att gå in i TAS-branschen (Telefonsvararservice) har aldrig varit billigare eller uppnåelig än 2020. Behovet av att outsourca inkommande samtal är en snabbt växande efterfrågan på företag som expanderar och vill vara kostnadseffektiva och resursstarka med sin tid. När du startar en TAS finns det dock några saker att tänka på som antingen kan hjälpa eller hindra ditt startföretag. En # 1 prioritet är att välja rätt svarstjänst programvara.
Vad är en telefonsvarare (TAS)?
en telefonsvarare fungerar som en virtuell receptionist för företag som behöver lägga ut sina inkommande samtal. Innan du använder en TAS, företag hade sina missade samtal skickas till röstbrevlåda och skulle återvända kunder samtal senare eftersom de var tvungna att tenderar att andra uppgifter som var mer tidskänsliga. Med TAS kan samtalen skickas direkt till en levande svarstjänst för att svara på samtal i realtid. Kundens behov kan tillgodoses i tid och företaget kan fortfarande fokusera på de andra uppgifterna.
svarstjänst hemifrån eller från ett kontor: fördelar och nackdelar
ett av de första besluten du behöver göra är om företaget kommer att arbeta från en plats eller låta alla arbeta på distans. På grund av tjänstens art och tekniska framsteg kan svarstjänster fungera framgångsrikt från en central plats som en kontorsbyggnad eller kan decentraliseras där en svarstjänstoperatör kan arbeta från många platser och ofta arbeta hemifrån. Det finns för-och nackdelar med båda alternativen, så det är viktigt att utvärdera praktiska, kostnadseffektiva och juridiska aspekter av båda, för att säkerställa att ditt företags start är välinformerat och välutrustat.
hur man startar en telefonsvarare hemifrån
det är skrämmande för ett nystartat företag att låta anställda arbeta på distans eftersom det finns en risk att verksamheten kanske inte kan fungera som det skulle om alla var i en byggnad. Även om det är sant att chefen kommer att ha mindre kontroll över det dagliga och måste utbilda anställda praktiskt taget, betyder det inte nödvändigtvis att din företagskvalitet kommer att saknas. Med rätt ledning och en god förståelse för hur verksamheten fungerar kan ditt startföretag framgångsrikt arbeta hemifrån. En fördel för ditt företag som arbetar på distans är att det kommer att ha en stor pool av berättigade anställda att välja mellan eftersom det inte finns några pendlingsbegränsningar. Ditt företag kan också vara mer selektivt på vem som anställs, till exempel kan du anställa endast personer som har erfarenhet i branschen. Detta skulle eliminera behovet av omfattande utbildning över datorn.
om ditt företag vill ha en positiv synergi kan en miljö som lägger tonvikt på kommunikation och teamsamarbete hjälpa till att få företaget att fungera som om alla är i samma byggnad. Du måste gå med en molnbaserad TAS-programvara för att kunna fungera framgångsrikt med fjärragenter (nå mer om det nedan). TAS-systemet du använder kan också erbjuda möjlighet att övervaka och coacha de anställda när de tar samtal, vilket är en användbar funktion för att arbeta nära med anställda som arbetar på distans.
hur man startar en svarstjänst från ett kontor
Drift från en central plats har varit den mest föredragna metoden för att driva ett företag eftersom att ha anställda på en plats har visat sig ge chefen mer kontroll över kvalitetssäkring, delning av data och samarbete mellan roller i företaget. I de flesta fall är det också mer kostnadseffektivt att insource rollerna i företaget eftersom du inte behöver betala avgifter, månatliga hållare eller provisioner för en tredje part. En nackdel med att arbeta på en central plats är att de berättigade anställda är mer begränsade än om företaget anställde på distans. Det här kanske inte är ett problem om du befinner dig i en storstad, men om företaget befinner sig i ett mer landsbygdsområde kan det vara utmanande att hitta lämpliga anställda. Att ha anställda i arbete kan dock göra det lättare att träna och hjälpa dem att svara och svara på samtal. Beslutet kommer ner till chefens preferens och hur mycket kontroll de vill ha dag till dag.
