Vad är ett papperslöst kontor?
det papperslösa kontoret är ett paraplybegrepp för affärsmetoder som förbättrar arbetsplatsen genom att minska beroendet av papper.
medan det papperslösa kontoret kan användas för att beskriva en arbetsplats där pappersprocesser helt har eliminerats, används det oftare för att beskriva metoder genom vilka företag kan minska kostnaderna och öka effektiviteten genom att göra övergången från traditionella pappersprocesser till digitala processer som hanteras via datorprogram eller tjänster. Dessa scenarier är ofta beroende av enterprise content management (ECM) eller samarbetsprogramvara för att dela, redigera eller på annat sätt hantera företagsdokument som tidigare var pappersbaserade.
fördelar med en papperslös kontorsmetod
i praktiken tar företag vanligtvis ett stegvis tillvägagångssätt för att uppnå ett papperslöst kontor, med fokus på att eliminera papper från ett specifikt arbetsflöde eller affärsprocess. Ett företag kan till exempel digitalisera dokumentgranskningar och godkännanden.
i det här fallet, att skapa en post digitalt och slutföra hela arbetsflödet i ett digitalt format minskar pappers-och utskriftskostnader, eliminerar behovet av att skanna dokumentet till digital form och sparar tid och ansträngning-och eventuellt tillhörande kostnader-för att transportera de fysiska dokumenten till personer som är involverade i arbetsflödet. Minskade kostnader för bortskaffande av papper samt de kvadratmeter som krävs för lagring av register är också vanliga fördelar med den papperslösa metoden.
en annan viktig aspekt av ett papperslöst kontor är att se över pappersprocesser, utnyttja digitala funktioner för att automatisera eller på annat sätt förbättra effektiviteten i samarbete, arbetsflöden och andra affärsprocesser. Genom att se över processer finner företag ofta att de kan ta bort steg i den nya digitaliserade processen, vilket eliminerar bortkastad tid och onödiga steg. I en process för godkännande av resekostnader kan ett företag hitta att vissa människor inte behöver godkänna utgifterna och kan tas ur arbetsflödet.
papperslösa processer kan också utökas utanför företaget, men behovet av att skriva ut/signera/skanna dokument är ett vanligt vägspärr där. E-signaturteknik kan eliminera behovet av en fysisk signatur och hjälpa till att konvertera traditionella pappersprocesser, till exempel kontraktssignering, till digitala processer.
utmaningar för ett papperslöst kontor
ett papperslöst kontor kan också ge några utmaningar. Digitalisering kräver ett centralt arkiv som underlättar lagring och samarbete-vanligtvis ett ECM-system eller en tjänst. Att starta ett papperslöst initiativ kräver att anställda tänker om hur de arbetar, tillsammans med eventuellt att anta ny teknik. För att få maximal nytta kanske ledningen också vill utvärdera om befintliga processer bör ses över för att dra full nytta av digitala funktioner.
VPN-teknik har varit ett vanligt vägspärr för centralisering. Anställda har ofta kringgått digitalisering eftersom det kräver inloggning på en VPN för att få tillgång till centraliserade dokument.
ett papperslöst kontor beskrivs ibland som en helig graal typ av mål, eftersom det representerar ett ideal som yrkesverksamma inom informationsstyrning strävar efter, men i de flesta fall är det inte praktiskt eller till och med önskvärt att ta bort alla pappersprocesser.