genomför ditt team regelbundna HR-revisioner? Ineffektiva HR-processer, system och policyer kan skada ditt företag. Om dessa faktorer inte kontinuerligt övervakas kan ett företag befinna sig på fel sida av anställningslagar. Tycka om, inför hårda straff för att inte ha en anställd säkerhetsprogram. Att genomföra en HR-revision hjälper dig att ställa in dina anställda och ditt företag för långsiktig framgång och efterlevnad.
kanske har det varit så länge sedan du har deltagit i en HR-revision att du har glömt hur fördelaktigt detta kan vara för din organisation. Speciellt när vi runt hörnet i en post-pandemisk Värld, många saker kan förändras snabbt i ett företag med sina människor. Detta kräver att man tar ett snabbt steg tillbaka och utvärderar vart organisationen är på väg när det gäller human capital management.
Vad är en HR-revision?
en HR-revision granskar personalprocesserna och policyerna för att identifiera områden som kan behöva förbättras och vilka områden som fungerar bra. Organisationer kan använda en HR-revision för att säkerställa efterlevnad och anpassa HR-program med affärsmål. De ser till att dessa processer verkligen bidrar till organisationsprestanda.
en personalrevision är relaterad till en intern processrevision. Enkelt uttryckt är det som att ge din personalavdelning ett rapportkort om hur effektivt det är. Att genomföra en revision av din HR-avdelning fångar också områden med bristande efterlevnad för att minska risken för verksamheten.
i huvudsak är en HR-revision en möjlighet att strama upp processer så att aspekter som rekrytering, retention, onboarding, utbildning, lön och ersättning, lön och prestationshantering alla får den uppmärksamhet de behöver.
det kan verka som mycket arbete. Trots allt, har du inte redan mycket på din tallrik som försöker rekrytera och behålla anställda och sedan se till att de presterar? Att ständigt förbättra dina HR-processer hjälper dig dock att se till att de inte bara följer lagar och förordningar utan också att de hjälper din personal och din organisation att bli mer framgångsrika.
relaterad (gratis) resurs framåt! Fortsätt läsa nedan ↓
51 HR Metrics cheat sheet
datadriven HR börjar med att implementera relevanta HR-mätvärden. Ladda ner gratis fusklapp med 51 HR Metrics
baserat på en bild från Dutch Modern Academy.
varför genomföra en HR-revision?
målen för en HR-revision är mångfaldiga. Även om det inte är obligatoriskt, har varje HR-område som granskas nytta av att ha gjort denna ansträngning. Enligt Mark S. Floyd, partner med Cleveland advokatbyrå Walter och Haverfield, ” revisioner undersöka effektiviteten i HR-avdelningens nuvarande politik, förfaranden, och system som de hänför sig till de senaste förändringarna och utvecklingen inom Arbets-och arbetsrätt.”Dessutom tillägger han,” senior ledarskap är starkt beroende av avdelningen för att säkerställa att företagets övergripande affärsstrategi överensstämmer med de många komplexa lagar och regler som styr arbetsmiljön.”
inte övertygad än? Här är några anledningar till att HR-revisioner bör prioriteras i din organisation:
- förbättrar processer och policyer som påverkar anställda. En HR-revision är en chans att förbättra områden i dina processer och policyer som har störst inverkan på anställda. Detta ger arbetstagare, hjälper till att behålla dem, och i slutändan gör för ett starkare företag.
- säkerställer företagens efterlevnad. Ta aldrig för givet att din politik överensstämmer med alla lagar. Det finns nya anställningslagar och förändringar i lagarna som sker hela tiden. För att få och förbli kompatibel och undvika oönskade stämningar, du måste vara före spelet med HR efterlevnad revisioner som identifierar eventuella riskområden.
- gör HR-data meningsfulla och strategiska. Sätt alla HR-data till god användning genom att ansluta den till verkligheten i dina HR-policyer och rutiner.
- hjälper förhindrar negativa effekter i anställningspraxis. Du kan mildra problem med olika effekter på kandidater i rekrytering, och på kandidater i lön och ersättning, successionsplanering, och i allmänhet, under hela anställdas livscykel, genom att göra revisioner.
- skapar rättvis och rättvis ersättning. Under dina ekonomiska revisioner och kompensationsanalys kan det också vara en bra praxis att granska hur rättvisa och konkurrenskraftiga dina löne-och kompensationspaket är. Detta kan stödja rekryterings-och behållningsinsatser och också undvika klagomål.
- identifierar ineffektivitet i system och praxis. Åtminstone kan HR-revisioner hjälpa till att upptäcka alla metoder eller system som inte är effektiva. Överflödiga uppgifter eller processer som är för långa kan orsaka misstag.
när ska du göra en HR-revision?
vänta inte på att problem kommer upp innan du utför en HR-revision. Att ta ett proaktivt tillvägagångssätt är alltid bättre än ett reaktivt. Lauren Brown, aPHR, en bidragsgivare till Bernard Health blog, delar, ”den bästa tiden på året att genomföra en revision beror på organisationens behov och schema. En långsammare tid på året kan vara mer produktiv än organisationens hektiska säsong. På samma sätt kan slutet eller början av året hjälpa en organisation benchmark förbättringar år Över år.”
