standarder finns runt omkring oss, bakom kulisserna. De garanterar tyst vår säkerhet, komfort och bekvämlighet i alla aspekter av våra privata och professionella liv. För de oinitierade kan standarder bara märkas av deras frånvaro när saker går fel.
om du läser den här guiden kommer du sannolikt att vara medveten om standarder för ledningssystem eller redan använder dem för att hantera organisationsprestanda. Standarder bör vara din pålitliga och oumbärliga referens till planering, implementering och optimering av dina ledningssystem.
syftet med denna guide är dubbelt: för det första att ge en utgångspunkt för dem som inte känner till standarder och för det andra att tillhandahålla uppdatering för dem som använder standarder för att utnyttja maximalt värde från dem.
det ger en induktion till känslan och flödet av dokumentet, förståelse för de generiska krav som gäller för olika standarder och specifika rubrik begrepp för viktiga ledningssystem discipliner. De inkluderar ISO 9001:2015 kvalitetsledningssystem och ISO 14001: 2015 miljöledningssystem.
vad är standarder?
ISO har publicerat över 19 000 internationella standarder och definierar en standard som ett dokument som innehåller krav, specifikationer, riktlinjer eller egenskaper som kan användas konsekvent för att säkerställa att Material, produkter, processer och tjänster är lämpliga för sitt syfte.
den första anmärkningsvärda punkten är att en standard är ett dokument som ska förstås och implementeras. Liknande koncept som Motorvägskoden-det dokumenteras, praktiseras och testas för att säkerställa att förarna uppfyller minsta accepterade kompetens för allmän säkerhet.
det finns många typer av standard, men vi kommer att fokusera på ledningssystemstandarder där det finns två huvudtyper:
-
generiska standarder. Gäller för alla typer av organisationer genom att ta itu med ledningsdiscipliner som kvalitet, miljö, energi eller informationssäkerhet. Dessa standarder är bland de mest antagna ledningssystemen globalt.
-
branschspecifika standarder. Utformad för att tillgodose de specifika behoven på vertikala marknader. Till exempel använder standarden AS 9100 ISO 9001 som grund och lägger till specifika krav i flyg-och flygförsörjningskedjan.
ISO management systems-standarder ger ramar för planering, implementering och optimering av ledningssystem för olika ledningsdiscipliner eller riskområden. De är inte starkt normativa och ger en god grad av flexibilitet för olika typer av organisationer att implementera ett ledningssystem som fungerar för dem i deras specifika sammanhang.
gemensam struktur och begrepp
ISO-ledningssystem standarder följer nu ISO-dokument bilaga SL, som anger högnivåstruktur och kärnkoncept för ledningssystem. Flera standarder följer nu denna struktur, inklusive ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 och ISO 27001: 2013. Den kommande hälso-och säkerhetsstandarden ISO 45001 kommer att följa efter.
denna betydande utveckling gör att olika ledningssystem kan integreras med större effektivitet och effektivitet. Den gemensamma strukturen omformuleras på innehållssidorna och avsnitten i standarderna enligt följande:
1. Tillämpningsområde. Detta anger det avsedda resultatet och gränserna för standarden. Inte att förväxla med omfattningen av organisationens ledningssystem eller omfattningen av certifiering, som hänvisar till omfattningen av organisationsstruktur och aktiviteter som en standard har implementerats.
2. Normativa Referenser. Standarder kan också hänvisa till relaterade standarder och vägledningsdokument och dessa anges i de normativa referenserna. Vissa standarder, till exempel ISO 14001:2015 har inga Normativa referenser och innehåller all information som behövs för genomförandet.
3. Termer och definitioner. Standarder har sitt eget tekniska språk för att säkerställa korrekt implementering. Avsnitt 3 definierar alla termer och definitioner som krävs.
