**mit evenemangsarrangörer, se MIT nu för all aktuell information och FAQ finns längst ner på sidan evenemangspolicyer.**
i händelseplanering hänvisar protokollet i allmänhet till reglerna för beteende och form som man bör följa när man är värd eller interagerar med regeringstjänstemän eller andra organisatoriska ledare/representanter; det kan också omfatta frågor om kulturell etikett. (Se denna förklaring av en organisatorisk protokoll officer.) Syftet med protokollet i samband med vårt arbete på MIT är att främja en atmosfär av respekt och välkomnande — en atmosfär som gör att människor kan fokusera på att göra sitt bästa arbete.
protokollet gäller när individer eller enheter interagerar, men frågor tenderar att uppstå endast när det finns skillnader i officiell rang eller kultur eller funktion mellan dem (dvs. när människor inte är säkra på reglerna). Möjliga scenarier på campus inkluderar (men är inte begränsade till!)
- en grupp studenter som bjuder in en fakultetsmedlem att äta
- en sökutskott som genomför en serie sista intervjudagar med kandidater
- en framstående expertbesök för en föreläsning + möten med kollegor
- ett besök på plats av enskilda, företag eller statliga supportrar
- ett besök av en regeringstjänsteman eller delegation
här är några frågor att ställa när du känner att protokollproblem kan uppstå.
- vilka är de organisatoriska eller informella ledarna för de inblandade?
- är det lämpligt att engagera andra institut kollegor och DLC, vare sig på grund av protokoll eller aktuella frågor? Vem ska ta kontakt?
- krävs en formell inbjudan? Vem är lämplig undertecknare? Detta innebär inte att en papperskopia inbjudan är nödvändig — e-post från rätt person kan vara bra. Hur som helst är det bra att i en inbjudan inkludera en logistisk eller programkontakt, särskilt om undertecknaren är en ledande ledare.
- Vad är rätt adressform?
- vem kommer att skicka ett tack efter evenemanget?
- Vem är det lämpliga valet att hälsa och eskortera en besökare och att utföra introduktioner? Dessa människor kanske eller inte är desamma. Var sker hälsningen?
- rekommenderas en gåva? Behöver det presenteras formellt eller kanske i slutet av ett möte? Av vem?
- om det finns ett talprogram på ditt evenemang, vem öppnar programmet / introducerar din honoree / sitt med din gäst(er) i publiken?
- finns det andra reserverade eller tilldelade sittplatser att överväga?
- vilka är behoven hos en delegation eller medföljande personal — separat program och boende eller bor de hos rektorn?
- kommer någon uppföljning att krävas, annat än ett tack? Vem ska vara ansvarig och vem ska ingå i konversationen?
Institute Events är tillgängligt för att ge råd om något av dessa problem, inklusive frågor om huruvida en begäran du fått måste granskas utöver DLC-nivån. Andra resurser inkluderar kyss, båge, eller skaka hand av Terri Morrison; USA: s utrikesdepartement; Emily Post Institute; Honor & respekt av Robert Hickey; och online-former av adress som tillhandahålls av protokollet School of Washington. Du kanske också vill konsultera GlobeSmart, den MIT-licensierade resursen som ger detaljerad information om hur man arbetar effektivt över kulturer.