om ditt lilla företag är införlivat bör du hålla en företagsminutbok. Många företagare är dock inte medvetna om vad en företagsminutbok är eller vad den ska innehålla.
Vad är en företagsminutbok?
en företagsminutbok är ett bindemedel fyllt med ditt företags dokument och register. Som sådan fungerar det som den primära posten för ditt företags verksamhet.
din företagsminutbok bör innehålla ditt företags:
- bolagsordning
- Protokoll från sammanträden
- beslut av styrelseledamöter och befattningshavare
- meddelanden och registreringar inlagda i registret
- styrelseledamöter
- Officersregister
- Aktieägarregister
- aktiecertifikat
- Aktieöverföringar och andra dokument som är relevanta för företagets transaktioner
om du har ett aktieägaravtal måste du också inkludera detta.
medan din företagsminutbok är tillgänglig för dig att hänvisa till efter behov, är den också föremål för statlig granskning.
varför hålla en företagsminutbok?
lagstiftning
BC Business Corporations Act kräver att du behåller de företagsregister som anges ovan, bland andra. Om du inte behåller dessa register och har dem tillgängliga för visning, kan du dömas för ett brott enligt lagen och böter upp till $5,000.
Investeringsförfrågningar
din företagsminutbok visar att ditt företag är giltigt och korrekt strukturerat. Det ger också ett register över alla nuvarande och tidigare aktieägare och den ersättning som gavs för sina aktier. Med tanke på detta borde det inte bli någon överraskning att de flesta investerare vill granska en företagsminutbok innan de lägger in några pengar i ett företag.
banklån
din företagsstruktur kommer också att vara viktig för bankerna om du letar efter ett företagslån. De vill specifikt undersöka dina artiklar eller aktieägaravtal för att bekräfta vilka av företagets styrelseledamöter och tjänstemän som får låna pengar.
att sälja ditt företag
att sälja ett företag är en komplex process och köpare förväntar sig att granska ditt företags register. Under köparens due diligence-process måste du visa företagets transaktioner från bolagsstället till försäljningsstället. Det bästa sättet att tillhandahålla denna information är genom din företagsminutbok.
Governmental review
det finns ett antal myndigheter som kan begära tillgång till din företagsminutbok också. Till exempel kan Canada Revenue Agency granska ägarfördelningen i ditt företag eller listan över styrelseledamöter som är ansvariga för att betala företagets skatter. Alla statliga förfrågningar om tillgång till din företagsminutbok måste accepteras.
överföring av äganderätt
överföring av ägande till en annan aktieägare kan inte slutföras utan din företagsminutbok eftersom du måste visa att du har äganderätt till aktierna för att överföra dem.
vissa företagare tror att de kan vänta tills de behöver en företagsminutbok för att skapa en. Även om det är möjligt för vissa människor att dra av det, är det kostsamt och tidskrävande att göra det. Det finns också alltid risken att inte kunna få de nödvändiga materialen i tid, vilket leder till potentiellt katastrofala konsekvenser för ditt företag. Det är därför vi föreslår att du håller din företagsminutbok uppdaterad från början.
har du svårt att ställa in eller underhålla din företagsminutbok? En småföretagsadvokat kan hjälpa dig. Kontakta oss idag för att boka ett möte med en av våra experter på småföretag.