Intercompany accounting, hur fungerar det?

Intercompany accounting är ett komplext område för alla inblandade företag. Men vad innebär det exakt? Vilka är de olika stegen att följa och standarderna att följa? Hur kan dessa processer optimeras?

Intercompany accounting definieras som alla finansiella och kommersiella transaktioner som utförs och registreras mellan de olika enheterna i en enda grupp eller ett företag, samt ”eliminering” av dessa flöden vid räkenskapsårets slut.

Intercompany accounting är relevant för alla företag med externa organ eller dotterbolag utomlands. I de flesta jurisdiktioner är upprättandet av koncernredovisning för koncerninterna flöden ett krav för företag av en viss storlek. Detta innebär att man granskar transaktioner som är både ömsesidiga (intercompany-transaktioner eller ”intercos”, som de är konventionellt kända) och icke-ömsesidiga.

den här artikeln behandlar de olika stadierna i koncernintern redovisning, från bokföringskonsolidering och de typer av transaktioner som vanligtvis behandlas, till de olika avvikelser som kan uppstå vid avstämning av konton.

vad är redovisning konsolidering?

inom en grupp eller ett företag tenderar de olika företagen och dotterbolagen att utbyta varor och tjänster med varandra. Dessa flöden kallas vanligen koncerninterna transaktioner. I samband med koncernintern redovisning definieras konsolidering som den mekanism genom vilken en grupp avbryter transaktionerna mellan sina olika enheter. Syftet är att kombinera moderbolagets och dotterbolagens räkenskaper, vilket möjliggör en korrekt balansräkning och resultaträkning som återspeglar koncernens finansiella situation som helhet.

ju större gruppen är, desto mer komplex blir dess redovisningskonsolideringsprocess. Avvikelser uppstår särskilt under perioden för kontoavstämning

orsakerna till dessa redovisningsskillnader är bland annat:

• allt kortare stängning ledtider, som kan variera från ett dotterbolag till ett annat.
• behovet av att identifiera icke-ömsesidiga transaktioner mellan moderbolaget och dess dotterbolag, en ibland tråkig process.
• dotterbolag i utlandet registrerar sina transaktioner i sin lokala valuta, vilket kan komplicera avstämningsprocessen.

mot bakgrund av dessa hinder måste Ekonomichefer, kassörer och andra redovisningsexperter hitta lösningar för att förenkla och effektivisera konsolideringsarbetet. Konkret kan detta innebära att man standardiserar redovisningsförfarandena inom koncernen eller bolagets olika dotterbolag och digitalt omvandlar koncernens finansiella och redovisningsfunktioner.

men vilka typer av transaktioner mellan företag berörs? Vad är det bästa förfarandet att följa för att säkerställa en smidig och effektiv redovisningskonsolidering?

vilka transaktioner är inblandade i redovisningskonsolidering?

det finns två typer av koncerninterna transaktioner:

• ömsesidiga transaktioner (intercompany transactions eller intercos)
  ett motsvarande belopp finns i räkenskaperna för ett annat företag inom koncernen.
• icke-ömsesidiga transaktioner
  ett motsvarande belopp kan inte identifieras i räkenskaperna för ett annat företag inom koncernen, men transaktionen måste fortfarande elimineras.

följande är de vanligaste observerade transaktionerna inom gruppen:

eliminering av ömsesidiga transaktioner (eller intercos) är teoretiskt enkelt eftersom det belopp som identifieras som en fordran i ett företags konton inom koncernen behandlas som en skuld i ett annat företags konton. Koncernens resultaträkning ändras inte efter elimineringsprocessen.

eliminering av icke-ömsesidiga transaktioner är distinkt eftersom ett motsvarande belopp inte kan identifieras i räkenskaperna för ett annat företag inom koncernen. Koncernens resultaträkning ändras därför efter elimineringsprocessen.

men hur identifierar man transaktionerna? Var börjar konsolideringsprocessen? Vilka metoder kan användas för att säkerställa att kontoutdragen är tillförlitliga?

vilka är de olika stegen i konsolideringen?

Redovisningskonsolidering börjar med kartläggningen av ett ”konsolideringsomfång”. Med detta avses de enheter inom en koncern som ska ingå vid upprättandet av koncernens koncernredovisning. Sortimentet bestäms av moderbolagets kontroll över sina dotterbolag. När tillämpningsområdet har definierats måste en inventering av de ömsesidiga transaktioner som ska elimineras upprättas och slutligen måste räkenskaperna avstämmas för att fastställa riktigheten och överensstämmelsen för alla transaktioner som gjorts.

kartläggning av konsolideringsomfånget

inkluderingen av dotterbolag i konsolideringsomfånget beror på vilken kontroll moderbolaget har över det externa företaget. Om det behåller mer än 50% av rösträtten i ett företag, är detta företags inkludering i konsolideringsomfånget ett måste. Detta beror på att sådana rösträtter tillskriver moderbolaget det övergripande ansvaret för dotterbolagets finansiella och operativa politik.

