jag har alltid älskat känslan och funktionen i min dagliga att göra-lista, från det lugnande men ändå skrapade ljudet av min mekaniska penna på papper till den spännande känslan som kommer från att korsa varje färdig artikel manuellt (alltid i ljusröd penna). Jag är en frisk lister och en total organisation och produktivitet mutter. Jag älskar också appar, sociala medier och väldesignade affärsprogram och omfamnar tekniska verktyg för att få specifika saker gjorda inom alla delar av mitt liv. Men även med alla användbara tekniska produkter där ute har jag alltid haft problem med att hitta listningsprogramvara som effektivt skulle ersätta min penna, papper och röd penna. Varje produkt jag försökte var vanligtvis full av extrafunktioner och funktioner som jag inte ville ha.
saker förändrades när jag hörde Aaron Mahnke och Dave Caolo rekommendera OmniFocus under ett avsnitt av deras Home Work podcast. Att ta sina informerade påskrifter till hjärta, jag bestämde mig för att (flämta!) lägg min manuella att göra-lista åt sidan och prova programmet. Spola framåt ett par år, och OmniFocus har blivit ett oumbärligt dagligt verktyg för att organisera mina hem-och affärsuppgifter. Hur OmniFocus fungerar gör det till en perfekt passform för mitt frilansande arbetsflöde och min livsstil. Här är hur, och varför, det fungerar för mig.
jag kan visa uppgifter efter sammanhang.
eftersom jag arbetar hemifrån och har ett flexibelt schema kan jag byta lägen tre eller fyra gånger varje dag, arbeta på morgonen, springa ärenden på eftermiddagen och sedan återvända till arbetsläge på kvällen. Att bara kunna se de uppgifter jag behöver fokusera på för varje aspekt av mitt liv är oerhört användbart för mig.
jag har satt upp separata sammanhang i OmniFocus för vårt hemliv (kallat ”hem”) mitt arbetsliv (kallat ”kontor”) och våra hundar (kallade ”George och Patty”) under vilka jag listar objekt relaterade till dessa kategorier. Om jag bara vill se uppgifter relaterade till våra hundar, till exempel veterinärutnämningar, läkemedelsadministration, ett bad en gång i månaden och andra schemalagda påminnelser, växlar jag helt enkelt på ”George and Patty”-sammanhanget. Om jag bara vill se uppgifter som är relevanta för mitt hemliv, till exempel budgetering, shopping för födelsedagspresenter, att byta olja i bilen eller andra, växlar jag på ”Hem” – sammanhanget. När jag arbetar kan allt som är relaterat till mitt företag isoleras i kontextvyn ”Office”.
att kunna isolera listor efter sammanhang hjälper mig att hålla fokus på uppgifterna utan att oroa mig för vad som händer på andra områden i mitt liv. Jag föredrar att visa dagliga uppgifter i Kontextvyn organiserad efter kontext och förfallodatum, med de objekt som förfaller idag visas automatiskt högst upp i listan.
jag kan ställa in mappar och projekt.
som frilansskribent arbetar jag med flera klienter och jonglerar flera projekt samtidigt. Jag använder mapparna och Projektalternativen för att hålla reda på allt. Varje gång jag förvärvar en ny klient skapar jag omedelbart en mapp för dem inuti OmniFocus. Så snart en klient tilldelar mig en ny berättelse skapar jag ett projekt med berättelsens namn och placerar det i lämplig klientmapp. Inom story-projektet listar jag alla interna förfallodatum som jag behöver komma ihåg för varje berättelse, inklusive intervjudatum, måldatum för transkription och skrivning, datumet det första utkastet beror på redaktören och en påminnelse om att fakturera för berättelsen när den är klar och godkänd av redaktören. Inom varje projektuppgift kan jag också skriva anteckningar relaterade till den uppgiften.
när varje projekt har skapats dyker uppgifter för varje projekt automatiskt upp i min Prognosvy varje dag efter förfallodatum, så att jag aldrig kommer att glömma dem.
om jag vill fokusera på ett projekt vid varje given tidpunkt kan jag se alla uppgifter för det specifika projektet (och inga andra) genom att välja att växla på Fokusalternativet i Projektvylistan.
