balansen i ett företags kundfordringar, inklusive åldrad skuld och dagar utestående försäljning (DSO), kan ge insikt i ineffektivitet i O2C-processen som kan åtgärdas för att förbättra kassaflödet.
dessa ineffektivitet tenderar att komma från manuella processer, dessa påverkar teamets förmåga att hantera fakturaskapande, presentation och distribution. Som ett resultat kommer en ineffektiv O2C-process att ha en negativ inverkan på betalningstidsramar, vilket potentiellt driver upp DSO och hämmar kassaflödet.
den goda nyheten är att det finns lösningar. Genom att automatisera hela kundfordringsprocessen, från kredithantering till fakturering och betalningsavstämning, kan företag optimera varje steg i O2C-processen för förbättrat kassaflöde genom att föra in pengar i din organisation snabbare.
vad är order-to-cash och var passar detta i kontantcykeln?
order-to-cash-processen omfattar alla steg från när en kundorder placeras fram till att verksamheten betalas (kontant). Dessa steg inkluderar orderhantering och orderuppfyllelse, genom att kredithantering, sedan fakturering och slutligen betalning insamling.
O2C har en implicit koppling till leverans av varor och orderuppfyllelse, vilket driver ett behov av att goda processer för supply chain management ska vara på plats.
fördelar med att optimera order-to-cash-processen
det största hindret för kundreskontraproduktivitet är det faktum att AR-processer ofta är för komplexa, med för många olika finansiella system, för lite standardisering och för många manuella steg. Dessa processer förvärras ofta av avbrott till följd av problem som kräver snabb upplösning.
som varje företagsledare vet är fritt kassaflöde det enskilt viktigaste måttet för att bestämma hälsan i sin verksamhet. AR-avdelningen har en unik inflytelserik roll för att underlätta kassaflödet. Genom att förkorta tiden från inköp till beställning och faktura leverans, samt förenkla betalningsprocessen, kassaflöden lättare. Därför är bedömning och justering av O2C-processen den mest uppenbara platsen för att hantera kassaflödesutmaningar.
förutom kassaflödesförbättringar inkluderar de bästa fördelarna med att optimera order-to-cash-processen följande:
- intäktsgenereringssug en strömlinjeformad inköps-och uppfyllandeprocess, snabb, korrekt fakturering och enkel betalning förbättrar kundnöjdheten och uppmuntrar till upprepade inköp samt kundförespråkare. Dessa faktorer kan ha en positiv inverkan på försäljningstillväxten.
- Customer experience Australia kundrelationer kan vinnas eller förloras på upplevelsen av orderuppfyllelse, fakturering och betalningar. Ett pålitligt O2C-system för hantering av fakturering och uppfyllande, utöver tvister och kreditupplysning, främjar noggrannhet och aktualitet, vilket bidrar till förbättrad kundupplevelse.
- kostnadsbesparingar Xiaomi starkare interna kontroller genom en automatiserad O2C-process minskar eller eliminerar fel avsevärt och gör det lättare att stödja rabatter för tidig betalning. Med förbättring av affärsprocesser kan alla företag få ner omkostnader, vilket resulterar i lägre driftskostnader och stöder operativ hävstång.
åtgärder som vidtagits för att kontanter processer
1. Orderhantering
allt börjar med en order. En kund gör en beställning via e-handel, direktförsäljning orderprocesser, eller andra medel. När beställningen är placerad kontrolleras inventeringen av orderbehandlingssystemet för att bekräfta att varorna kan skickas. En gång verifierad utfärdas en leveranstidsram. Kundens kreditfacilitet kommer att kontrolleras för att avgöra om ordern accepterades på befintliga kreditvillkor. Ordern registreras sedan i försäljningsboken och varorna skickas. Slutligen utlöses automatisk ombeställning via ERP-systemet i försörjningskedjan för att säkerställa att lagret fylls på för framtida försäljning.
2. Kredithantering
den stora majoriteten av B2B-försäljningen sker på kredit, vilket ger tid för att en faktura ska genereras, skickas och betalas utan att sakta ner uppfyllandet av varje order. Men kredit måste tilldelas baserat på en bedömning av varje köpares betalningsförmåga. Att noggrant bestämma kredit i detta tidiga skede förhindrar betalningsrisker när fakturor förfaller.
3. Kundfaktureringssystem
kunder faktureras för varje beställning för att begära betalning inom en viss tidsram för de varor de har köpt. De bästa kundfaktureringssystemen genererar och levererar automatiskt fakturor till kunder när de köper. Faktureringsautomatisering måste dock ta hänsyn till ett stort antal nyanser och variabler, inklusive fakturaformat, leveransmekanism och media, mottagare, godkännandeprocess, tillhörande dokumentation och många andra faktorer.