Skriv en affärsplan för din telefonsvarare
när du skriver en affärsplan för ditt företag bör du söka hjälp från en advokat och en revisor i branschen för att vägleda beslutsfattandet för rättsligt skydd och skattestrategi. En advokat och revisor kommer att kunna avgöra vilken affärsenhet som är bäst för dig. Exempelvis:
- LLC (affärsstruktur där ägarna inte är personligen ansvariga för företagets skulder eller skulder)
- enskild firma (affärsstruktur som bara har en ägare som betalar personlig inkomstskatt på vinster som tjänats från verksamheten)
- partnerskap (affärsstruktur där partners delar skulder och vinster lika)
- S-corp (juridisk person som väljer att överföra företagsinkomster, förluster, avdrag och krediter till sina egna företag)
- C-Corp (juridisk person som är skild från sina ägare)
för denna typ av verksamhet skulle det vara klokt att välja mellan LLC, S-corp eller C-corp eftersom dessa enheter skyddar personliga tillgångar från affärsansvar. När företaget har beslutats kommer din revisor att kunna skapa grunden för redovisning, lön och journalföring.
din advokat och revisor kommer att kunna arbeta tillsammans för att säkerställa ditt företags juridiska säkerhet, men för extra åtgärd rekommenderas en fel-och försummelseförsäkring. Denna försäkring skyddar mot att någon stämmer företaget baserat på misstag i att svara på telefonen, ta ett meddelande eller ge information till en uppringare. Det kommer också att skydda ditt företag i händelse av att en anställd misslyckas med att nå en kund med ett brådskande meddelande, vilket resulterar i förlust av verksamhet för kunden. Om ditt företag vill ha fel och utelämnande försäkring, hitta ett företag som har erbjudit policyn till andra svarstjänster, så företaget har en uppfattning om vad ditt företags specifika behov är.
en grundläggande budget måste bildas med uppskattningar av inkomst, som du kommer att vilja undershoot, och uppskattningar av kostnaderna, som du kommer att vilja överskridande. Ta också hänsyn till dina investerare och eventuella lånade pengar i budgeten. När du beräknar för breakeven-punkten, ge mer än tillräckligt med tid för att möta det målet, eftersom det tenderar att vara mycket senare än många företag planerar för. Med en affärsplan som undershoots intäkter, överskridanden kostnader, och sätter breakeven dagen långt in i framtiden, har verksamheten en bättre uppfattning om eventuella förluster fram till den tiden. När verksamheten börjar expandera och du får fler kunder måste affärsplanen uppdateras för att vara meningsfull med var företagets tillväxt ligger.
svara på alla lagkrav när du startar en svarstjänst
både en advokat och en revisor kommer att vara nödvändiga tillgångar för att svara på alla lagkrav. Det är bäst att se till att revisorn och advokaten antingen bor i regionen eller har arbetat nära i det område du väljer att hitta ditt företag eftersom det sannolikt finns lagkrav som är specifika för platsen. Att få de tillstånd och licenser som krävs kan ta tid eftersom planerna måste överlämnas till kommunfullmäktige, statliga avdelningar och federala avdelningar för godkännande eller revision. Några grundläggande tillstånd och licens som varje nystartad verksamhet i Amerika måste få är:
- hälsotillstånd
- miljötillstånd
- allmän affärslicens
- Federal/state tax identification number
- Moms tillstånd
om ditt företag väljer att tillåta anställda att arbeta hemifrån, är det möjligt att din stat/stad fortfarande kommer att kräva standardtillstånd för ditt företag och mest kommer att kräva hem ockupation tillstånd. För att säkerställa att ditt företag uppfyller alla krav och lagbestämmelser, kolla Small Business administrations webbplats.
grundläggande utrustning för att starta en telefonsvarare
utrustningen du behöver för att köra en telefonsvarare beror till stor del på din programvaruleverantör och vilken typ av installation du vill ha. Innan den senaste moderna molnbaserade programvaran tillgänglig nu brukade företag ha en separat rad för varje klient. Detta var super svårt att hantera, utmattande och dyrt. I denna dag och ålder, det finns molnbaserade alternativ där du inte längre kommer att krävas för att äga dyra på plats hårdvara eller telefonlinjer internt för att driva din telefonsvarare.
den nödvändiga utrustningen som krävs för att använda en molnbaserad mjukvaruplattform:
- bra Internet-anslutning
- en dator för varje anställd hårdkodade till modemet eller routern
- USB-eller Bluetooth-headset för varje operatör (agent)
vi kommer inte att gå in på detaljer om annan standard affärsutrustning du kan behöva om du kör din TAS från ett kontor, såsom skrivbord, stolar, etc, men du vill tänka igenom dessa poster samt beroende på din specifika inställning.