upprätta en inventering av koncerninterna transaktioner

inventeringen-den andra fasen av redovisningskonsolidering – består av att samla in alla uppgifter om ömsesidiga och icke – ömsesidiga koncerninterna transaktioner. Detta är det första steget för att avbryta dem. Vid denna tidpunkt är det också viktigt att fastställa väsentlighetströskeln, under vilken eventuella rapporteringsfel inte äventyrar tillförlitligheten i motsvarande finansiella rapporter.

väsentlighetströskeln styrs av en uppsättning professionella standarder och en rad bästa praxis. Även om det kan variera från industri till industri, är de tröskelvärden som allmänt anses vara materiella:

• mellan 1% och 3% för omsättning.
• mellan 1% och 5% för eget kapital.
• mellan 5% och 10% för nuvarande nettoresultat.

avstämning av konton

Redovisningskonsolidering kräver också att ett rapporteringspaket fylls i. Här listas de olika transaktioner som utförs av företag inom koncernen, vilket gör det möjligt att göra en jämförande analys och förena räkenskaperna. Det sistnämnda avser en jämförelse mellan två ömsesidiga konton, eller en bedömning av icke-ömsesidiga flöden, med det slutliga målet att fastställa sanningshalten och överensstämmelsen för de identifierade beloppen.

att förena flöden mellan företag kan vara tröttsamt och tidskrävande. För att göra det rätt måste redovisningsexperterna i vart och ett av koncernens olika dotterbolag arbeta nära sina motparter, i enlighet med en rad förutbestämda koncernövergripande processer. Under försoningsfasen är det viktigt att fastställa:

• exakta metoder för utbyte av relevanta bokföringsdata.
• ett strikt schema för utbyte av relevanta bokföringsdata.
• tydliga förfaranden för att identifiera och lösa eventuella avvikelser.

Centraliseringsprocesser är enklare i mindre grupper och blir oändligt mer komplexa när det finns en hög nivå av koncerninterna transaktioner. När det gäller det senare krävs en noggrann ledning i varje dotterbolag.

men utan stränga samarbetsförfaranden kommer redovisningsskillnader sannolikt att uppstå. Så, hur kan dessa lösas? Hur kan de undvikas helt och hållet, och hur kan bokföringsprocessen effektiviseras bättre?

varför redovisningsskillnader uppstår och hur man åtgärdar dem

för att hantera redovisningsskillnader mellan företag måste avstämningsprocessen optimeras, valutasäkringslösningar måste övervägas och ett mer enhetligt tillvägagångssätt för ledningen måste antas på koncernnivå.

de vanligaste skillnaderna i företagsredovisning beror ofta på följande faktorer:

• olika datum för registrering av relevanta bokföringsdata från ett dotterbolag till nästa.
• olika slutdatum.
• koncerninterna transaktioner i utländsk valuta, med en växelkurs som fluktuerar mellan transaktionsdagen och avstämningsdagen.

några av de sätt som en grupp kan eliminera de resulterande avvikelserna inkluderar att ställa in:

• Top-down bokföringshantering, införande av strikta tidsfrister för kontoavstämningsprocessen i alla dotterbolag.
• Intercompany avstämningsmoduler som ett komplement till den befintliga konsolideringsprogramvaran som används. Dessa kan automatisera avstämningsprocessen över hela gruppen, med hjälp av en gemensam databas som delas av alla dotterbolag.
• plattformar eller tjänster som gör det möjligt att fastställa en fast växelkurs per valuta, särskilt användbart för koncerninterna transaktioner i utländska valutor.

Konsolideringsprogramvara är extremt utbredd idag, men ytterligare moduler som automatiserar och centraliserar avstämning används inte lika ofta, trots deras uppenbara fördelar. Detsamma kan sägas om valutasäkringslösningar, såsom valutaterminskontrakt, som gör det möjligt att fastställa en fast växelkurs för en viss tidsperiod, vilket underlättar avstämningen av konton i utländska valutor.

inom ett så komplext område som koncernintern redovisning är processoptimering och digital transformation avgörande för att uppfylla de regulatoriska krav som ställs på företag och samtidigt förbättra deras operativa effektivitet.

Redovisningskonsolidering är en av de största utmaningarna för redovisning mellan företag. Även om det ofta är komplext är det obligatoriskt för grupper eller företag av en viss storlek, och det kräver uppmärksamhet på detaljer och optimering för att ge en korrekt bild av en grupps ekonomiska situation.

flera faser är involverade i konsolideringsprocessen, från kartläggning av konsolideringsomfånget till upprättande av en inventering av koncerninterna transaktioner och avstämning av koncernens konton. Som med alla stängningsperioder kan avvikelser uppstå, men det finns digitala lösningar som gör det lättare att bearbeta och hantera dem.

i slutändan beror de redovisningsprocesser som används av en grupp på ett antal faktorer, från koncernens geografiska läge till antalet berörda företag. För koncerner med dotterbolag vars redovisningsvaluta skiljer sig från konsolideringsvalutan är säkringslösningar verkligen värda att utforska, eftersom de hjälper till att behandla koncerninterna transaktioner på ett enklare sätt och bidrar till optimering av kassaflöden med flera valutor.