Process av arbetskraft planering (med flödesschema)

denna artikel kastar ljus över de fem viktigaste stegen i processen för arbetskraft planering. Stegen är: 1. Organisationsmål och planer 2. Prognos av arbetskraftsbehov 3. Förberedelse av Arbetskraftsinventarier 4. Identifiering av Arbetskraftsgap 5. Handlingsplaner för att överbrygga klyftan.

Steg # 1. Organisatoriska mål och planer:

utgångspunkten för alla aktiviteter i en organisation/företag är dess mål som härrör från olika planer och policyer som ger riktning för framtida åtgärder. Beroende på dessa riktningar utformar olika delsystem i företaget sina egna planer och program. På detta sätt är varje delsystems planer och program kopplade till den huvudsakliga organisationsplanen och policyerna.

ett delsystems bidrag till uppnåendet av organisatoriska mål påverkas negativt om kopplingen inte är korrekt. Detta är sant i fråga om arbetskraft planering också. Därför bör organisationspolitiken identifieras och införlivas i planeringsprocessen.

specifikt är följande frågor relevanta i detta avseende:

(1) ska de identifierade lediga tjänsterna fyllas genom befordran inifrån eller utifrån?

(2) Hur samverkar utvecklings-och utbildningsmålen med målen för arbetskraftsplanering?

(3) Vilka är de begränsningar som uppstår i manpower planning vilka policyer krävs för att hantera dessa begränsningar?

(4) ska de rutinmässiga och tråkiga jobben fortsätta eller elimineras, dvs hur man berikar arbetstagarens jobb?

(5) Vilka är de sätt och medel för att minska storleken på organisationer för att bekämpa den befintliga konkurrensen?

(6) i vilken utsträckning automatisering kan antas vid produktion och annan verksamhet?

(7) Vilka är sätten och medlen för att säkerställa kontinuerlig tillgång till adaptiv och flexibel arbetskraft?

steg # 2. Prognos av arbetskraftsbehov:

den första väsentliga ingrediensen i arbetskraftplanering är prognosen för arbetskraftskrav för mänskliga resurser i en organisation under en tidsperiod.

på ett sätt beror detta krav på organisationernas omfattning under den aktuella tidsperioden. De totala mänskliga kraven har emellertid inte ett fullständigt linjärt förhållande till produktionsvolymen/driften.

detta är på grund av fakta som människa-maskin förhållande och förändring i produktivitet etc. Därför måste alla faktorer som påverkar förhållandet mellan verksamhetsvolym och antal anställda beaktas när man gör en prognos för personalbehovet.

även om detta gör arbetskraftplaneringsproblem ganska svåra men ger ett tydligt svar på den kritiska frågan, hur många människor kommer att krävas i framtiden? Personalavdelningen måste förbereda en prognos för kravet på personalresurser baserat i dessa dokument.

prognoser för mänskliga resursbehov tjänar följande syften:

1. Att kvantifiera det jobb som krävs för att tillverka ett visst antal produkter/varor eller erbjuda en viss mängd tjänster.

2. Att ta reda på vilka personalblandningar som är önskvärda i framtiden.

3. Att bedöma och bestämma lämpliga bemanningsnivåer i olika delar av organisationen för att undvika onödiga kostnader.

4. För att bli av med brist på människor när & där de krävs mest.

5. Att visualisera överensstämmelse med lagkrav när det gäller bokning av jobb etc.

steg # 3. Förberedelse av Arbetskraftsinventarier:

inventering är term som normalt används för räkning av materiella föremål som är nödvändiga för att tillverka en produkt och för att hålla utrustningen och maskinerna i gott skick. På samma sätt kan inventering av mänskliga resurser förberedas.

skillnaden är att human resource inventory inte bara räknar med tillgängliga huvuden utan katalogiserar deras nuvarande och framtida potentialer. Med tanke på det faktum att totala personalresurser för ett företag/organisation klassificeras som ledande och icke – ledande personal.

Skill inventory handlar om icke-ledande personal medan ledningsinventarier är relaterade till ledande personal. En inventering katalogiserar en persons färdigheter, förmågor och potentialer. Eftersom Ledande och icke-ledande personal skiljer sig från varandra behövs Olika typer av information för att förbereda sina lager.