programvara för att starta en svarstjänst
att hitta rätt svarstjänst programvara typ är avgörande för framgången för din svarstjänst. Traditionellt krävde svarstjänster dyr hårdvara på plats och använde vanliga telefonlinjer, och det finns fortfarande många företag där ute som tillhandahåller dessa föråldrade typer av lösningar. Några andra har blivit hybrid on-premise / cloud / mjukvarubaserade lösningar. Företag som tillhandahåller dessa tjänster tar ofta ut $10,000 – $25,000 bara i startavgifter och kan ta upp till 6 månader att ombord på ditt företag. För övrigt, de kan kräva att du går ut och shoppa för telefontjänst, SMS-tjänst, telefonnummer, och mer.
lyckligtvis finns det en trend mot helt molnbaserade system, som telefonsvararprogramvaran som erbjuds av EVS7. I det här fallet är allt som behövs tillgång till en webbplats tillsammans med ett headset och bra internetanslutning.
här är en lista över viktiga saker att tänka på när du handlar för en telefonsvarare programvaruleverantör:
- möjlighet att ta upp klientinformation snabbt beroende på vem som ringer
- intuitivt skript och ett lättanvänt gränssnitt
- anpassning för viktig information för varje klient
- möjlighet att snabbt överföra samtal
- Omni-channel kommunikation med klienten (t. ex. röst, text och e-post)
- Management portal för uppdatering kunduppgifter
- rapportering för telefonsamtal och tidsspårning
- möjlighet att skala upp och ner agenter snabbt
- snabb distribution och uppdateringar i farten
- fakturering och fakturering alternativ
- all-inclusive-alternativ och obegränsat samtal
EVS7S Fox-Svarsprogramvara uppfyller var och en av dessa artiklar och en gratis demo finns tillgänglig på webbplatsen.
vad kommer efter att ha startat en svarstjänst
efter att företaget har köpt nödvändig utrustning, fått alla licenser och tillstånd, anställt/utbildat personalen och börjar betjäna kunder, måste företaget sträva efter att uppfylla breakeven-punkten. För att göra detta måste företaget behålla de nuvarande kunderna, samtidigt som man strävar efter att konsekvent få fler kunder. Fokus blir då hur man gör tjänsterna, marknadsföringen och ledningen ännu effektivare och effektivare när du skalar upp.
även om tjänsten ditt företag erbjuder kan vara tillräcklig för att ta emot nya kunder, måste ditt företag hitta områden att förbättra för att behålla en konkurrensfördel. Undersök och undersök därför kundernas behov och leverera dem regelbundet.
för att förbättra företagets marknadsföring, Använd dina onlineplattformar för att ladda upp bloggar, informativa inlägg och uppdateringar ofta för att behålla mer uppmärksamhet på internet. Hitta också ett pålitligt Sökmotoroptimeringsföretag för att hjälpa till att växa ditt varumärke, det kommer att vara värt pengarna på lång sikt, och ditt företag kommer att dra stor nytta av marknadsföringen genom sökmotorteknik.
när du hanterar företaget ska du ständigt observera konkurrenter i branschen, lära av dem och göra din tjänst mer önskvärd än deras. Slutligen, håll dig informerad om förändringarna i branschen för att vara säker på att ditt företag aldrig ligger bakom programuppdateringar eller nya tjänster som erbjuds av andra företag.
när breakeven-punkten har uppnåtts kommer företaget att kunna betala tillbaka alla lån och investerare. Då kommer företaget att enbart dra och växa eftersom det fortsätter processen att uppdatera och leverera sin telefonsvarare.
Fortsätt läsa vår guide om hur du startar ett virtuellt callcenter, där du också kan hitta användbara tips.
Citerade Verk
DeHaan, Peter Lyle. Hur man startar en telefonsvarare. Coppell, Avancerade Callcenterresurser, 24 Oktober 2020.
Ansök om licenser och tillstånd. 2020. Ansök Om Licenser Och Tillstånd. Finns på: <https://www.sba.gov/business-guide/launch-your-business/apply-licenses-permits>.
”S Företag / Internal Revenue Service”. Irs.Gov,2020, https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/s-corporations#:~:text=S%20corporations%20are%20corporations%20that, aktieägare%20för%20federal%20skatt%20syften. Åtkomst 24 Nov 2020.
ReceptionHQ. 2020. Telefonsvarare / Receptionhq. Finns på: <https://www.receptionhq.com/telephone-answering-service>.
Tvilling, Alexandra. ”Enskild Firma: Vad Du Borde Veta”. Investopedia, 2020, https://www.investopedia.com/terms/s/soleproprietorship.asp. Åtkomst 24 Nov 2020.