om du integrerar ditt företag har du förmodligen stött på termen minutbok. Men vad exakt är en minut bok, och varför behöver du en? Vi är här för att svara på alla frågor du kan ha om minutböcker och inkorporeringsdokument.
innehåll
Vad är en inkorporering?
när du införlivar ditt företag blir det en separat juridisk person som har liknande rättigheter som person när det gäller ansvar och skydd av tillgångar. Du måste bestämma om du vill införliva federalt eller provinsiellt, beroende på var du tänker bedriva ditt företag. Då måste bolagsordningen skrivas upp och aktieägarna i bolaget heter. När ditt företag är införlivat kommer begränsat ansvar att gälla, vilket innebär att företagets tillgångar kommer att vara helt åtskilda från ägarna och investerarna.
vilka är fördelarna med att starta ett företag?
till skillnad från en enskild firma eller partnerskapsstruktur är den största fördelen med att integrera ditt företag att det blir separat från dig som individ. Detta innebär att företagets ägare inte kan hållas juridiskt ansvarig för någon av de skulder som ditt företag kan ådra sig i samband med verksamheten. Men om du gjorde personliga garantier för att få finansiering för ditt företag, kan dina personliga tillgångar beslagtas om du inte kan betala tillbaka dina skulder. Begränsat ansvar kan göra det möjligt för företag att göra mer riskfyllda affärsrörelser eftersom aktieägarna är skyddade.
en annan fördel med att integrera ditt företag är att det gör det lättare att överföra ägande än om du har en enskild firma eller partnerskap. Ett aktiebolag kommer också att ha en lägre skattesats och mildare skatterestriktioner.
Vad är en minutbok?
en företagsminutbok är i huvudsak en samling av alla viktiga företagsrekord, inklusive bolagsordningen, som företagets aktieägare och borgenärer kan få tillgång till. En minutbok kan vara ett fysiskt bindemedel som innehåller alla nödvändiga dokument, eller ditt företag kan välja att behålla sin företagsminutbok online för enkel delning.
vad innehåller en företagsminutbok?
ett företag är skyldigt att föra register som ska ses av aktieägare och borgenärer på begäran. De nödvändiga dokumenten inkluderar:
- ändringsartiklar
- stadgar och ändringar
- enhälliga aktieägaravtal
- Protokoll från möten och aktieägarbeslut
- anmälningar
- en aktiebok med aktieägarnamn och adresser och uppgifter om de aktier som innehas
- ett värdepappersregister
det låter som mycket, men när du integrerar ditt företag med ownr, kommer vi att tillhandahålla alla företagsbildningsdokument du behöver. Dessa inkluderar:
- första styrelseledamöternas beslut
- direktörens samtycke(ar)
- första aktieägarnas beslut
- kallelse(Ar) till emission
- teckning av aktier
- Värdepappersregister
- styrelseledamöternas Register
- tjänstemän registrera
- aktieägare ledger
- stadgar
om du behöver svar på frågor om de specifika dokument som Ownr tillhandahåller kan du ringa, maila eller använda vår Onlinechattfunktion för att komma i kontakt.
vilka är fördelarna med att hålla en minut bok?
att hålla en uppdaterad corporate minut bok gör att du kan hålla reda på alla dina viktiga företagsdokument på en plats. Detta kommer också att göra det enkelt för dig att ge dina poster till aktieägare, borgenärer eller potentiella köpare om du väljer att sälja ditt företag.
hur du håller din minutbok uppdaterad
inte bara är företag som krävs provinsiellt och federalt för att upprätthålla vissa register, men de är också skyldiga enligt lag att hålla dem uppdaterade. När ett företag ingår, oavsett hur stort eller litet det är, måste ett årligt aktieägarmöte hållas och dokumenteras i företagets minutbok. Underlåtenhet att hålla ett årsmöte eller att följa lagar om företagsregistrering kan leda till konsekvenser, inklusive statliga påföljder, skattefrågor och störningar i företagets dagliga verksamhet.
många företag väljer att få en advokat att ta hand om sin företagsminutbok, se till att alla dokument uppdateras och i enlighet med lagen. Men om du vill behålla din egen minutbok finns det några enkla organiseringstips som kan hjälpa dig. För att organisera ditt företags minutbok och hålla den uppdaterad kan du separera din minutbok i fyra olika avsnitt. Dessa är:
- bolagsordning (och eventuella senare ändringar)
- stadgar (och eventuella senare ändringar)
- styrelse
- Protokoll från ett möte om grundläggande företagsverksamhet
- undertecknade Protokoll från alla möten
- skriftliga medgivanden om godkännande av åtgärder mellan styrelsemöten
- Stockholmare (och åtgärder utförda av erforderlig majoritet)
du kan också välja att inkludera en lista över tjänstemän och styrelseledamöter, skatteinformation och andra relevanta Företagsregister.
