Innehållsförteckning
enkel och effektiv formatering är ett kraftfullt verktyg i din författares verktygslåda. Det kan hjälpa till att omvandla en lång, överflödig och tråkig (gasp!) affärsdokument till en kortfattad och visuellt tilltalande presentation. Lär dig hur du gör det korrekt och se dina skrivfärdigheter förbättras dramatiskt.
varför behovet av att formatera
din uppgift är att utbilda och informera dina läsare eller publik. Och du måste göra det på ett sätt som ger en optimal läsupplevelse. Använd därför formatering för att göra texten läsbar, informativ och intressant (men aldrig distraherande) så att läsaren snabbt och enkelt kan smälta informationen.
Formateringstekniker
det finns några grundläggande formateringstekniker som du kan använda universellt i affärsskrivning. De inkluderar:
- punkter och nummerlistor
- Infographics
- underrubriker
- teckensnitt
Låt oss gräva lite djupare i hur man använder var och en av dessa effektivt.
kulor och siffror
låt oss vara ärliga: människor läser inte som de brukade. De cringe vid synen av långa stycken och börjar riva upp bara tänker på att behöva läsa igenom en 16-sidig manual. Så, som författare till texten, Var snäll mot din läsare genom att mildra slaget genom att använda kulor och numrerade listor.
Pare ner ditt skrivande till bara det väsentliga genom att använda punkter eller numrerade listor. Det här är vad din läsare vill ha-tydlig riktning som går rakt på sak. Här är ett exempel på hur ett långt stycke uppgraderades till första klass med bara en mening och några punkter:
det är enkelt att gå med i ett Zoom-möte. Så här gör du:
- öppna Zoom på din telefon eller bärbara dator.
- klicka på ”Gå med i ett möte.”
- ange mötes-ID och lösenord du angav.
- välj att ansluta ljud/video och klicka på ”Gå med.”
om du föredrar utseendet på en numrerad lista, byt bara ut kulorna. Oavsett vad du väljer är nyckeln att hålla listan enkel och fokuserad.
använd infografik
infografik inkluderar bilder, diagram och text som visuellt kommunicerar information. De fångar din uppmärksamhet, lär ut huvudpunkter och är lätta att komma ihåg. De kan visa tidslinjer, öka varumärkesmedvetenheten, främja evenemang, markera resultat i rapporter och så mycket mer. Du kan få mallar gratis, köpa anpassade mönster eller skapa dina egna.
underrubriker
underrubriker bryter effektivt upp långa stycken. De kan introducera ett nytt ämne eller svara på en fråga. En underrubrik i slutet av artikeln kan lyfta fram slutsatsen.
underrubriker kräver egen formatering. Du kan välja att få dem att sticka ut genom att använda ett större teckensnitt eller ett annat teckensnitt. Eller helt enkelt göra det djärvt.
naturligtvis, när ditt skrivande kommer att presenteras online, Kom ihåg att använda rubriker korrekt (H1, H2, H3, etc.) för att förbättra SEO. De gör det också möjligt för dina läsare att snabbt bläddra igenom texten för att hitta det de letar efter.
använd underrubriker för att fånga läsarens uppmärksamhet. Börja med ett verb eller en fråga, håll det kort och kraftfullt, eller Använd som en färdplan för att beskriva innehållet. Här är några exempel:
- hur man använder QuickBooks som ett proffs
- anställa en konsult
- varför du inte har råd att missa detta seminarium
- Linda upp det hela
- slutliga tankar
Välj rätt teckensnitt
välja rätt teckensnitt för ett affärsdokument bör baseras på enkel läsbarhet. Om läsaren distraheras av teckensnitt som är upptagna, svåra att läsa, fåniga eller bara dekorativa, förlorar du din publik. (Och kanske din trovärdighet.) De kommer att vara mer fokuserade på hur orden ser ut än på meddelandet du försöker förmedla.
Välj därför teckensnitt som är enkla, professionella och sammanhängande (syftar till att använda en eller två teckensnitt per dokument). Två grundläggande typsnitt som används i affärer är serif och Sans serif. Allmänt accepterade teckensnitt för företag inkluderar New Times Roman, Cambria, Georgia, Arial och Calibri.
Låt oss sammanfatta
när du har skrivit kopian för ditt affärsdokument, ta en titt på det för att se var du kan använda följande formateringstekniker:
- gör huvudpunkter sticker ut med kulor eller siffror.
- använd infografik för att förbättra undervisningen.
- Bryt upp text med underrubriker och använd rubriker för att förbättra SEO.
- Välj teckensnitt som är enkla och lämpliga för affärsskrivning.
när det görs rätt kan formatering ge liv åt dina affärsdokument eller presentationer. Lär dig att använda rätt tekniker, och ditt skrivande kommer att fortsätta att förbättras.