4. Sammanhang för organisationen. Sammanhang avser de interna och externa faktorer som skapar risker och möjligheter för en organisation. Verktyg som PESTEL analysis, McKinsey 7S model och SWOT kan hjälpa till att definiera sammanhang. Dessa verktyg blir mer relevanta för ledningssystem, eftersom strategiskt ledarskap krävs av standarderna.
5. Ledarskap. Standarder för ledningssystem betonar ledarskap, inte bara ledning, och kraven från ledare och beslutsfattare anges i detta avsnitt.
6. Planera. Varje standard har krav på att definiera de åtgärder som krävs för att framgångsrikt uppnå mål, utnyttja möjligheter och hantera risker.
7. Stöd. Organisationens ledare måste tillhandahålla de resurser som behövs för etablering, underhåll och kontinuerlig förbättring av ledningssystemet.
8. Verksamhet. Detta avsnitt går in i operativ implementering av systemet med krav för att upprätta, implementera och styra processer. Beroende på standardens natur kan detta innehålla många eller få krav. När det gäller ISO 9001: 2015 finns huvuddelen av dess krav i detta avsnitt.
9. Utvärdering Av Prestanda. Definieras i varje standard som behovet av att övervaka, mäta, analysera och utvärdera prestanda. Kraven för internrevision och ledningsgranskning finns här.
10. Förbättring. Med hjälp av resultaten av prestationsutvärdering, vidta åtgärder för att uppnå kontinuerlig förbättring. Detta är ett uttryckligt krav på standarder för ledningssystem.
det är anmärkningsvärt att varje standard använder PDCA-modellen (Plan-Do-Check-Act) som en grundläggande princip och process för kontinuerlig förbättring av ledningssystemet. Annex SL-strukturen som beskrivs ovan anpassar sig direkt till stadierna i PDCA-modellen enligt följande:
Plan = Context > ledarskap > planering > Support
Do = Operation
Check = prestandautvärdering
Act = förbättring
anatomin hos en ISO-hanteringssystemstandard
det är väl värt att bekanta sig med strukturen i den dokumenterade standarden du har valt att arbeta med. Det kommer att bli en oumbärlig referens och att veta var man ska leta efter specifik information kommer att vara ovärderlig.
de strukturella elementen i standarderna är:
-
Titel-sida. Anger det exakta namnet och numret på den angivna standarden. Detta är viktigt eftersom standarder för ledningssystem ofta ingår i en relaterad serie. Till exempel är ISO 9000 inte samma standard som ISO 9001. Den förstnämnda beskriver grunden och ordförrådet för kvalitetsstyrningssystem. Den senare specificerar kraven i ett kvalitetsstyrningssystem och hänvisar till ISO 9000 i sina Normativa referenser.
-
innehåll. Innehållssidorna listar alla delar av standarden inklusive kraven. Det är en användbar snabbreferens för att identifiera klausuler, underklausuler och underklausuler.
-
förord. Förklarar vilket ISO-utskott som ansvarar för utvecklingen av standarden. Informationen är som referens och har inga praktiska konsekvenser för genomförandet av ledningssystemet.
-
Inledning. Anger bakgrunden och huvudmålen för standarden, ibland kallad standardens anda.
-
krav. Avsnitten En till tio beskriver de specifika kraven i standarden. Avsnitt 1-3 anger i stort sett referensvillkoren för standarden och är inte granskbara krav. Avsnitt 4-10 specificerar kraven i ledningssystemet som förklaras i den gemensamma strukturen ovan.
-
bilagor. Ge ytterligare vägledning och förtydligande av vad som förväntas när det gäller överensstämmelse med de angivna kraven.
-
bibliografi. Avser relaterade standarder, som också kan definieras i Avsnitt 2 Normativa referenser.
-
Index av termer. Ger ett alfabetiskt index av termer, korsreferenser till Avsnitt 3 termer och definitioner.
översätta språket för standarder
förutom termerna och definitionerna använder ISO-standarder följande två termer, som inte bör användas synonymt.
