av alla processer finansteamet täcker, månad slut stäng processen förtjänar särskilt din uppmärksamhet. Om du arbetar i en bokföringsavdelning vet du att bokslutet verkligen betyder något, men lika viktigt är en konsekvent, aktuell post så att inga fakturor, kvitton eller annan viktig dokumentation blir kvar.
redovisningsteam bör granska den månatliga stängningsprocessen, utveckla en checklista över uppgifter för att säkerställa att det går smidigt och korrekt, följa bästa praxis och använda de programverktyg som är tillgängliga för dem. Denna guide är avsedd att hjälpa dig att hoppa starta denna resa.
Vad är månadens slut?
företag bryr sig om att lämna in sina finansiella rapporter i tid eftersom det hjälper till att upprätthålla ett hälsosamt kassaflöde, underlätta finansiell planering, hjälpa till att fatta strategiska affärsbeslut och mäta framsteg mot långsiktiga mål.
i slutet av varje månad ser företag ofta till att deras böcker är stängda så att posterna sätts i sten. Denna uppgift, känd som månadsslutprocessen, resulterar i:
- en tillförlitlig och korrekt redovisningssystem
- mer informerade affärsbeslut
- starkare insyn i den finansiella hälsan hos ditt företag
- enklare finansiell revision
- förenklad skatt arkivering
du kan vara säker på i slutet av varje månad att alla transaktioner har helt inträffat antingen före eller efter stängningen och att din månadsbalans är korrekt och uppdaterad. En komplett uppsättning ekonomi från föregående månad kan också användas som grund för nästa månads affärsbeslut, eftersom en slutperiod belyser områden där du kan förbättra.
med andra ord gör du en fullständig översyn av finansiell aktivitet och prestanda för hela månaden och har förtroende för att rekordet för den månaden sannolikt inte kommer att förändras i framtiden. Den exakta informationen du ”stänger” här inkluderar:
- balansräkningar, som kräver certifiering och en försäkran om inga avvikelser.
- Intercompany trade och alla transaktioner du gör med andra företag.
- återkommande journalposter som ska valideras, godkännas och publiceras.
- en fullständig checklista som vi kommer att prata om senare.
andra relevanta dokument inkluderar oinmatade fakturor, bank-eller kreditkortsutdrag, inteckningsposter och försäkringsräkningar. Datainsamling är helt klart en stor del av processen, och en del av informationen att samla in inkluderar:
- totala intäkter bankkonton
- finansiella rapporter och balansräkningar
- anläggningstillgångar och lagernivåer
- bankkontoinformation
- intäkter och kostnader
- småskaliga kassafonder
- huvudboksuppgifter
det exakta tillvägagångssättet för den månatliga stängningsprocessen skiljer sig beroende på typ av verksamhet och dess specifika redovisningsmetodik. Och vissa företag utövar den årliga versionen som kallas årsskiftet.
månadens avslutningsprocess, för att granska, är att justera poster för att korrigera konton för den stängda perioden. Det är alternativt känt som ” record to report.”
stegen i månaden avsluta stängningsprocessen
den finansiella Stängningen behöver inte vara huvudvärk för bokföringsteamet. Att följa rätt uppsättning steg när man hanterar finansiella poster i slutet av varje månad kommer att leda till en positiv inverkan på organisationen som helhet.
samla in Information
att stänga böckerna är en dataintensiv uppgift. Börja med att samla in olika datapunkter för räkenskapsperioden i fråga:
- Inventarieantal
- resultaträkning konton
- Upplupna kostnader
- huvudbok
har alltid ett register över dagliga operativa transaktioner, helst det ögonblick de görs snarare än att vänta till slutet av månaden.
kombinera delarna av redovisning
redovisningssystem är inte homogena enheter; de kommer vanligtvis i moduler som täcker specifika ändamål som en leverantörsskulder och en kundfordringsavdelning. En del av stängningsprocessen är att förena alla dessa komponenter tillsammans.
se till att leverantörsskuldsaldot till exempel faller i linje med huvudboken. För detta ändamål, organisera kvitton och skriv ner alla dina inköp. Kontrollera dina poster under detta steg för att se till att allt har betalats.
för poster i kundfordringar, titta på alla inkomstkällor från lån till fakturabetalningar. Har en kund inte slutfört en betalning ännu, eller har du glömt att skicka en faktura? Få dessa poster sorterade ut före slutet av månaden.
förena konton
förena alla dina konton är ett huvudsteg i Stängningen. Kontrollera dina kontoutdrag med dina kvitton, bankformulär och andra externa poster. Konton som behöver denna behandling är:
- kontanter, checkar och besparingar
- förbetalda konton
- andra balansräkningskonton
- Petty cash
förena dina kontantkonton först, vilket är lättare att bearbeta eftersom avvikelser och misstag är uppenbara när du har att göra med kontanter. Detta steg gör dig också medveten om hur mycket pengar du har till hands som företag.
därifrån, gå vidare till avstämning av balansräkningskonton. Glöm inte att granska intäkter och kostnader konton samt att se till att alla poster har korrekt återspeglas.
