren inte håller med, är frågan ett rekommenderat tillvägagångssätt.
- kan du ge exempel som visar mig vad som är fel med min bedömning av din prestation?
- vad tror du att jag missförstår den prestation som jag regelbundet observerade detta kvartal?
den feedback som jag har fått från dina medarbetare, teammedlemmar och andra chefer överensstämmer med mina observationer. Följaktligen vet jag att du inte håller med min bedömning, men jag har inte hört någonting idag som får mig att vilja ändra det. För tillfället kommer min bedömning att stå. Jag kommer gärna att diskutera din prestation ytterligare om en månad vid vårt veckomöte efter att jag har sett bevis på förbättring inom dessa områden.
sammanfattning av Prestationsgranskningen
berätta för medarbetaren: ”John, kommer du att sammanfatta vår diskussion här idag så att jag vet att du och jag är på samma sida?”Uttryck förtroende för medarbetarens förmåga att lära sig, växa, förändra eller förbättra: ”jag är övertygad om att du kommer att kunna göra de förändringar som vi har diskuterat idag. Jag tror att du kommer att kunna göra dessa förbättringar eftersom du har den talang och färdigheter som behövs för prestanda över genomsnittet. Jag är tillgänglig för att hjälpa dig när du stöter på hinder för din framgång eller om du känner att du kommer att sakna ett förfallodatum eller deadline. Låt mig bara veta när detta inträffar så snart du är medveten om det.”
skapa en uppföljningsplan
ange: ”Låt oss göra en plan tillsammans för att driva dessa förbättringar. Jag vill ha feedbackpunkter tillräckligt ofta så att vi vet när ett problem uppstår. Ta dig tid mellan nu och torsdag för att komma med en plan för att göra dessa förändringar. På torsdag kan du och jag komma överens om målen och tidslinjerna för Planen. Jag kommer också att tänka på det och komma förberedd med mina tankar.”
nå en överenskommelse om en handlingsplan
fråga medarbetaren: ”håller du med om att detta är en uppnåelig plan? Vi har sammanställt denna plan, och jag är övertygad om att ni kommer att kunna uppnå de nödvändiga förbättringarna inom de tidslinjer vi utvecklat. Håller du med? Vilka bekymmer har du som vi kan prata om idag?”
tillkännage ett impopulärt Lönebeslut
berätta för arbetstagaren: ”baserat på din prestation i år har jag bestämt att du inte är berättigad till löneökning. Eftersom du inte har uppnått dina jobbförväntningar kommer du inte att få en höjning i denna cykel. Jag kommer gärna att diskutera detta ytterligare om 4-6 månader efter att jag har sett en fortsatt förbättring av din prestation.”
ange beloppet för löneökningen och det lönebelopp som ökningen kommer att medföra i arbetstagarens lönecheck med en ny löneökning. Procentsatser är inte alltid motiverande. Medan arbetstagaren sannolikt kommer att göra matten är ditt mål att göra honom medveten om löneförändringen. Exempel: ”din löneökning är $500, vilket ger din totala lön till $55,000.”
när du kommunicerar tydligt och undviker en defensiv reaktion kan du uttrycka dina förväntningar på ett sätt som medarbetaren hör. Tala så att medarbetaren lyssnar, förstår och förbättrar. Trots allt, är inte det målet?