elektroniskt datautbyte (EDI) är dator-till-datorutbyte av affärsdokument och information. I grund och botten är EDI en metod. Det är en uppsättning bästa praxis, standarder, processer och teknik som möjliggör det fria flödet av information mellan olika företag — specifikt olika företag inom en enda försörjningskedja.
till exempel en biltillverkare (t. ex. BMW) köper delar från en mängd olika företag. Det måste sedan distribuera tillverkade bilar till bilhandlare-bara några av dem är under direkt kontroll av BMW. Var och en av dessa inköpsorder och fakturor kan göras manuellt (skriva ut beställningar, manuellt mata in data, e-post eller postfaktura etc.). Eller det kan bara göras elektroniskt och automatiskt med EDI.
men för att automatiskt utbyta information mellan olika företag måste de olika systemen kunna förstå varandra. Det betyder att de måste använda standardiserad formatering och kompatibel teknik. EDI är alla komponenter och processer som krävs för att leverera detta elektroniska och automatiserade resultat.
på Data Interchange har vi spenderat årtionden med att hjälpa företag att implementera EDI-system och är banbrytande nya sätt att optimera moderna EDI-resultat. Här kommer vi att förklara EDI, hur det fungerar, hur det förändras och hur exakt det står för att forma framtiden för supply chain management.
föreslagen läsning: Om du vill lära dig mer om hur EDI kan leverera transformerande affärsresultat, kolla in vår eBook — The Supply Chain centrerad verksamhet.
var kom EDI ifrån?
EDI introducerades först för leveranskedjor tillbaka på 1960-talet, då Ed Guilbert utvecklade en form av elektronisk kommunikation mellan leveranskedjor i US army. Även om det tog fram till början av 90-talet för EDI att hitta en bred integration av försörjningskedjan, EDI var en kritisk underlättare för tidig globalisering. I stället för att förlita sig på långsamma posttjänster möjliggjorde EDI omedelbar fjärrkommunikation i en tid före internet.
idag använder några av de största företagen i världen, inklusive EDI-pionjärer som Walmart, Volkswagen och Scania EDI för att leverera fördelar som:
- lägre driftskostnader
- ökad transaktionssäkerhet
- snabbare, strömlinjeformad kommunikation
- borttagning av manuella processer
- och mer
allt från detaljhandeln till hälso-och bilindustrin har gynnats av EDI. Faktum är att vår egen medgrundare Phillip Friend hjälpte till att utveckla fordonsindustrins första EDI – kommunikationsprotokoll (ODETTE FTP — aka OFTP 2) tillbaka på 1980-talet.
de stora EDI-standarderna
original EDI-implementeringar var helt beroende av handelspartner som delar samma standardformatprogramvara, varav de fyra vanligaste fortfarande är:
- FN / EDIFACT (FN / Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport): allmänt använda internationella standarder som utvecklats av FN 1987.
- ASC X12 (Accredited Standards Committee X12): infördes av American National Standards Institute 1979 och främst används i Nordamerika
- GS1 EDI: en populär modern utveckling av EDIFACT används i många globala försörjningskedjor.
- VDA: en nyare EDI-standard, VDA har upplevt snabb adoption och används ofta inom bilindustrin, särskilt i Tyskland.
en annan vanlig standard är PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online). PEPPOL är en särskilt intressant utveckling eftersom den också innehåller en ”kommunikationsstandard” med samma namn. PEPPOL är populärt i hela Europa-särskilt inom den offentliga sektorn. I Storbritannien har NHS använt PEPPOL sedan 2019.
kommunikationsstandarder vs meddelandestandarder
kommunikationsstandarder är metoden för överföring av information — ofta även kallade protokoll. Meddelandestandarder (eller bara standarder) är hur den informationen formateras och presenteras inom ramen för protokollet. EDIFACT, X12 och GS1 är alla exempel på meddelandestandarder.
de vanligaste kommunikationsstandarderna (protokoll) är OFTP och AS2, som båda har utvecklats specifikt för EDI. Men repurposed protokoll är också vanliga. Till exempel HTTP och FTP. PEPPOL är specialbyggd för EDI och har både en meddelande-och kommunikationsstandardkomponent.
olika typer av EDI
till att börja med var EDI-processen något av en one-stop-shop, dominerad av vad vi nu vet som ’point-to-point EDI’ eller ’Direct EDI’. Punkt-till-punkt EDI skapar en direkt kommunikationslinje genom två företag som använder överenskomna protokoll som AS2 (som antagits av Walmart), OFTP eller SFTP.
tyvärr lämnar inkompatibla protokoll och behovet av att hålla jämna steg med hundratals leverantörer som använder en rad standarder fortfarande många företag som kämpar för att hantera integrationer. Sedan tillkomsten av internet har EDI utvecklats. De två alternativen till direct EDI är:
- EDI via VAN: detta distribuerar ett värdmoln för att underlätta utbyte av information. I stället för att behöva upprätta och upprätthålla en direkt koppling mellan alla supply chain-partners, upprätthåller alla helt enkelt en anslutning till skåpbilen. Detta förenklar hanteringen, och Van-leverantörer kan hjälpa till att stödja ett brett utbud av protokoll och standarder.
