Kompetensgapsanalysen – en fullständig Guide

i en tid där företag upplever ett snabbt växande behov av att om-och utbilda sina medarbetare blir kompetensgapanalysen ett allt mer relevant verktyg. Men var börjar du? I den här artikeln kommer vi att förklara vad en kompetensgapanalys är, varför det kan vara ett användbart verktyg, och vi kommer att dela ett trestegs tillvägagångssätt för att genomföra en kompetensgapanalys.

innehåll
Vad är en kompetensgapanalys?
Varför är en kompetensgapanalys användbar?
hur man gör en skills gap-analys
en kvantitativ metod för att genomföra en skills gap-analys
på en sista anmärkning
FAQ

Vad är en skills gap-analys? En definition

en kompetensgapanalys är ett verktyg som används för att bedöma skillnaden (eller klyftan) mellan det faktiska tillståndet och ett framtida måltillstånd. Organisationer använder den för att identifiera de färdigheter som en enskild anställd behöver men behöver inte nödvändigtvis utföra sitt jobb eller utföra vissa uppgifter effektivt (Antonucci, Ovidio, 2012).

för HR är kompetensgapanalysen ett sätt att ta reda på vilka färdigheter och kunskaper som saknas bland de anställda i organisationen. När de har denna information kan HR ta itu med kompetensgapet i organisationen. Detta kan göras genom kompetenshöjning, reskilling, l&d investeringsbeslut, successionsplanering, och så vidare. Vi kommer att diskutera de olika alternativen senare i den här artikeln.

om du hellre vill titta på en video om hur du utför en kompetensgapanalys, kolla vår Inlärningsbit nedan:

Varför är en skills gap-analys användbar?

i sin rapport om framtiden för jobb 2018 säger World Economic Forum att år 2022 kommer inte mindre än 54% av alla arbetstagare att behöva uppdatera eller ersätta sina kompetenser. Detta är resultatet av den snabba tekniska utvecklingen och en ökande digitalisering som påverkar både vårt personliga och professionella liv.

för organisationer i alla branscher innebär detta att vissa jobb kommer att försvinna på grund av automatisering, medan andra kommer att förändras när det gäller deras kärnuppgifter och ansvar. Det är här Job redesign blir relevant; omarrangering av dessa uppgifter och ansvar för att anpassa dem till den förändrade verkligheten i arbetet.

innan du kommer till omformningen av jobb är det dock viktigt att veta vilka färdigheter och kunskaper som för närvarande saknas i din personal och vilka av dessa färdigheter som är nödvändiga för din organisations prestanda.

detta leder mig till orsakerna till att det är användbart att göra en kompetensgapanalys:

använd 1: Det ger dig insikter i hela din personalstyrka

du kommer att kunna identifiera vilka anställda som har mest kunskap om särskilda aspekter av verksamheten, samt anställda med (viktiga) kompetensbrister.

som sådan kommer du att kunna bättre rikta (utbildning) resurser på de färdigheter som kräver mest uppmärksamhet. Detta kommer i sin tur att leda till en optimal resursanvändning när det gäller att förbättra teamets övergripande prestanda.

användning 2: Det ökar individuellt lärande och utveckling

enskilda anställda kommer att kunna ta reda på vilka förbättringar de måste göra för att förvärva eller förbättra de färdigheter och kompetenser som behövs för att utföra så bra som möjligt i sin (framtida) roll. Så småningom kommer detta också att ha en positiv inverkan på dina anställdas produktivitet.

Använd 3: Det hjälper dig med din strategiska personalplanering

strategisk personalplanering handlar bland annat om att se till att du har rätt antal personer med rätt kompetens på rätt plats. Det är lite svårt att börja planera för framtiden men om du inte vet exakt var du står just nu ur ett kompetensperspektiv…

Använd 4: Det kan förbättra dina rekryteringsinsatser

detta går hand i hand med föregående stycke. Det är mycket lättare att rekrytera bra människor om du kan identifiera kandidater vars färdigheter bättre matchar de som behövs för att fungera effektivt i en viss roll.