Tänk på lager och anläggningstillgångar
inte allt av värde i organisationen kan sättas till ett kontantbelopp. Anläggningstillgångar – som kan inkludera utrustning, egendom och fordon—lägger till långsiktigt värde för ditt företag. Tänk på att de kan försämras i värde över tiden.
på liknande sätt, utför ett inventeringsantal varje månad som en del av stängningen. Behöver du fylla på lager. Om så är fallet, hur mycket? Är några föremål förgängliga eller behöver bytas ut?
Skriv upp finansiella rapporter
när huvudboken har uppdaterats är nästa steg att förbereda bokslutet, vilket kan göras antingen med sammanställd data i ett kalkylblad eller automatiseringsverktyg. Ämnen som behandlas i dessa dokument är vanligtvis en sammanfattning av huvudboken, resultaträkningar och balansräkningar.
enbart handlingen att gå över dina finansiella rapporter kan ge dig intel i vad du köper och om du får en ordentlig avkastning på din investering. De är också en indikator på överskridanden och andra budgetfrågor.
att organisera uttalandena är lika viktigt så att du inte krypterar för att hitta dem under de senaste dagarna i månaden. De flesta former av bokföringsprogram har funktioner inbyggda för detta ändamål.
Final Review
All relaterad dokumentation skickas till den övre ledningen för granskning. Den som granskar stängningsdokumenten är inte direkt knuten till stängningsprocessen fram till denna punkt och har en chans att titta på allt med nya ögon.
månadens slut avslutas när föregående månad har satts i sten och inga nya transaktioner registreras på den.
Vad har du lärt dig under denna process, och vad kan du ansöka om att göra nästa månad enklare? När du får en ny start nästa månad, ägna dig åt att bygga en finansiell kalender för att hålla jämna steg med böckerna. Skriv ner tidsfrister för:
- samla in alla transaktioner
- kvitto och inspelning av nya rapporter
- posta alla intäkter och kostnader
- en allmän tidslinje för justering av huvudboken
kommunicera dina planer till andra teammedlemmar som är involverade i månadens avslutningsprocess för att få alla ombord. Du kan justera kalendern när tiden går för att passa den runt ditt schema.
månadens slut Stäng checklista
efter att ha läst den listan över steg kan stängning av finansiella poster verka lite skrämmande. Den finansiella redovisningsrollen går utöver bara transaktioner, som täcker inkomstkassa, banklån, sparkonton, månatliga utgifter och andra väsentliga delar som påverkar hela organisationen.
Hur ser du till att du inte har missat något? En felplacerad faktura eller uttalande kan leda till nyfikna förluster som du inte kommer att kunna redogöra för. Följande är en checklista att gå över om du befinner dig ansvarig för den månatliga stängningsprocessen.
- kontanter: Justera för eventuella utestående checkar eller insättningar tills ditt slutkontantsaldo matchar vad kontoutdraget säger. Deponera eventuella odepositerade medel från föregående månad.
- lager och anläggningstillgångar: korrekt dokumentera avskrivningsvärde och föråldrad/utgått inventering.
- leverantörsskulder och fordringar: leta efter ej tillämpade krediter eller förfallna saldon att skriva av.
- noter betalas med banken: överväga amorteringsplaner och korrekt dokumentera kostnaden för månadsränta.
- koncerninterna konton: Skulder och fordringar ska matcha mellan båda företagen. Kontrollera förbetalda kostnader också.
- upplupen semester och lön: för ersättning till anställda.
- upplupna skatter: inklusive de som gäller för egendom, försäljning och löner.
- kostnader: inklusive leveranser och underhållskostnader.
denna checklista behöver inte fyllas i i ordning. I själva verket kan vissa uppgifter delegeras till en annan avdelning. Att identifiera uppgiftsberoende kommer oundvikligen att vara ett ytterligare steg för större organisationer.
bästa praxis
ovanpå en plan och en checklista, låt oss gå igenom några bästa metoder för att göra denna viktiga affärsprocess så smidig som den kan vara.
- offra aldrig noggrannhet för hastighet: att stänga böckerna kan vara tidskrävande, men de data du arbetar med kommer att återspegla i dina framtida affärsbeslut. Hantera dina förväntningar i enlighet därmed genom att inte rusa arbetet och av misstag lämna ut viktiga uttalanden eller poster. En bra tumregel är att planera för att avsluta processen i 10 dagar efter månaden slutar.
- men kom ihåg att hantera din tid bra: effektivitet är viktigt i bokföringsavdelningen. Om du har ett slutdatum, ägna dig åt att möta det efter bästa förmåga. Diskutera med teammedlemmar om realistiska tidslinjer och kommunicera ordentligt för att undvika risken för förseningar.