4. Kundfordringar
när en försäljning har gjorts och varor skickas, startar kundfordringsprocessen. Detta omfattar fakturagenerering och leverans, spårning och avstämning av betalningar mot huvudboken.
kunniga kundreskontrateam automatiserar sändningen av betalningspåminnelser eller uttalanden innan fakturor förfaller. Det är kundfordringsteamets ansvar att undersöka och lösa faktureringsfel, återutfärda fakturor till rätt belopp om fel har inträffat.
5. Betalningsinsamling
processen för kundbetalningar bör klargöras vid inköpstillfället och i fakturan (eller medföljande dokumentation). Betalningsinsamling sker antingen genom kunder som gör onlinebetalningar, banköverföringar eller skickar in betalningar i något annat format. Ett inköpsordernummer är en typisk spårningsreferens som säkerställer att varje betalning är korrekt anpassad till motsvarande order. Utestående fakturor jagas direkt till en fördefinierad punkt, då de antingen skrivs av som osäkra fordringar eller skickas till en tredje parts inkassobyrå.
6. Datahantering
över O2C-processen är bra datahantering nyckeln. Orderhanteringssystemet måste i realtid ansluta till lagerhantering via ett Enterprise resource planning (eller ERP) – system. På detta sätt kan organisationen arbeta över system för att bestämma lagernivåer och uppfylla order eller utlösa omordningar.
faktureringssystemet måste acceptera en utlösare för att skapa en faktura när order är uppfyllda, systemet drar sedan in data om ordern, kontrollerar kundens kreditgränser och överenskomna betalningsvillkor innan man genererar och levererar en faktura till rätt kontakt.
betalningsinsamlingsprocessen måste sedan länka tillbaka till inköpsboken för att säkerställa att betalningar avstäms mot rätt ordning. Varje steg kan och bör automatiseras för att förbättra effektiviteten och noggrannheten.
optimera order-to-cash med automation
ett omfattande tillvägagångssätt för att optimera O2C-processen kommer att kombinera teknik, rådgivande tjänster och finansiella tjänster. Många organisationer utnyttjar teknik eftersom det kan automatisera kundkreditbeslut eller AR-och Treasury-processer inom O2C-cykeln. Automatisering minskar eller eliminerar manuella och pappersbaserade processer. De åtföljande kostnadsbesparingarna och felminskningen ger vanligtvis en positiv avkastning. Automatisering av O2C-processen ger en mängd fördelar, inklusive följande:
tidsbesparingar: Fakturaskapande och leverans kan vara mycket manuella processer, vilket förbrukar värdefulla skickliga personaltimmar. Genom att automatisera utskrifts-och postleverans, eller e-post av fakturor och leverans av uppföljningskommunikation för att jaga betalningar, kan AR-teamet fokusera på mer affärsinriktade frågor. Automation kan även ta ut från ett ERP-system och ansluta detta direkt med köparens leverantörsskulder fakturering portaler – förbi behovet av att manuellt re-key eller kopiera-klistra in fakturor i dessa.
Förbättrat Kassaflöde: Automatisering sparar inte bara processtid, det förhindrar flaskhalsar i fakturaleverans, betalningshantering och avstämning. Dessa faktorer minskar friktionen för att få in pengar i verksamheten, vilket förbättrar kassaflödet.
förbättrad noggrannhet: Automatisering har en positiv inverkan på noggrannheten över hela O2C-processen. När maskinsystem pratar med varandra, genom direkt dataöverföring, finns det ingen risk för att kopiera och klistra in eller andra mänskliga fel uppstår.
Kostnadsminskning: Tidsbesparingarna från processautomatisering, samt minskning av frågor och helpdesk-samtal, kan vara så betydande att de ofta gör investeringar i aspekter av O2C-automatisering, som AR-automatisering, betalar för sig själva inom några månader.
förbättra kundupplevelsen: kundrelationer dra nytta av de förbättringar automation föra processen konsekvens, uppfyllelse tillförlitlighet, varumärkesuppfattning och enkel betalning.
få synlighet i realtid: Automatisering av order-to-cash-processer innebär att varje steg hanteras digitalt, därför enkelt spåras och presenteras med en överblick via hanteringsinformationspaneler eller andra metoder.
förenkla rapportering och revisioner: genom att automatisera O2C-processen finns alla åtgärder och data tillgängliga för att gruppera och analysera som rapporter eller som granskningsspår med en knapptryckning.