Använd 5: det skapar en konkurrensfördel

om du kombinerar alla ovanstående, kommer du att kunna skapa en konkurrensfördel och ligga steget före dina konkurrenter. Du kommer att känna till styrkorna och svagheterna hos din personal, du kommer att kunna planera framåt när det gäller lärande och utveckling och rekrytering och därmed optimera organisationens prestanda.

hur man gör en kompetensgapanalys

när det gäller själva genomförandet av en kompetensgapanalys föreslår vi två kompetensgapanalysmetoder, en kvalitativ metod och en kvantitativ metod.

det första tillvägagångssättet är kvalitativt och löst baserat på organisationsutvecklingsprocessen. Den andra är en metod som Antonucci och Ovidio föreslår och följer ett kvantitativt tillvägagångssätt. Vi går igenom båda färdighetsgapanalysmetoderna, börjar med den kvalitativa metoden.

omfattning och diagnostik

detta första steg handlar om att scoping utmaningen. När det gäller en kompetensgapanalys innebär detta att man identifierar de färdigheter som behövs.

för att identifiera de färdigheter som organisationen behöver nu – och i framtiden – måste du ställa och svara på vissa frågor först. Till exempel:

• vad är organisationens uppdrag?
• vilka är organisationens affärsmål?
• vilka kritiska färdigheter behövs för att kunna utföra uppdraget och uppfylla affärsmålen?

kriteriet för att avgöra om en färdighet är kritisk eller icke-kritisk är som följer. Om en anställd saknar en viss färdighet, men ändå fullbordar en uppgift på ett tillfredsställande sätt, är färdigheten icke-kritisk. Om å andra sidan en anställd slutför en specifik uppgift men med ett otillfredsställande resultat är den saknade färdigheten kritisk.

när det gäller framtida färdigheter som behövs i din organisation och bransch behöver du veta bland annat:

• vilka jobb inom din organisation/bransch kommer sannolikt att (delvis) automatiseras?
• vilka färdigheter ökar för närvarande i din bransch?
• vilken typ av (icke-existerande) jobb kommer ditt företag att behöva mer av?

datainsamling och analys

det andra steget är datainsamling och analys. Målet med denna fas är tre gånger: att analysera vilka uppgifter som görs nu, att betygsätta hur viktiga dessa uppgifter är och att fråga om de färdigheter som krävs för att göra arbetet ordentligt. I fallet med en kompetensgapanalys kan datainsamling och analysaktiviteter omfatta:

• Granska nuvarande positionsbeskrivningar för framtida behov
• Tänk på effekterna av kommande (regulatoriska) förändringar samt framtida arbetstrender på arbetet
• ta dig tid att utveckla en lista över kompetenser som tydligt och exakt beskriver vad som behövs för att göra arbetet

– genomföra en inventering av dina anställdas nuvarande färdigheter

• positionsbeskrivningar
• Jobbklassspecifikationer
• prestanda utvärderingar och medarbetarbedömningar
• intervjuer/fokusgruppsmöten med arbetsledare, chefer och medarbetare

– identifiera dina anställdas kompetenser och kompetensnivåer

• Lägg information som samlats in från kompetensbedömningar i en enda sökbar databas
• Databas över alla anställda och deras befintliga kompetenser
• övergångsställe med identifierade nödvändiga kritiska färdigheter för nu och framtiden

HR-teknik kan hjälpa dig med flera delar av detta. Speciellt när din organisation kvalificerar sig som medelstor eller stor storlek blir det snabbt omöjligt att manuellt hålla reda på varje anställd och deras kompetenser och kompetensnivåer.

ett talent management-system kan till exempel vara den enda sökbara databasen som samlar all information från dina medarbetares prestationsbedömningar och kompetensbedömningar.