Certifikatprogramlär dig att förvandla HR-data till visuellt intuitiva instrumentpaneler
som påverkar viktiga beslutsfattande i din organisation.
välj den tid på året som är mest lämplig för din organisation och arbetsbelastning.
typer av HR-revision
det finns flera typer av HR-revision du kan genomföra, var och en fokuserar på ett specifikt område i organisationens humankapital. Du kan välja att köra revisionen genom att skapa en utskott för interna HR-proffs (kontrollera ett område som de vanligtvis inte hanterar), eller du kan välja att använda en HR-revisionstjänst från tredje part.
här är de olika typerna av HR-revision du vill genomföra:
| register revision | |
| i-9 revision | revision syftar till att säkerställa fortlöpande efterlevnad av arbetsgivarens sanktionsbestämmelser i Immigration and Nationality Act (INA). |
| Medarbetarfiler | är dina medarbetarfiler på en låst och säker plats och digitala personalfiler krypterade och säkra? |
| löneposter | har du detaljerade löneposter och vem har tillgång till dem? |
| Registerlagring | hur länge lagrar du anställdas register och följer du reglerna för registerlagring? |
| HR funktioner revision | |
| rekrytering och anställning | håller du register över rekryteringsinsatser, från annonser till intervjuer och anställningsförfaranden? Uppfyller du krav på positiv särbehandling? |
| Onboarding practices | hur nya anställda är ombord frågor. Vilken typ av struktur har ditt onboardingprogram? Får du feedback från dina nyanställda? |
| ersättning och lön | se till att din ersättning och lön är konkurrenskraftig och se till att olika grupper av anställda får samma lön för motsvarande jobb. Bestäm också om du klassificerar anställda korrekt som tjänstemän/timme, heltidsanställda, deltidsarbetare eller oberoende entreprenörer. |
| prestanda och träning | hur genomför du prestationsutvärderingar och vilken typ av träningsstöd erbjuds? |
| revision av regelefterlevnad | |
| EEOC | följer du EEOC-riktlinjer? Finns det några potentiella överträdelser? |
| Fair Labor Standards Act (FLSA) | följer du FLSA, minimilönslagar? |
| Family and Medical Leave Act (FMLA) | Vad är din process för att granska, godkänna och övervaka FMLA-begärda löv? |
| amerikaner med funktionshinder Act (ADA) | erbjuder du möjligheter till arbetstagare med funktionshinder i enlighet med ADA? |
| fördelar | erbjuder du tillgång till prisvärda vårdförmånspaket om det behövs? Hur hanterar du COBRA? |
| Policyrevision | |
| progressiv disciplin | är din disciplinära process tydlig, konsekvent och skriftlig? |
| Uppsägningspolicy | är din uppsägningspolicy i linje med statliga anställningslagar? |
| PTO policy | erbjuder du betald ledighet till alla dina berättigade arbetstagare? |
| säkerhetsrevision | |
| OSHA faror | upprätthåller du en OSHA-logg? Vidtar Du åtgärder för att upprätthålla en säker arbetsplats, inklusive utbildning? |
| MSDS | är din arbetsplats utrustad med en MSDS-bok och vet anställda var de hittar den? |
| PPE | tillhandahåller du tillräcklig personlig skyddsutrustning, inklusive uniformer efter behov? |
7 steg för en effektiv HR-revisionsprocess
undrar du hur du utför en HR-revision? Här är en praktisk checklista för HR-revision för att komma igång:
hur T-formad är du?
de mest framgångsrika HR-proffsen i dagens digitala affärsmiljö har en T-formad kompetensprofil. Ta den kostnadsfria bedömningen nu!
starta bedömning
Steg 1: Bestäm vad du vill granska.
som vi har nämnt ovan finns det många olika typer av HR-revisioner som du kan fokusera på. För detta ändamål vill du dock tydligt ange revisionsmålen för din organisation. Försök inte göra allt på en gång. Ställ in en tidslinje för slutförande.
steg 2: få inköp från ledningen.
det enda sättet att göra en varaktig förändring som kommer att påverka din organisation positivt är att se till att du får ditt ledningsgrupp ombord. Du behöver deras stöd, särskilt om du begär att anställa en tredje part för att genomföra revisionen.
steg 3: Bestäm vem som ska genomföra revisionen.
kommer du att försöka göra revisionen själv, eller kommer du att anställa utanför organisationen? Bestäm vem som är ansvarig för vilka uppgifter om det är en gemensam insats. Ställ förväntningar på din utvärdering från början.
steg 4: samla in data.
ursprungligen måste du samla in alla relevanta data som har att göra med det du granskar. Du kan till exempel använda data från din ATS om du granskar dina rekryteringsprocesser. Se till att du har behörighet att använda uppgifterna.
Steg 5: Granska dina resultat.
ta dig tid att organisera och analysera den information du har upptäckt. Försök att identifiera eventuella problem och möjligheter till förbättring. Du kan till exempel förhindra framtida skador genom att öka hur ofta företaget beställer PPE för arbetstagare.
steg 6: planera och implementera dina förbättringar.
prioritera först de mest problematiska områdena, till exempel de som kan få din organisation till de mest juridiska problemen. Arbeta sedan ner din prioriteringslista för att förbättra processer och policyer som är svaga och behöver förbättras.
Steg 7: var transparent om ändringarna.
anställda kommer att vara intresserade av att veta om de förändringar och förbättringar som du gör i HR-processer. Hitta sätt att kommunicera dessa ändringar till dem och be chefer att uppdatera anställda.