Bonus: Alla mina projekt är organiserade under office-sammanhanget så att jag kan välja att se dem när jag är redo att arbeta och stänga av dem när jag koncentrerar mig på hemrelaterade uppgifter.
jag kan använda det väntande sammanhanget.
OmniFocus väntande sammanhang är geni i sin enkelhet. För mig fungerar det som ett sätt att sätta pågående uppgifter på bakgrunden när bollen är i min klients domstol. Varje gång jag börjar en uppgift, som att begära en kopia av en artikel för min portfölj eller skicka en projekthanteringstidslinje eller innehållsförslag för godkännande, kan jag parkera uppgiften i väntande sammanhang, vilket gör det ”ur sikte, ur sinnet” medan jag väntar på ett svar eller en upplösning. Genom att sätta en uppgift i det väntande sammanhanget kan jag hålla reda på det utan att behöva aktivt tänka för mycket på det och därigenom rensa röran i min aktiva att göra-lista och göra det möjligt för mig att bara fokusera på åtgärder jag kan kontrollera just nu. Varje gång jag vill se vad som finns på min väntelista, jag byter helt enkelt till den väntande sammanhang i min menyrad eller dra upp prognos vy, som listar alla uppgifter på grund, under de närmaste dagarna, inklusive de som klassificeras som ”väntar.”
uppgifter är färgkodade.
OmniFocus tillåter mig att ställa in start, förfallodatum och skjuta upp Datum för alla uppgifter. Alla objekt som förfaller på en viss dag inom en snar framtid visas automatiskt i Prognosvyn. Alla artiklar som förfaller snart är färgkodade i guld, medan alla förfallna objekt omedelbart växlar till rött när förfallodagen och tiden löper ut.
allt medan uppgifter som beror på några dagar dyker upp utan.
det är ett omedelbart, enkelt, snabbt referenssätt för att prioritera både mina uppgifter och min tid.
jag kan ställa in återkommande uppgifter.
jag kan göra saker jag gör varje vecka, som att publicera på sociala medier, budgetera, blogga och berättarpitching, till återkommande uppgifter med OmniFocus. Jag väljer helt enkelt alternativet” Repeat Every ” från uppgiftsmenyn och väljer dagar och frekvens (varje dag, varje månad etc.) att jag vill att uppgiften ska visas.
jag kan synkronisera mina listor till alla mina enheter.
synkronisering på flera enheter betyder att jag kan lista var som helst, när som helst, så snart tanken slår. Om jag är i livsmedelsbutikens kasselinje och en historia eller ett bloggämne dyker upp i mitt huvud kan jag spela in det som en uppgift i min OmniFocus-inkorg med OmniFocus för iPhone-appen. Nästa gång jag öppnar OmniFocus på min iPad eller dator kommer uppgiften jag skapade att visas där på Inkorgsskärmen. Chansen är att om jag är på språng Har jag inte tid att kategorisera uppgiften, konceptualisera den eller tilldela ett förfallodatum. Inga problem! Uppgiften kan sitta i min inkorg tills jag är redo att återkomma och omorganisera den.
att byta till OmniFocus har verkligen gjort en skillnad i mitt dagliga liv. Borta är post-it-anteckningarna och små anteckningsböcker och pennor som brukade fylla i varje skrivbordslåda, handväska, handskfack och räknare i mitt hem. Med OmniFocus-apparna för iPhone och iPad kan jag fånga alla ideer och uppgifter utan att tillgripa flera olika listor och tedium att kombinera dessa listor för hand. Mitt skrivbord är tydligt tack vare eliminering av papperslistor och mitt sinne är tydligare tack vare OmniFocus förmåga att komma ihåg, klassificera och kontextualisera uppgifter för mig.
jag har funnit att OmniFocus är det bästa sättet att främja en produktiv arbetsdag, samtidigt som vardagen rör sig rätt.
Sabra Morris är en heltid frilansskribent på ämnen som hem d ouguiscor och remodeling, wellness, familjeliv, husdjursvård, miljövänligt boende, solteknik, pensionering, mat och jordbruksutrustning. Hennes arbete har dykt upp i Virginia Living magazine, Northern Virginia magazine, Southern Living, Dog Fancy och Hawaii Home + Remodeling magazine, bland andra. Hon bloggar på en författares liv.
” Fler Arbetsflöden