designa interventioner

detta steg handlar om att skapa en intervention som passar organisationens behov. I vårt fall betyder det att när du har fått reda på var kompetensluckorna finns i din organisation kan du skapa en strategi för att bäst fylla dessa luckor.

potentiella kompetensbrister som du kan stöta på kan till exempel vara brist på digitala färdigheter – vilket framgår av en rapport i Nederländerna som visade att 50% av arbetarna måste vara okvalificerade i digitala färdigheter.

ett annat exempel är bristen på anställda som har mjuka digitala färdigheter (som kundcentrering och passion för lärande); enligt en rapport från Capgemini och LinkedIn upplever 59% av arbetsgivarna detta.

och sedan finns det naturligtvis exempel på bransch-och arbetsspecifika färdigheter som företag kan sakna. I sin 2018 skills gap-studie avslöjade till exempel Deloitte och Manufacturing Institute att kompetensgapet i den amerikanska tillverkningsindustrin kunde lämna cirka 2,4 miljoner positioner ofyllda mellan 2018 och 2028.

samma studie visade att positioner relaterade till skicklig produktion, digital talang och operativa chefer, i synnerhet, kan vara svåra att fylla – upp till tre gånger så svårt.

Skills gap analysis interventions

beroende på de färdigheter du saknar och din nuvarande arbetskrafts kapacitet finns det flera ’interventioner’ du kan införa:

• utbildning och utveckling av befintliga anställda
• Job redesign
• rekrytering av personer med kritiska färdigheter
• en kombination av en eller flera av ovanstående

Låt oss gå igenom var och en av dessa alternativ en efter en.

utbildning och utveckling av befintliga medarbetare

resultaten av din skills gap-analys kan leda till utveckling av lärande och utvecklingsprogram som kommer att omskilla dina anställda i de nyligen nödvändiga eller saknade färdigheterna.

Job redesign

frågor om företagets uppdrag, affärsmål och de färdigheter som behövs för att uppnå dessa mål – nu och i framtiden – kan leda till slutsatsen att vissa jobbs uppgifter och ansvar måste ordnas om. Det här är vad vi kallar job redesign och det kan också leda till omskolning av anställda i nyligen nödvändiga färdigheter.

rekrytering av personer med kritiska färdigheter

resultaten av din kompetensgapanalys kommer sannolikt att ändra kriterierna baserat på vilka personer som anställs också. För även om du kan reskill eller upskill dina nuvarande anställda, måste du någon gång rekrytera nya personer (på grund av att anställda lämnar, går i pension osv.).

att anställa någon med kritiska färdigheter direkt sparar tid på att träna dem i dessa färdigheter. Det kommer också att hjälpa dem att bli operativa och produktiva snabbare. Om du inte kan hitta människor tillräckligt snabbt kan du utnyttja kontingenten arbetskraft och anställa en frilansare eller entreprenör för att hjälpa dig (tillfälligt) fylla en kompetensgap.

en kvantitativ metod för att genomföra en kompetensgapanalys

en annan metod för att mäta kompetensgap föreslås av Antonucci och Ovidio. Deras kvantitativa tillvägagångssätt mäter klyftan i varje kompetens för varje undersökt ämne. Algoritmen som de utformade tar endast hänsyn till situationen där ett så kallat negativt gap hittades. Detta innebär att medarbetarens kompetens är lägre än de som behövs.

beroende på om klyftan är liten eller stor kan företag organisera självutbildningsaktiviteter eller de måste vända sig till ett träningsprogram. En annan skillnad som måste göras här är att mellan en kompetensgap av ofta använda kompetenser och en kompetensgap som sällan används.

precis som med den tidigare metoden vi beskrev är utgångspunkten kartläggningen av de färdigheter som behövs för varje arbetsprofil. Riktmärket för varje erforderlig kompetens kan bestämmas antingen med en top-down (från chefer till anställda) eller en bottom-up (från anställda till chefer) process.

fördelarna med benchmarking på detta sätt är:

• proceduren ändras inte Om top-down eller bottom-up-metoden används
• du får kvantitativa uppskattningar av kompetensgapet, med hänsyn till Betydelse och användningsfrekvens
• det möjliggör en flexibel, halvautomatisk process för planering av kurser

detta resulterar i följande kompetensgapindikator:

i denna formel beräknas indikatorn G för gapet i j-TH-färdigheten. De andra variablerna i formeln står för:

• N – anger poängen för nödvändighet som tilldelats
• i-th intervjuade för
• j-TH skill
• P – indikerar poängen som tillskrivs nivån på den färdighet som arbetstagaren besitter
• F anger frekvensen för användningen av färdigheten av samma anställd
• C – är en konstant för att minska effekten av låga eller negativa luckor (dvs. noll eller en)
• f anger användningsfrekvensen som i företagets ideala riktmärke representerar tröskeln över vilken kompetensbristen representerar ett problem som ska lösas (med hänsyn till utbildningskostnaderna).
• K tillåter att endast ta hänsyn till positiva luckor (när en viss, relativt ofta använd färdighet inte är tillräckligt besatt)

nu väcker detta flera frågor, från och med, hur samlas relevanta uppgifter in? Generellt sett kan detta göras antingen med pappersbaserade bedömningar och stödjande intervjuer eller med hjälp av färdighetshanteringsprogramvara. Speciellt när du genomför en kompetensgapanalys bland ett stort antal anställda blir det senare det mer uppenbara alternativet.

företag som Skills Base, AG5 och Avilar tillhandahåller kompetenshanteringsprogramvara som gör att du enkelt kan identifiera (framtida) kompetenskrav och registrera färdighets-och räntenivåerna för hela din arbetskraft.

en annan fråga som kommer att tänka på är vilken typ av bedömning du kan använda för att få den information som krävs? Information om till exempel företagets kompetensbehov, hur ofta vissa färdigheter används och hur många färdigheter som är specifika för varje roll kan samlas in via självbedömningsundersökningar eller via 360-gradersbedömningar. Den senare är utvärderingar mellan kollegor och överordnade.

även här kan HR-teknik hjälpa, förresten. Du kan använda feedbackverktyg som de som tillhandahålls av Impraise, 15Five och reflective för att samla in och analysera feedback från och om dina anställda.

en tredje fråga skulle handla om betyget själv, hur fungerar poängen? I exemplet som Antonucci och Ovidio nämnde uttrycks färdighetsbedömningarna på en skala av 1 o 5 med 1 som den lägsta och 5 som den högsta nivån. För varje nivå ger varje intervjuad en poäng till den kompetensnivå som faktiskt besitter och den kompetensnivå som de anser vara nödvändiga. Samma poängmetod används för att ange hur intensivt en tröskel används i företaget.

när du har samlat in alla relevanta uppgifter kan du undersöka avvikelserna mellan kompetensnivån och nödvändigheten av enskilda anställda samt hur ofta de används i företaget. Detta gör det möjligt för dig att vidta åtgärder som resulterar i en eller flera av de kompetensgapinterventioner som vi beskrivit ovan.

slutligen

i en tid där företag i allt högre grad vill förbereda sina medarbetare för framtiden är det viktigt att veta vilka färdigheter och kompetenser din personal har för närvarande. En kompetensgapsanalys kan vara ett bra verktyg att använda för detta; när det genomförs väl ger det dig värdefulla insikter i hela din personalstyrka, kan hjälpa dig med strategisk personalplanering och förbättra dina rekryteringsinsatser. En effektiv kompetensgapanalys gör det också möjligt för dig att optimera dina inlärnings-och utvecklingsprogram för att reskill ditt folk där det behövs.

på Academy to Innovate HR (AIHR) hjälper vi HR – proffs med sina färdigheter-så att de kan undvika att möta ett eget kompetensgap. Som sådan kan alla HR-proffs som är engagerade i livslångt lärande utöka sin kompetens med relevanta och efterfrågade färdigheter.

FAQ