vad mer behöver du för ditt företag?
förutom att hålla din företagsminutbok uppdaterad finns det vissa andra företagsförpliktelser som du måste följa för att hålla dig i gott skick med regeringen efter att du har införlivat ditt företag.
utnämning av revisorer
vid varje årsstämma måste en revisor utses för att granska ditt företags ekonomi. Detta hjälper till att upprätthålla tillförlitligheten i dina finansiella dokument och skyddar och informerar aktieägarna om företagets ekonomiska ställning. Om ditt företag inte distribuerar kan aktieägarna rösta för att inte utse en revisor.
förbereda finansiella rapporter
ditt företags finansiella rapporter måste överensstämma med redovisningsprinciper enligt Chartered Professional Accountants of Canada (CPA).
Delningsredovisning
finansiella rapporter måste lämnas till aktieägarna minst 21 dagar före bolagets årsmöte.
lämna in en årlig avkastning
så länge ditt företag är aktivt måste du lämna in en årlig avkastning med företag Kanada. Detta är separat från ditt företags skattedeklarationer som lämnats in via Canada Revenue Agency. Din retur måste undertecknas av en person som är auktoriserad av styrelsen med relevant kunskap om företaget. Denna avkastning är nödvändig för att företag Kanada ska se till att ditt företag överensstämmer med CBCA-kraven. Avkastningen måste lämnas in inom 60 dagar från det datum då företaget skapades. Detta datum kommer att listas på ditt intyg om införlivande. Underlåtenhet att lämna in din avkastning i tid kommer att leda till att ditt företag inte kan få ett intyg om överensstämmelse.
* detta gäller endast ett federalt företag, så se till att du kontrollerar kraven för ett provinsiellt företag beroende på var du befinner dig.
lämna in en ändring av registrerad adress
din Kontorsadress måste hållas uppdaterad eftersom det är den officiella adressen för kommunikation som ska skickas till ditt företag. Företag Kanada kräver att du informerar dem inom 15 dagar efter en ändring av säte adress. Du kan ändra din adress inom dess ursprungliga provins eller territorium online, men du måste lämna in artiklar i ändringen om du väljer att flytta ditt kontor till en annan provins eller territorium än den som anges i dina bolagsordning.
* detta gäller endast ett federalt företag, så se till att du kontrollerar kraven för ett provinsiellt företag beroende på var du befinner dig.
arkivering förändring i styrelseledamöter
företag Kanada kräver företag att informera dem inom 15 dagar när nya styrelseledamöter väljs, eller individer upphör att vara styrelseledamöter. Eventuella ändringar i adressen till dina styrelseledamöter måste också skickas till företag Kanada inom 15 dagar. Den här adressen kan vara bostads-eller företagsadress. Dina nuvarande styrelseledamöter (och deras kontaktuppgifter) bör också regelbundet vara tillgängliga för personer som överväger att bli intressenter i ditt företag.
det är också värt att notera att om antalet styrelseledamöter i ditt företag ändras måste du ändra dina artiklar (och betala ansökningsavgiften) för att återspegla ändringen. Minst 25% av ditt företags styrelseledamöter måste vara bosatta kanadensare.
* detta gäller endast ett federalt företag, så se till att du kontrollerar kraven för ett provinsiellt företag beroende på var du befinner dig.
ändra artiklar
alla ändringar i din officiella bolagsordning måste hållas tillsammans med resten av din företagsminutbok. Dessa förändringar kan inkludera:
- ändring av företagsnamn
- ändring av verksamhetsställe
- ändring av antalet styrelseledamöter
- ändring av begränsningar för aktieöverföringar
- ändring av affärsrestriktioner som bolaget kan bedriva
- skapande eller borttagande av aktieslag
- ändring av aktieslag av aktier
- öka eller minska kapitalet (om det anges i bolagsordningen)
- ändring av andra bestämmelser i artiklarna
det kan verka lite överväldigande när du först startar ditt nya företag, men det är viktigt att komma ihåg att det inte finns någon risk för tidigare kan du få din minutbok i ordning, desto lättare blir det att behålla det (och hålla ditt företag i gott skick) när tiden går.