hur man planerar en akademisk konferens

Ställ in datum

vi föreslår att du väljer datum som faller i tid-detta kan alltid förlängas senare. Glöm inte att kontrollera om det kommer att finnas några liknande konferenser samma år för att undvika överlappning.

Välj ett tema

om du funderar på att organisera en akademisk konferens har du förmodligen redan ett riktigt bra ämne i åtanke. Men om du inte har det, försök att välja en som sätter en ny snurr på ett populärt ämne för att vara mer säker på att locka talare, delegater och deltagare. För smala och inte tillräckligt många människor kommer att vilja komma, för breda och din konferens kommer inte att vara fokuserad nog.

få hjälp från din institution

om du är doktorand eller anställd, se till att du låter ditt universitet veta vad du gör! Tala med den administrativa personalen på din avdelning och universitetets evenemangsteam, om det finns en. De kommer säkert att ha massor av råd och kommer sannolikt att vara villiga att hjälpa dig att organisera saker.

få professionell hjälp

om du inte är associerad med ett specifikt universitet, föreslår vi att du får professionell hjälp för att organisera den praktiska sidan av saker. Då kan du fokusera på den akademiska sidan av saker. Oavsett om det är ett internt dedikerat evenemangsteam som det vi har på Senate House eller en konferensplanerare, kommer deras vägledning att hjälpa konferensplaneringen att gå smidigt.

Ställ in din budget

• budgetar kan verka ganska skrämmande om du inte har hanterat en tidigare. Här är några bästa metoder för att hantera din budget för konferensen:
• vet hur du ska betala för allt och vart eventuella vinster kommer att gå– kommer du att använda ditt avdelningskonto, behöver du en särskild kod?
• gissa aldrig kostnader, beräkna alltid dina utgifter med aktuella citat.
• antar alltid det värsta scenariot när det gäller både utgifter och inkomster (det låter pessimistiskt men det kommer att göra för Lycklig budgetering.)
• vet vad du behöver betala för i förskott och vad du behöver betala för efter konferensen.
• syftar till att göra en vinst, eftersom detta skulle kunna användas för att finansiera en annan händelse.
• se till att registreringsavgifter och eventuell finansiering täcker dina utgifter plus en beredskap.
• se till att registreringsavgiften återspeglar vad som erbjuds på dagen (särskilt för akademiska konferenser som är mer än en dag).

hur man hittar finansiering för akademiska konferenser

Extra finansiering är alltid bra. Här är några platser vi föreslår att du tittar:

• Institutionsfinansieringsorgan
• ämnesföreningar
• stipendier för kompetensutveckling på forskarnivå
• Utgivare
• Högskolan
• relevanta företag och organisationer
• kommersiella företag
• lokala företag med anslutningar till din disciplin

tips: Glöm inte att skapa en konferens e-postadress

huvudtalare eller ring för papper?

när det gäller uppgiften att få folk att tala på din konferens har du två huvudalternativ. Du kan bjuda in stora namn eller personer från din egen institution att presentera. Det senare är ett bra alternativ om du vill ha kontroll över programmet från början och om du vill föreslå de ämnen som dina högtalare täcker. Inbjudna talare kan dock vara dyra och de har ofta mycket upptagna scheman. Att skicka in ett samtal för papper är ett annat sätt att hitta talare och det fungerar också som marknadsföring för din konferens. Naturligtvis har detta alternativ nackdelar också, eftersom du inte kan kontrollera vem som föreslår ett papper.

om du skickar in ett samtal för papper föreslår vi att du alltid:

• använd falska tidsfrister.
• ange vilken typ av presentation du accepterar och antalet ord.
• ange om du bara söker inlagor från en viss disciplin eller inte.
• markera tydligt dina kontaktuppgifter och detaljer om hur du skickar in papper.

när det gäller att välja dina papper/högtalare alltid se till att du:

• bekräfta dina accepter innan du skickar ut avslag.
• välj en huvudtalare vars arbete kommer att tilltala majoriteten av din publik.
• påminna delegaterna om den tid som tilldelats deras papper före konferensen.

var inte frustrerad om någon släpper ut eller begär en dagbyte för sitt papper – dessa saker händer. Ha alltid en reservlista för att tillgodose detta.

