för att uppdatera ditt minne utvärderar en BPR aktuella processer och identifierar sätt att göra dem mer effektiva, vilket innebär mindre bortkastad ansträngning och mer tid på värdefullt arbete. En BPR måste slutföras noggrant, så det är bäst att anställa en expert för att göra huvuddelen av arbetet åt dig. En konsult kommer att ’skugga’ varje affärsprocess, och ställa frågor till den berörda personalen. Detta kommer att göra det möjligt för dem att:
-
ge en överblick över hela organisationen
-
identifiera brister och ineffektivitet, t. ex. dubbel hantering av data, dubbla processer
-
identifiera potentiella områden för effektivisering av processer eller automatisering
-
undersök vilka processer som inte krävs eller inte producerar vad de borde
BPR framgång kommer inte lätt. Det kräver allas engagemang, och för att det ska hända måste toppledningen vara engagerad, anställda måste känna sig bemyndigade och det måste finnas strategisk inriktning och ett slutmål.
så här gör du en affärsprocessgranskning i fyra steg:
1. Identifiera och kartlägga dina nuvarande processer.
börja med att definiera affärsprocessen ’som den är’. Detta innebär att alla avsnitt i en typisk affärsprocess, såsom:
- lista över Roller
- lista över steg
- handoff-poäng
- undantag
målet här är att förstå exakt hur affärsprocessen fungerar idag, kinks och allt.
i detta skede måste de personer som är involverade i processen intervjuas. Fråga dem genom att ställa frågor, till exempel:
- varför togs det steget?
- behöver du någon annans godkännande för att ta det steget eller fatta det beslutet?
- finns det några undantag från regeln?
det är inte tillräckligt bra att de bara beskriver det – de måste visa dig hur de gör det. Du måste också uppmuntra dessa anställda att förklara eventuella problem med den befintliga processen.
Tänk på följande frågor:
- vad i processen är trasigt?
- vilka steg i processen skapar vägspärrar?
- vilket steg kräver mest tid att slutföra?
- vilket steg orsakar flest förseningar?
- finns det några steg som gör att kostnader / resurser går upp?
- finns det några steg som gör att kvaliteten går ner?
det hjälper också till att skapa en visuell representation av affärsprocessen från början till slut och dess interaktion med människor, avdelningar och programvara. Detta gör det lättare att analysera och identifiera potentiella luckor och överbelastningspunkter.
2. Analysera dem genom att prata med intressenter (glöm inte dina kunder).
när du har kartlagt processerna, ordna en serie möten med personal för att brainstorma varför problemen finns och hur man löser dem. Att prata med kunder ger dig också stor inblick i var du går fel.
från resultaten skapar du en rapport, som ska bestå av en processkarta, med varje process bunden till en detaljerad diskussion som består av:
- stegen i processen
- problem relaterade till steget
- typen av problem
- effekten av problemet
- systemkraven
3. Kartlägga din nya plan och mål.
nu kommer förbättringsplanen-i huvudsak en handlingsplan för att sätta de önskade processerna på plats.
här måste du sätta realistiska och mätbara mål som stämmer överens med dina övergripande affärsmål.
inkludera de viktigaste åtgärderna som måste vidtas för att komma dit du vill vara, hur de ska uppnås och eventuella ekonomiska och resursmässiga konsekvenser.
4. Ta reda på hur tekniken passar in i din nya plan.
teknik är den sista delen i allt detta – BPR ska driva teknik, inte tvärtom.
detta beror helt på din situation, men exempel på tekniker som skapar effektivare processer är:
- Customer relationship management (CRM)
- ett fildelnings-och projekthanteringssystem som Microsoft Office
skörda fördelarna:
en detaljerad BPR kommer att minska riskerna, hjälpa till att hantera budgeten och producera en framgångsrik implementering av nya system.
det har också den extra bonusen att minska silor i din organisation.
en oberoende och objektiv vy hjälper uppenbarligen, så att anställa en konsult för att hantera recensionen är din bästa insats.
vanligtvis kommer detta att vara en IT-partner som har erfarenhet inom detta område, som kommer att erbjuda rekommendationer, ge råd om den teknik som bäst passar ditt företags behov och hjälpa dig att genomföra förändringarna.
om du gör dina läxor kan du verkligen inte gå fel!