- WebEDI: detta fungerar ofta tillsammans med en skåpbil, men definieras specifikt av EDI-inmatningsformulär som presenteras som enkla HTTP-sidor. Detta gör det lättare för mindre leverantörer utan EDI-system att samarbeta med större företag som kräver EDI-standardkommunikation.
den globala komplexiteten i leveranskedjan och de nuvarande riskerna i leveranskedjan löses dock inte helt av nuvarande EDI-lösningar. Inte överraskande har detta lämnat EDI-format på kurs för att växla igen. Frågan är, hur exakt ser dessa förändringar ut, och varför är de nödvändiga?
föreslagen läsning: olika typer av EDI jämfört
Varför behöver EDI ändras?
EDI har gjort en enorm skillnad för optimering och synlighet över globala försörjningskedjor — till och med till stor del tar bort manuella processer från kommunikation långt före internet. Det skulle emellertid vara omöjligt att tala om legacy EDI utan att nämna att det i många avseenden aldrig lyckades leva upp till sina egna förväntningar.
detta är knappast en överraskning från en metod som var, låt oss möta det, långt före sin tid. Som sagt, eftersom mer tryck läggs på försörjningskedjans elasticitet och synlighet, riskerar inneboende problem med EDI återigen att komma i vägen. Framför allt, just nu, företag som vill EDI för första gången befinner sig mot betydande EDI — implementeringsfrågor-långsamma och komplexa processer (särskilt där partner inte har någon tidigare EDI-erfarenhet) som i stor utsträckning förhindrar den flexibilitet som EDI syftar till att tillhandahålla.
även när system är igång, företag befinner sig ständigt snubbla över ytterligare EDI komplikationer, inklusive:
- inkompatibla protokoll och EDI-standarder som kan vara svåra eller helt omöjliga att navigera över partnersystem.
- Siloed och skadad information på baksidan av det pågående behovet av manuella go-betweens, vilket i slutändan minskar effektiviteten.
- spirande kostnader som företag kämpar för att genomföra EDI som fortfarande kräver utbildning, digitalisering av data och distributionskedjan bred utrullning.
naturligtvis är dessa utmaningar inget nytt. Men när affärsinfrastrukturen förändras är företagen mycket mer benägna att förvänta sig enkla gränssnitt och lättillgängliga molnbaserade verktyg. Tillsammans bidrar detta till att 41% av företagen fortfarande rapporterar att de inte har några EDI-lösningar alls. Att hitta enkla svar är viktigt för att utöka värdet EDI kan ge för att lugna volatiliteten i försörjningskedjan.
framtiden för EDI
hur exakt ser EDI ut att förändras? Svaret kommer i form av en metod som vi kallar EDI-as-a-Service. Denna utvidgning av hybridimplementeringar (som för närvarande används i de allra flesta fall) samlar hanterade tjänster och molnbaserade lösningar för att säkerställa att företag äntligen kan ge de resultat som moderna försörjningskedjor behöver. Specifikt tillåter denna 21-talets EDI-översyn företag att njuta av anmärkningsvärda och välbehövliga fördelar, inklusive:
- förenklad onboarding med hjälp av molnbaserade självbetjäningsverktyg som möjliggör boende av olika standarder och protokoll, samt säkerställer att även handelspartner med liten eller ingen EDI-erfarenhet kan hållas i slingan.
- komplett boende av EDI-standarder och protokoll, med både automatiserad och serviceledd EDI-kartläggning.
- enkel att använda instrumentpaneler som gör det möjligt för vem som helst att engagera sig med en EDI-system och leveranskedjan, och kraftigt förbättra synlighet och kontroll över det systemet från en enda källa-of-sanning utsiktspunkt.
- borttagning av mänskliga fel tack vare automatisering implementerad tillsammans med övervakning som upptäcker fel och avbrott vid varje given tidpunkt.
- förutsägbara kostnader med långsiktiga serviceledda lösningar som utnyttjar molnbaserade verktyg tillsammans med anpassade erbjudanden för att förenkla kostnaderna och därmed öka vinstmarginalerna.
låt oss inte glömma att EDI i slutändan handlar om att förenkla kommunikation i leveranskedjan, och det är vad EDI-as-a-Service i slutändan erbjuder. Genom att öka kontrollen och förbättra planeringen blir det möjligt att gå längre än att försöka behålla din EDI-lösning och använda den för att driva förbättringar i din organisation.
strategiska partners kan hjälpa
den skräddarsydda, serviceledda metoden för EDI-as-a-Service är den vändpunkt som leveranskedjor och leverantörsrelationshantering behöver. Dessa fördelar är dock inte möjliga om du inte hittar en strategisk partner med den senaste branschkunskapen och kapaciteten som krävs för att få dem till din dörr.
vid datautbyte har vi varit i framkant av äldre EDI och är nu banbrytande för ett bättre tillvägagångssätt för EDI i det 21: a århundradet. Med över 100 EDI-experter som arbetar inom vårt ständigt växande nätverk kan vi förbise varje steg i din leveranskedjeresa och möta behoven hos dig och dina leveranspartners på sätt som är utom räckhåll med begränsad intern kapacitet. Om du vill veta mer, kolla in vår eBook eller kontakta oss för en no-skyldighet chatt för att se hur vi kan förenkla din EDI idag, i morgon, och därefter.