utarbeta ett program

du bör utarbeta programmet för din konferens tillsammans med att välja innehållet. Underskatta inte hur lång tid utarbetandet av denna process kommer att ta; det är en knepig uppgift trots allt!

de viktigaste praktiska sakerna att tänka på är:

• formatet: hur många slots har du? Kommer du att ha en enda rad högtalare eller parallella sessioner? Det finns för-och nackdelar med båda, parallella sessioner tillåter fler högtalare, men kan vara frustrerande för delegater om de saknar nyckelsessioner.
• se till att konferensen är väl tempo, men har fortfarande gott om förfriskningar raster och chanser för delegater att umgås.
• om du har panelsessioner, se till att du klargör sessionsformat och regler för timing med dina valda panelstolar.
• vem ska vara ordförande? Att göra dagens sista talare till konferensen är ett bra sätt att se till att dagen går till tidpunkter.

glöm inte att ta hänsyn till dina delegaters researrangemang och restider när du planerar sessioner.

innan du slutför programmet, se till att du går igenom det ur dina deltagares perspektiv. Kvalitetspapper och en bra huvudtalare är skelettet i din konferens, men se till att du har byggt många möjligheter för dina deltagare att nätverka, utbyta ideer och njuta av de intellektuella sakerna.

att välja en akademisk konferenslokal

att välja en bra plats för din konferens är en annan viktig del av planeringsprocessen. Här är de viktigaste sakerna att tänka på:

• plats: Välj en plats som är lätt och bekvämt för människor att resa till.
• transportförbindelser: se till att du väljer en plats Nära allmänna kommunikationer.
• faciliteter: se till att platsen har uppdaterad av-teknik och WiFi. Ett internt tekniskt supportteam är också en enorm hjälp.
• storlek: tänk på hur många personer du behöver ta emot när du väljer din plats; ett överfullt eller halvtomt rum är inte idealiskt.
• Catering: en plats med egen catering betyder en sak mindre att organisera trots allt.
• boende: om din konferens varar mer än en dag, se till att det finns gott om boende i närheten.

andra viktiga saker att tänka på …

säkerhet-behöver du hyra någon säkerhet för ditt evenemang?

boende

om din konferens kommer att pågå mer än en dag, överväga om du behöver organisera boende för någon av deltagarna. Om du inte betalar för deras boende, se till att du ger en lista över föreslagna hotell och B&Bs i olika prisklasser.

Catering

glöm inte speciella kostbehov när du organiserar mat. Vi rekommenderar alltid provtagning menyn för att säkerställa kvalitet.

prissättning och biljettförsäljning

när det gäller prissättning vill du täcka dina kostnader, men se upp för att ta ut för mycket för biljetter.

om du planerar att sälja biljetter till din konferens online, här några viktiga överväganden du bör ta hänsyn till när du väljer en online biljettplattform:

se till att det är…

• lätt att använda – helst deltagare bör kunna att registrera och köpa biljetter på samma sida
• anpassningsbar-så att du kan skapa en anpassad sida för din konferens (du bör också ha en anpassad URL)
• Mobile friendly – som människor är lika sannolikt att registrera via mobil som på en stationär

se till att det har…

• bra kundsupport
• bra rapporteringsverktyg och datainsamling-så att du enkelt kan hålla reda på hur många registreringar/biljetter som har sålts
• flera prisalternativ-perfekt för att ställa in olika prisnivåer och erbjuda olika biljettyper

kom ihåg att du vill säga ja så snabbt och enkelt som möjligt så inkludera bara viktiga fält i din registreringsprocess. Det är bra att ge delegater en tidsfrist för att de kan dra sig ur konferensen och få återbetalning.

Tips om att sälja biljetter-specialerbjudanden och rabatter

att erbjuda specialerbjudanden (särskilt för gruppbokningar) och en tidskänslig rabatt på tidig fågel är ett bra sätt att säkerställa konsekvent biljettförsäljning.

hur man marknadsför din akademiska konferens

du har arbetat hårt för att organisera din akademiska konferens fram till denna punkt; nu vill du se till att hårt arbete lönar sig genom att få bums på platser. Det är viktigt att börja marknadsföra din konferens tidigt. Ditt program behöver inte slutföras innan du börjar få ordet ut.

meddelanden:

dina meddelanden ska vara tydliga, övertygande och fördelaktiga. Inkludera alltid ämne, plats och tid samt ange vem konferensen är för.

bilder

bilder skickar ut ett starkare budskap om ditt evenemang än några smarta ord någonsin kunde. Så se till att du väljer dem med omsorg!

