15 oktober 2018 / 9:00
antalet och betydelsen av projekt ökar stadigt. Projekt används för att leverera innovativa produkter och tjänster, för att utföra förändring och omvandling och – i allmänhet – få saker gjorda i organisationer. Det har en allvarlig inverkan på organisationsstruktur, processer och kultur. De flesta av organisationerna är fortfarande organiserade utifrån principen att dela upp arbetet i funktionella aktiviteter och därmed organisera i specialiserade funktionella avdelningar. Dessutom fördelas kraften från toppen till botten av organisationen, vilket resulterar i en hierarkisk pyramid baserad på kommando och kontroll. Organisationer och deras verksamhet hanteras för att utföra uppgifter på det mest effektiva sättet. Projekt utförs i en sådan organisation, men effektiviteten i projektarbetet försämras. Projekt är stress, till de personer som deltar i projekt, till linjefunktionerna störs av projektet och ledarna distraheras av disharmoni som ett projekt kan orsaka.
ju fler projekt en traditionellt inrättad organisation utför, desto mer stress behöver den hantera och första tankar om optimering, t.ex. en mer projektorienterad organisation spelar in. Detta kan vara tillfälliga delar av organisationen, som handlar om projekt, eller den första matrisorganisationen, där projekt utförs tvärfunktionellt, betyder över de funktionella avdelningarna med resurser tilldelade från dessa avdelningar till projektet. Det finns mycket att diskutera om matrix – projektorganisationen, men i huvudsak utmärker den sig inte riktigt i att utföra projekt. Huvudpunkten är ojämn fördelning eller maktkamp mellan en projektledare och cheferna för de funktionella avdelningarna. Det finns mekanismer för att balansera kraften bättre (t. ex. övergripande styrbrädor, en RASISK matris), men den förblir dysfunktionell, särskilt när andelen projektarbete ökar, vilket vi upplever i många organisationer. Resultatet är många konflikter och ineffektivitet, frustration och fluktuationer etc.
en projektbaserad organisation (PBO) är enligt Davies och Hobday en där projektet är den primära enheten för att utföra vissa uppgifter. Särskilt tjänsteföretag, till exempel ingenjörsleverantörer, filmstudior, konsultföretag, advokatbyråer, marknadsföring och reklam, är ganska organiserade kring projekt. Stödfunktioner som försäljning, HR eller R & D stöder projektet, men utövar inte kraft. De distribuerar resurser och know-how som begärts av projekten och överenskommits av en styrning eller ledning med flera projekt. Projekten har pengar / budget för att förvärva eller rekrytera nödvändiga resurser, från interna eller externa resurspooler. Processer i en PBO organiseras från klient till klient, en värdeström av aktiviteter, orkestrerade av en projektledare, med hjälp av smidiga eller traditionella metoder, verktyg och tekniker. Kulturen i en PBO är tydligt projektvänlig, klientcentrerad och inriktad på att ”göra rätt saker rätt”, vilket innebär att kombinera effektivitet och effektivitet.
en PBO kan bestå av flera företag, till exempel ett projektkonsortium eller nätverksorganisation, och är därför tillfälligt organiserad, flexibel och anpassningsbar till projektets specifika omständigheter, dess sammanhang och partners. Projekt och deras chefer kommer att vara bemyndigade, de är som entreprenörer, ansvariga för att uppnå maximala möjligheter samtidigt som riskerna minimeras. Projektledare i en PBO kräver mer än bara den tekniska kompetensen hos PM-processer, metoder och verktyg. De måste vara kompetenta inom ledarskapsområdet, i affärsfrågor och den strategiska inriktningen, de ansvarar för kundrelationer, de hållbara resultaten av sitt projekt och samarbetet mellan alla inblandade parter. Dessutom spelar aspekten av att styra förändring och transformation en alltmer roll av projekt i en PBO. I huvudsak är planering och kontroll av projekt inte huvudfokus för en PM, snarare ledarskapsaspekterna i ett projekt. Att välja rätt person att fylla en sådan position är framgångskritisk.
ju mer vi ser en förändring från produkter till tjänster, från massproduktion till individualisering, från enskilda organisationer som utför projekt till ett medskapande nätverk av partners, desto mer ser vi PBO som en förebild. Så Pbo är en trend som kommer att förändra sättet att organisera, och omvandlingen av många organisationer visar att denna process redan äger rum. Vi måste se detta ur ett ekonomiskt perspektiv, identifiera drivkrafterna för denna förändring och den inverkan den kan ha för traditionella organisationer. Detta går ihop med den unga generationens önskan att arbeta i en annan organisation. Båda trenderna går ihop och det kommer att bli spännande under de kommande åren …