-
”skall” anger ett krav som måste uppfyllas för att uppfylla standarden. Interna och externa revisorer kommer att bedöma överensstämmelse där klausuler anger”ska”.
-
”bör” indikerar en rekommendation. Detta är i en anda av bästa praxis och även om det inte är obligatoriskt kan det ge möjligheter till förbättringar, vilket är ett krav.
dessa villkor anger vad du måste göra för att följa och vad som rekommenderas god praxis.
var ska man börja med implementering
när det är beslutat att använda standarder för att implementera ett ledningssystem kan du följa PDCA-modellen under hela projekthanteringsprocessen.
oavsett vilken metod du väljer kommer följande tips att komma igång:
-
få en kopia av standarden. Köp det från ISO här
-
läs den minst två gånger. Läs standarden flera gånger för att bli orienterad med dess struktur, definitioner och rubrikkrav.
-
gör anteckningar. Läs standarden mer detaljerat, med hjälp av din föredragna metod för att göra anteckningar före detaljerad planering – identifiera nyckelåtgärder, potentiella teammedlemmar, kritiska resurser, projektsponsorer etc.
-
gör en gap-analys. Gör en torrrevision innan du börjar implementera. Granska kraven i klausulerna 4-10 för att identifiera betydande luckor och sannolika utmaningar. Detta kommer att bidra till att fokusera din ansträngning.
-
Bygg ditt team. Genomförandet kan vara svårt utan stöd; överväga att få utbildade eller anställa en konsult – varken är viktigt men kan hjälpa beroende på din budget, resurser och tidsram för genomförandet.
det finns många fler praktiska tips för att implementera ett ledningssystem, som vi kommer att ta upp i framtida artiklar.
kärnkrav för specifika standarder
förutom den generiska strukturen och koncepten som tillhandahålls av bilaga SL har varje ledningssystemstandard sina egna krav för hantering av specifika discipliner och risker.
här kommer vi kortfattat att granska rubrikbegreppen för följande standarder:
-
ISO 9001: 2015-kvalitetsledningssystem
-
ISO 14001:2015-miljöledningssystem
förståelse av begreppen och principerna nedan är en utgångspunkt för att få mest värde från de specifika kraven i varje standard.
ISO 9001:2015 kvalitetsledningssystem
det ultimata syftet med ISO 9001 är att hjälpa organisationer att konsekvent möta kundernas behov och förbättra deras övergripande prestanda blir effektivare och effektivare.
de grundläggande principerna inkluderar:
-
7 ledningsprinciper-ISO 9001:2015 stöds av sju ledningsprinciper som är tillämpliga på en god organisation. Dessa beskrivs fullständigt i ISO 9000:2015
-
kundfokus. Kvalitetsledningens primära fokus är att möta kundernas krav och sträva efter att överträffa kundernas förväntningar.
-
ledarskap. Ledare på alla nivåer skapar enhet av syfte och riktning och skapar förutsättningar där människor är engagerade i att uppnå organisationens kvalitetsmål.
-
engagemang av människor. Kompetenta, bemyndigade och engagerade människor på alla nivåer i hela organisationen är viktiga för att förbättra organisationens förmåga att skapa och leverera värde.
-
processinriktning. Konsekventa och förutsägbara resultat uppnås mer effektivt och effektivt när aktiviteter förstås och hanteras som sammanhängande processer som fungerar som ett sammanhängande system.
-
förbättring. Framgångsrika organisationer har ett pågående fokus på förbättring.
-
evidensbaserat beslutsfattande. Beslut baserade på analys och utvärdering av data och information är mer benägna att ge önskade resultat.
-
Relationship management. För fortsatt framgång hanterar organisationer sina relationer med intresserade parter, till exempel leverantörer, anställda och tillsynsmyndigheter.
-
-
Plan-Do-Check-Act model – som förklaras ovan i, PDCA-modellen är grunden för ständig förbättring.