- lär dig långsamt av misstag: du stänger i slutet av varje månad, så det finns alltid en annan chans att förbättra motgångar som ses under föregående månad. Nya revisorer kommer att behöva lite tid för att bekanta sig med relaterade verktyg och programvara och bör dra nytta av alla tillgängliga utbildningsprogram.
- skapa relationer med andra lag, även de som inte är i ekonomi: om fler människor är medvetna om vad du gör kan andra avdelningar hjälpa till att bidra med nödvändiga ekonomiska data och förstå vart ansträngningen går. Ledande befattningshavare bör särskilt ha en uppfattning om dina mål.
- dra nytta av automatisering: tekniken har effektiviserat redovisningsuppgifter kraftigt. Programvaruverktyg kan användas för att samla in data och köra beräkningar snabbt utan risk för mänskliga fel, bland andra optimeringar.
vi kommer att prata mer om automatisering i bokföringsutrymmet och månadens avslutningsprocess specifikt senare. Men oavsett om du är en erfaren professionell eller en ny revisor som tar på sig uppgiften att stänga böckerna, kommer dessa metoder i åtanke att hjälpa dig att komma igång.
fallgropar och utmaningar
detta redovisningsförfarande är inte utan sina utmaningar. En av de mest uppenbara frågorna som är kända för företagsadministratörer är ineffektiviteten att samla all information som behövs.
problemet här är att finansiella data kommer från flera olika källor, och när de har extraherats måste revisorer städa upp det och göra det till ett konsekvent format. Att behöva skapa flera kalkylblad för att täcka arbetsintensiv datarensning saktar ner processen och ökar administrativa kostnader.
en annan flaskhals är att samordna arbetet bland alla avdelningar som är involverade i finansiella data. Större företag måste särskilt hantera komplexa ömsesidiga beroende som är en röra att lösa upp de senaste dagarna i en månad. Hur ser du till att du inte hamnar bakom eller tappar reda på var du befinner dig i checklistan?
detta tidskrävande arbete tar bort affärstid som kan sättas i mer användbara applikationer som riskhantering, administration av interna kontroller och prestationsanalys.
att hitta lösningen med automatiseringsverktyg
bokföringsprogram idag är mer än kapabel att påskynda många av de tråkiga uppgifterna i samband med månadens slut, inklusive att samla in bokföringsdata, förbereda rapporter och se till att allt är arkiverat och rapporterat vid slutdatumet. Fördelarna med att gå efter dessa lösningar är många.
mindre manuellt arbete
eliminering av manuell datainmatning är vanligtvis det första försäljningsstället som redovisningsteam ser fram emot, men fördelen här sträcker sig bortom det.
vissa aktiviteter måste schemaläggas enligt ett datum eller tid eller måste utlösas av beroenden. Tack vare automatisering behöver du inte ständigt övervaka varje uppgift och meddela ansvariga personer om nästa steg.
teknik kan också användas för att standardisera Kontoavstämningar och automatisera skapandet och bearbetningen av de tusentals journalposter som företag oundvikligen arbetar med.
förbättrad synlighet
se tillbaka till månadens slut stäng checklista. Varje objekt på listan görs ofta genom ett separat kalkylblad av isolerade individer som är specifika för deras avdelningar. När det görs på traditionellt sätt är dessa uppgifter osynliga för den bredare finansfunktionen, och det kan vara svårt att integrera arbetet med den månatliga stängningsprocessen som helhet.
ännu större organisationer kämpar med fragmentering och samordning av företagsövergripande finansiellt arbete, eftersom de är utspridda över flera geografiska platser. Frustrationen förvärras ytterligare av det stora antalet ömsesidiga beroende att ta hänsyn till.
målet med bokföringsprogram är att bygga en enhetlig, digital miljö där varje team kan samarbeta för att slutföra checklistan. Instrumentpaneler och meddelanden övervakar dessutom framstegen i realtid och ger ledningen en uppfattning om vad man ska göra nästa. Denna nivå av synlighet säkerställer att alla är på samma sida och att problem upptäcks innan de blir betydande problem.
förenklad revision
programvara registrerar enkelt stängningsaktiviteter, vem som utförde dem och vilken tid, vilket resulterar i en bekväm verifieringskedja. Redovisningspersonal kan verifiera att bästa praxis följs och kan spåra tillbaka ansvaret när misstag görs.
ett mer förfinat tillvägagångssätt för redovisning
stora problem under månadens slutstängningsprocess kan vara en indikation på underliggande problem med ditt företags inställning till redovisning. Till exempel, om en leverantörsskuld team misslyckas med att engagera sig i köpprocessen i tid, det kommer att behöva spela ikapp i slutet av månaden för att utfärda alla dessa missade betalningar och dubbelkolla eftersläpningen av dokument och fakturor.
automatiseringsprogramvara ger dessa Team medvetenhet om finansiell verksamhet i hela företaget, vilket ger dem en chans att ge input för köpbeslut tidigt.