ledningsredovisning

Ansvarsrapporter

Ansvarsredovisning ger rapporter till olika ledningsnivåer. Mängden detaljer varierar beroende på chefens nivå i organisationen. En resultatrapport till en avdelningschef i en butik skulle innehålla faktiska och budgeterade dollarbelopp av alla intäkter och kostnadsposter under den handledarens kontroll. Rapporten som utfärdats till butikschefen visar endast summor från alla avdelningsövervakarnas resultatrapporter och eventuella ytterligare artiklar under butikschefens kontroll, till exempel butikens administrativa kostnader. Rapporten till bolagets VD innehåller sammanfattande summor av alla butikernas prestationsnivåer plus eventuella ytterligare objekt under presidentens kontroll. I själva verket bör VD: s rapport innehålla alla intäkts-och kostnadsposter i sammanfattande form eftersom VD är ansvarig för att kontrollera lönsamheten för hela företaget.

hantering med undantag är principen att Övre nivåhantering inte behöver undersöka driftsdetaljer på lägre nivåer om det inte verkar vara ett problem. När företag blir alltmer komplexa har revisorer funnit det nödvändigt att filtrera och kondensera bokföringsdata så att dessa data kan analyseras snabbt. De flesta chefer har inte tid att studera detaljerade redovisningsrapporter och söka efter problemområden. Rapportering endast sammanfattande summor belyser alla områden som behöver uppmärksamhet och gör den mest effektiva användningen av verkställande tid.

sammanslagningen av data i successiva nivåer av förvaltningsrapporter är motiverad på grundval av att lämplig chef kommer att vidta nödvändiga korrigerande åtgärder. Således behöver specifika prestandadetaljer inte rapporteras till överordnade.

till exempel, om försäljningspersonalkostnaderna har varit alltför höga i en viss avdelning, bör avdelningschefen hitta och korrigera orsaken till problemet. När butikschefen ifrågasätter avdelningens ogynnsamma budgetvariation kan avdelningschefen informera butikschefen om att korrigerande åtgärder har vidtagits. Därför är det inte nödvändigt att rapportera till någon högre myndighet att en viss avdelning inom en av butikerna inte fungerar tillfredsställande eftersom frågan redan har lösts. Alternativt, om en chefs hela butik har presterat dåligt, sammanfattande summor rapporterade till vice vd för verksamheten avslöjar denna situation, och en undersökning av butikschefens problem kan anges.

vid utarbetandet av ansvarsredovisningsrapporter använder företag två grundläggande metoder för att hantera intäkter eller kostnadsposter. I det första tillvägagångssättet ingår endast de poster som en chef har direkt kontroll över i ansvarsrapporten för den ledningsnivån. Eventuella intäkts-och kostnadsposter som inte kan kontrolleras direkt ingår inte. Det andra tillvägagångssättet är att inkludera alla intäkts-och kostnadsposter som kan spåras direkt eller tilldelas indirekt till en viss chef, oavsett om de är kontrollerbara eller inte. Denna andra metod representerar en fullkostnadsmetod, vilket innebär att alla kostnader för ett visst område redovisas i en enda rapport. När detta tillvägagångssätt används måste man se till att skilja kontrollerbara från icke-kontrollerbara objekt för att skilja de objekt som en chef kan och bör hållas ansvarig för.

för att redovisningsrapporter ska vara till maximal nytta måste de vara aktuella. Det vill säga revisorer bör utarbeta rapporter så snart som möjligt efter utgången av prestationsmätningsperioden. Snabb rapportering gör det möjligt att vidta snabba korrigerande åtgärder. När rapporter försenas överdrivet förlorar de sin effektivitet som styrenheter. Till exempel är en rapport om föregående månads verksamhet som inte tas emot förrän i slutet av den aktuella månaden praktiskt taget värdelös för att analysera dåliga prestationsområden och vidta korrigerande åtgärder.

företag bör också utfärda rapporter regelbundet så att chefer kan upptäcka trender. Därefter kan lämpliga hanteringsåtgärder initieras innan stora problem uppstår. Regelbunden rapportering gör det möjligt för chefer att lita på rapporter och bli bekanta med innehållet.

företag bör göra formatet på sina ansvarsrapporter relativt enkelt och lättläst. Förvirrande terminologi bör undvikas. I förekommande fall kan det vara mer bekant och förståeligt för vissa chefer att uttrycka resultat i fysiska enheter. För att hjälpa ledningen att snabbt upptäcka budgetvariationer kan företag rapportera både budgeterade (förväntade) och faktiska belopp. En budgetvarians är skillnaden mellan budgeterade och faktiska belopp för en artikel. Eftersom avvikelser markerar problemområden (undantag) är de användbara för att tillämpa principen hantering för undantag. För att hjälpa ledningen att utvärdera resultat hittills innehåller ansvarsrapporter ofta både en aktuell period och en årlig analys.

Ansvarsrapporter-en illustration

Antag att Macy har fyra ledningsnivåer-VD, vice vd för verksamheten, butikschef och avdelningschef. I det här avsnittet visar vi att en ansvarsrapport skulle utarbetas för varje ledningsnivå. Vi kommer att börja med den lägsta nivån, Herrarnas avdelningschef och arbeta oss upp till presidenten. Vi börjar på den lägsta nivån eftersom summorna från varje nivå kommer att rapporteras i nästa högsta nivå.

endast den enskilda chefens kontrollerbara kostnader finns i dessa rapporter. Till exempel innehåller butikschefens rapport endast summor från chefens rapport för herrkläder. I sin tur innehåller rapporten till vice presidenten endast summor från butikschefens rapport, och så vidare. Detaljerade data från de lägre nivåerna sammanfattas eller kondenseras och rapporteras på nästa högre nivå.

du kan se att på varje nivå blir fler och fler kostnader kontrollerbara. Dessutom introducerar företaget kontrollerbara kostnader som inte ingår i rapporter på lägre nivå i rapporterna för nivå 3, 2 och 1. Den enda butikskostnaden som inte ingår på butikschefens nivå är butikschefens lön eftersom den inte kan kontrolleras av den butikschefen. Det kan dock kontrolleras av butikschefens handledare, vice vd för verksamheten.

baserat på en analys av dessa rapporter, chef för avdelningen för herrkläder förmodligen skulle vidta omedelbara åtgärder för att se varför leveranser och övertid var betydligt över budgeten denna månad. Butikschefen kan fråga avdelningschefen vad problemen var och om de nu är under kontroll. Vicepresidenten kan ställa samma fråga till butikschefen. Ordföranden kan fråga varje vice ordförande varför budgeten överskrids denna månad och vilka korrigerande åtgärder som har vidtagits.