-
riskbaserat tänkande. Detta uttryckliga koncept hänvisar till en undermedveten eller dynamisk-men-process som tar hänsyn till risker och möjligheter från interna och externa källor. Det kräver ingen formell riskbedömning; detta koncept liknar pendlingsförare och fotgängare som utför undermedveten riskbedömning i realtid för att undvika olyckor.
ISO 14001: 2015 miljöledningssystem
ISO 14001 specificerar kraven för ett miljöledningssystem — men inte de specifika miljöprestandakriterier som organisationen ska definiera.
dess huvudsyfte är att tillhandahålla ett ramverk som hjälper organisationer:
-
förbättra miljöprestanda. Genom att skydda miljön genom förebyggande, begränsning och återföring av negativa effekter.
-
uppfylla efterlevnadsskyldigheter. Obligatoriska och frivilliga krav. (t.ex. juridiska och andra krav inklusive relevanta behov och förväntningar hos berörda parter).
-
uppnå miljömål. Fastställande av nyckeltal för riskhantering och förbättrad miljöprestanda.
viktiga principer för att uppnå dessa mål är:
-
sammanhang. Utvärdering av organisatoriska sammanhang syftar till att ge en hög nivå förståelse för de viktigaste frågorna som positivt eller negativt påverkar hanteringen av miljöansvar. Dessa kommer från tre huvudkällor:
-
miljöförhållanden (relaterade till miljöaspekter) – klimat, luftkvalitet, vattenkvalitet, markanvändning, förorening, naturresurser, biologisk mångfald etc.
-
extern-juridisk/reglerande, ekonomisk, teknik, social/kulturell, konkurrens, förare / trender, intresserade parter etc.
-
Intern-strategisk inriktning, kapacitet, efterlevnadsstatus, kultur, standarder, operativa system, avtalsförhållanden etc.
-
-
berörda parter. För att identifiera potentiella efterlevnadsskyldigheter måste organisationen utvärdera utbudet av intressenter som kan, eller uppfattar sig vara, påverkas av organisationens miljöaspekter, till exempel:
-
aktieägare, styrelseledamöter och anställda
-
kunder, leverantörer och entreprenörer
-
regulatorer, samhällen och tryckgrupper
-
-
livscykelperspektiv. Utvärdering av miljöaspekter bör ta hänsyn till tidigare och senare frågor, från råvaruförvärv till slutförvaring. Detta säkerställer en holistisk utvärdering en förståelse för relationerna mellan aspekter som ett sammanlänkat system, men kräver inte en detaljerad livscykelanalys.
sammanfattning: Komma igång
nyckeln till att komma igång med ISO management systems-standarder är relativt enkel: skaffa standarden och studera nyckelbegrepp, terminologi och huvudkrav. Gör detta innan du planerar genomförandet för att säkerställa dina planer huvudet i rätt riktning; det kommer att spara tid och fokusera dina resurser.
i framtida artiklar kommer vi att ta upp de praktiska genomförandet mer detaljerat. Vi kommer att ta en djupare titt på specifika krav på viktiga ledningssystemstandarder och de gemensamma aktiviteter som krävs, såsom utvärdering av sammanhang, ledningsgranskning och internrevision. Vi kommer också att överväga hur man integrerar ledningssystem för att maximera effektiviteten och uppnå synergi.
för mer information om att komma igång med standarder:
-
börja från början-läs ISO-hanteringsstandardsbeskrivningarna.
-
Bygg dina färdigheter-se våra ledningssystem implementering och revision utbildning.
-
planera din budget-få en snabb offert för certifiering av ledningssystem.
-
hitta en konsult-om du behöver hjälp, sök i vårt Associate Consultant Register.
- integrera för att optimera – ta reda på mer om att integrera dina system.
om du har några råd om att komma igång med standarder, skulle vi gärna höra från dig.