som småföretagare kan det inte vara din favorituppgift att spåra ditt lager och beställa leveranser och säljbara varor, men det är verkligen viktigt för ditt företags framgång. Inköpsorder är avgörande för en välskött inköpsprocess, även om många affärsmän och kvinnor inte förstår vad de faktiskt är eller hur man använder dem för ekonomisk framgång.
i den här artikeln kommer vi att täcka:
-
vad en inköpsorder är
-
vad du behöver inkludera i en inköpsorder
-
skillnaden mellan en inköpsorder och en faktura
Vad är en inköpsorder
en inköpsorder (PO) är ett juridiskt bindande dokument som skapats av en köpare och presenteras för en säljare. Ungefär som din” varukorg ” på en e-handelsplats, en inköpsorder är i huvudsak en lista över vad du vill köpa. Det lägger ut orderinformationen, inklusive kvantitet och typer av produkter som köparen behöver, samt betalningsvillkor och leveransinformation.
skillnaden mellan en inköpsrekvisition och en inköpsorder är att den senare fungerar som ett avtal mellan köparen och säljaren. Genom att skicka in en beställning förbinder sig köparen att köpa varor eller tjänster för det överenskomna beloppet. Eftersom beställningen är fylld innan köparen får sin faktura, ger en inköpsorder säljaren försäkring mot utebliven betalning.
Hur fungerar en inköpsorder?
inköpsorder används vanligtvis av småföretag som beställer varor i stora mängder. Till exempel kan en djuraffär behöva köpa flera typer av hundmat från en leverantör och beställa många påsar av varje typ av mat. Här är inköpsorderprocessen som djuraffärsägaren skulle använda för att få de varor de behöver:
-
butiksägaren skapar en inköpsorder som anger exakt vad de behöver från leverantören.
-
om leverantören har inventeringen för att fylla beställningen accepterar de inköpsordern, uppfyller den och levererar artiklarna på det överenskomna förfallodagen.
-
leverantören skickar sedan en faktura eller försäljningsfaktura för de köpta artiklarna.
-
köparen betalar för föremålet och försäljningen behandlas via säljarens POS-system.
köpare kan också skapa specialbeställningar för särskilt stora leveranser eller återkommande inköp. En stående inköpsorder gör det möjligt för en köpare att köpa samma produkter många gånger med samma PO-nummer.
en filt inköpsorder är ett avtal mellan båda parter för flera leveranser under en viss period, till ett fast pris. Blanket order används vanligtvis mellan företag med en stark relation och ibland kommer med rabatter eller andra incitament.
skillnaden mellan en inköpsorder och en faktura
eftersom inköpsorder och fakturor båda är juridiskt bindande dokument som utbyts mellan säljare och köpare är det inte förvånande att de ofta blandas ihop. De två är också anslutna eftersom en inköpsorder ofta används för att skapa en faktura, som referens för de inköpta varorna och deras priser. Varje dokument används dock vid en annan punkt i köpprocessen och används ofta också av olika personer.
här är några skillnader mellan inköpsorder och fakturor:
inköpsorder
-
skapad av köparen
-
skapad före köp
-
lägger ut varor som behövs
-
inkluderar föreslagna betalningsuppgifter
Faktura
-
skapad av säljaren
-
skapad efter köp
-
bekräftar levererade varor
-
kräver betalning på ett visst datum
när du ska använda en inköpsorder vs. en faktura
en inköpsorder används av en köpare för att göra en beställning och utfärdas före leverans.
en faktura utfärdas av en säljare med faktureringsprogramvara efter att en beställning har levererats. Det definierar det belopp köparen är skyldig för de inköpta varorna och det datum då köparen måste betala.
börja fakturering gratis
hur man skapar en inköpsorder
företagare kan hitta online-programvara för att skapa inköpsorder men du kan också använda ett enkelt Word-eller Excel-dokument för att skapa egna beställningsformulär istället.
här är vad du behöver inkludera:
-
Utgivningsdatum
-
produkter som behövs och mängden av varje produkt
-
produktinformation inklusive SKU-nummer, modellnummer och varumärken
-
pris för varje produkt per enhet
-
leveransdatum
-
PO-nummer
-
företagsinformation inklusive leverans-och faktureringsadress, företagsnamn och kontaktinformation
-
betalningsvillkor, till exempel ”betald vid leverans” eller specifika betalningsdagsalternativ
Vad gör en Inköpsorder Ser Ut?
inköpsorder ser också mycket ut som fakturor-högst upp har du kontaktinformation och detaljer för varje företag, plus PO-nummer och datum. Nedan är informationen i allmänhet en tabell med produkter, kvantiteter, detaljer och priser i separata kolumner. Längst ner i inköpsordern placerar du det totala orderbeloppet, det totala priset och andra beställnings-eller betalningsvillkor tillsammans med en auktoriserad signatur.
fördelar med att använda inköpsorder
för köparen är inköpsorder användbara för att spåra lager och köphistorik. Dessutom kan köparen beställa varor i förväg utan att behöva betala direkt. På samma sätt för säljaren hjälper inköpsorder att spåra lager, återkommande order och mer. Bäst av allt, denna dokumentation förbinder köparen att betala när beställningen är uppfylld, vilket ger säljaren sinnesfrid och rättssäkerhet.
haft den här artikeln? Kolla in fler tips och guider för ditt företag:
-
en introduktion till sociala medier för småföretagare
-
9 bästa Affärsanalysverktyg för att spåra prestanda
-
beräkning av risken för egenföretagande på heltid