Call-to-action

se till att en call-to-action är uppenbar och framträdande på allt marknadsföringsmaterial.

hur du marknadsför din konferens online

det finns massor av metoder både online och offline som du kan använda för att marknadsföra din akademiska konferens. Vägar för marknadsföring faller i tre huvudkategorier: ägda medier, intjänade medier och betalda medier. Att använda en blandning av alla tre är det bästa sättet att verkligen skrika om ditt evenemang till dina kamrater.

Ägda medier (kanaler som du direkt äger eller kontrollerar)

att utnyttja alla kanaler du äger (till exempel en webbplats, blogg eller e-postlista) för att marknadsföra din konferens är en bra ide eftersom du inte behöver tillstånd och det är gratis.

Earned media

Earned media är en gratis kampanj som finns på en tredje parts webbplats. Att främja din akademiska konferens genom intjänade medier ger dig potential att marknadsföra till en mycket bredare publik än din direkta inflytande.

intjänade mediekanaler att överväga inkluderar:

sociala medier

det är viktigt att vara äkta, engagerande och transparent om du vill tjäna människors uppmärksamhet på sociala medier. Välj den sociala webbplats som majoriteten av din publik använder, för att fokusera dina ansträngningar på snarare än att starta flera sociala sidor för ditt evenemang. Detta är viktigt av två skäl: en, Det uppmuntrar mer interaktion på ett ställe och två, att köra ett socialt mediekonto är mycket tidskrävande. Om du är villig att lägga in tiden är detta ett riktigt givande sätt att marknadsföra din akademiska konferens. Våra 28 regler för marknadsföring av ditt evenemang på Twitter (Lägg till hyperlänk) är ett bra ställe att börja för mer råd.

bloggare och influencers

om du har en bra relation med bloggare eller influencers inom din bransch kanske de kan hjälpa dig att marknadsföra ditt evenemang. Kontakta inte bloggare för första gången med det enda syftet att få dem att marknadsföra ditt evenemang. Ett mycket trevligare sätt att bygga en relation kan vara något som att bjuda in dem gratis.

betald media

betald media kanske mindre budgetvänligt, men det är ett mycket mer tidseffektivt sätt att marknadsföra ditt evenemang. Betalda mediekanaler att överväga inkluderar:

• PPC reklam – du kan ställa in pay-Per-klick text annonser med hjälp av sökmotorer sök som Google och Bing att rikta personer som söker efter akademiska konferenser eller termer relaterade till ditt ämnesområde.
• Display – Du kan också skapa visuella annonser som visas över Googles nätverk för webbplatser. Du kan filtrera vilka typer av webbplatser Google visar dina annonser på baserat på ett antal faktorer för att se till att du når rätt personer.
• sponsrade inlägg (på sociala medier och andra webbplatser)
• reklam i akademiska tidskrifter

andra kampanjverktyg

glöm inte att skapa affischer för din akademiska konferens för att sprida ordet runt din institution.

få stora namn att delta

om du vill locka förstklassiga forskare till din konferens, se till att du börjar marknadsföra det i god tid. Det är också viktigt att du har ett starkt program och att fördelarna med att delta i din akademiska konferens verkligen är tydliga i all din marknadsföring.

hur man kör en akademisk konferens

det viktigaste råd vi kan ge dig om att driva en akademisk konferens är: försök inte göra allt själv. Försök att få hjälp av institutionens evenemangsteam eller organisera ett team av volontärer. Du kommer att vara mycket upptagen i upptakten till konferensen så försök och delegera uppgifter som att köra registreringsdisken och förbereda konferenspaket.

se till att du inte har glömt att organisera:

• registreringspaket
• namnskyltar
• gott om te och kaffe

på dagen:

• ankomst tidigt
• bekanta dig med byggnaden
• kontrollera att du har tillräckligt med stolar
• kontrollera att du har tillräckligt med te och kaffe.
• kontrollera att din programvara är kompatibel med arenorna
• Bring back-ups för all teknik (USB-stick, reservkontakter, kablar etc.)
• presentera dig för någon intern personal
• Håll koll på tiden
• andas, slappna av och njut av ansträngningarna i ditt hårda arbete.