Förvaltningsinventering:

en förvaltningsinventering ger följande information:

1. Personaluppgifter.

2. Arbete historia.

3. Karriärplan.

4. Styrkor och svagheter.

5. Främjande potentialer.

6. Storleken på det företag som hanteras, dvs antal och typer av anställda som hanteras.

7. Budget för företag som förvaltas.

8. Eventuella särskilda prestationer såsom förvärv av ytterligare kvalifikationer, konferenser/seminarier, deltog, papper presenteras / skrivna i tidskrifter.

kompetensinventering:

följande typer av information behövs i kompetensinventeringen:

1. Arbetstagarens biodata.

2. Färdigheter förvärvade i.e. arbetslivserfarenhet, utbildning etc.

3. Särskilda prestationer om några.

4. Potentialen hos den anställde.

informationssystem för mänskliga resurser upprätthåller den information som nämns. Det bör dock ske regelbunden översyn och uppdatering av informationen.

på detta sätt ger human resource inventory information om nuvarande och framtida personal för att vara tillgänglig i organisationen. För lämpliga ledningsåtgärder tillhandahålls grunden genom denna inventering som hjälper till att identifiera det befintliga och framtida gapet i Personal och deras förmågor.

Process för beredning av arbetskraft inventering:

det finns fyra steg som är involverade i processen för beredning av arbetskraft inventering, bestämning av den personal som skall ingå i inventeringen, katalogisering saklig information om individer, systematisk detaljerad bedömning av varje individ och detaljerad analys av de individer som har potential för utveckling.

följande är de olika stegen som vidtas:

(1) det första steget i arbetskraftsinventariet handlar om identifiering av personal vars inventering ska förberedas. Som regel bör dessa personer inkluderas i inventeringen som kommer att finnas tillgängliga i organisationen och som har potential för utveckling för framtida positioner.

således kan personer som innehar vissa ledande befattningar och upp till en viss åldersgrupp inkluderas i arbetskraftsinventariet. Lovande operatörer och handledare, kunna inneha framtida ledande befattningar kan övervägas för att ingå i denna kategori.

(2) efter identifiering av personal som ska ingå i arbetskraftsinventariet samlas detaljerad information om dem in.

informationen kan vara saklig om ålder, utbildning, erfarenhet, hälsotillstånd, pensionsålder, resultat av psykologiska och andra tester, anställningsregister, meritbetyg etc. Vissa organisationer arrangerar korta intervjuer för att fastställa riktigheten av data och även att defektera/avslöja potentiella förmågor hos individer. Alla sådana poster fungerar som katalog över talanger.

(3) det tredje steget innebär bedömning av personal som ingår i inventeringen. Detta kommer att ge information om nuvarande och potentiella talanger för varje individ.

alla individer kan betygsättas på något sätt. Förutom betyg bör ytterligare specifika kommentarer om individer registreras som notering av prisvärt arbete, specifika begränsningar, positioner för vilka individerna är potentiellt kvalificerade och behöver ytterligare utbildning etc.

(4) detaljerad studie kommer att göras av de individer som har stor potential för befordran och placering mot nyckelpositioner i organisationen, efter att ha utvärderat all personal som ingår i arbetskraftsinventariet. En sådan studie kommer att bidra till att specificera kraven på utbildning, typ av utbildningsfrämjande, tidpunkt för marknadsföring och andra relaterade frågor.

steg # 4. Identifiering av Arbetskraftsgap:

skillnaden mellan arbetskraft som krävs vid en viss tidpunkt och den personal som är tillgänglig vid den tiden kallas arbetskraftsgap. Eftersom enbart aggregerad kvantitativ klyfta inte skulle tjäna mycket syfte så bör klyftan mätas med avseende på olika typer av personal. I grund och botten kan detta gap vara av två typer: överskott av mänskliga resurser och brist på mänskliga resurser.

olika handlingsplaner som behövs för att hantera överskott av personalresurser inkluderar frivilligt pensionssystem, permittering, minskad arbetstid etc. i förekommande fall och som tillåts av lagkrav. Brist på mänskliga resurser kan tillgodoses genom att göra tilläggsrekrytering och urval, utveckla personal samt motivera och integrera dem med organisationen.

Steg # 5. Handlingsplaner för att överbrygga klyftan:

olika handlingsplaner utarbetas för att överbrygga personalklyftan. Överskottet eller bristen på mänskliga resurser är normalt på grund av felaktig arbetskraft planering är posten eller på grund av förändringar i organisatoriska planer, såsom avyttring av verksamheten eller stänga vissa företag och på grund av vissa andra skäl, handlingsplaner kan utformas för att beskära sin storlek som diskuterats ovan.