idag behöver varje företag ett telefonsystem för att få kontakt med sina kunder. Ja, det finns flera kanaler som tjänar samma syfte (livechatt, sociala medier, e-post etc.). Telefoner står dock fortfarande för 61% av alla supportinteraktioner.
ett kontorstelefonsystem kan göra kontakten med dina kunder enklare och samtidigt minska driftskostnaderna, förbättra säkerheten och produktiviteten. Och det handlar inte bara om att kommunicera med kunder. Ett kontorstelefonsystem underlättar också kommunikation mellan team, prestandaanalys och strategigranskning.
under de senaste åren har kontorstelefonsystem genomgått en stor omvandling. Moderna kontorstelefonsystem som VoIP utnyttjar internet för att ringa och ta emot samtal, sänka kostnaderna med så mycket som 75%, är mycket skalbara och är lätta att underhålla.
så, hur vet du vilken business office telefonsystem är bra för ditt företag? Vilka är fördelarna med varje telefonsystem? I den här artikeln kommer vi att diskutera exakt det. Nu sätter vi igång.
Vad är ett Office Phone System?
ett kontorstelefonsystem är ett nätverk av hårdvaru-eller mjukvarubaserade telefoner som tillåter komplexa telefonfunktioner i en affärsmiljö med internetprotokoll och traditionella telefonlinjer.
moderna kontorstelefonsystem gör att du kan ansluta till dina kunder över hela världen till en nominell kostnad. Dessutom kan du hålla kontakten med dem dygnet runt, tack vare mobilappen för telefonsystemleverantörer.
typer av Kontorstelefonsystem
det finns tre primära typer av kontorstelefonsystem.
1) Legacy Public Switched Phone Network (PSTN)
även känd som fasta telefoner, PSTN har varit i bruk sedan slutet av 1800-talet. den använder underjordiska koppartrådar för att ansluta telefonsamtal. När du använder PSTN måste du installera telefonlinjer över ditt kontor.
även om de används allmänt globalt, är PSTN-system inte en bra passform för företag. Du måste ha en separat rad för varje anställd. Och förutom de höga samtalskostnaderna måste du spendera hundratals dollar på underhåll varje år.
2) PBX telefonsystem
PBX (Private Branch Exchange) system är ett privat telefonnät som gör det möjligt för företag att driva ett internt telefonsystem och använda färre telefonlinjer. Det låter dig Växla samtal mellan användare på lokala linjer, vilket gör det möjligt för alla dina anställda att dela ett visst antal externa telefonlinjer.
PBX – kontorstelefonsystemen är baserade på två komponenter-telefonapparaten och PBX. Telefonapparaten är ansluten till PBX för att slutföra nätverket. Dessutom har kontorstelefonsystemet några inneboende funktioner som samtalsöverföring, samtal, anpassade hälsningar etc.
PBX tillåter i sin tur nätverket att kommunicera i grupper med konferenssamtal, ringa videosamtal, arbeta med fax och skrivare utan att använda dem manuellt.
3) VoIP-telefonsystem
VoIP-programvara (Voice over Internet Protocol) är ett kontorstelefonsystem som låter dig ringa och ta emot affärssamtal via internet. Det kräver ingen hårdvara eller specialutrustning för att möjliggöra affärskommunikation. Allt du behöver är internet och en enhet (smartphone, bärbar dator, skrivbord eller softphone).
det finns en uttömmande lista över funktioner som inkluderar samtalshantering, samtalsövervakning, vidarekoppling av samtal, Anpassad röstbrevlåda, röst till e-post och många sådana funktioner som gör att VoIP kan omsluta en multifunktionsroll.
en av de extra funktionerna i VoIP office-telefonsystem är att du kan välja vilket telefonnummer du vill. Du kan också ta så många nummer som du behöver utan att göra några investeringar.
du kan spela in samtal, övervaka dem i realtid och till och med pråm däremellan om du känner att agenten inte kan hantera kunden effektivt.
Obs: VoIP ger maximal nytta jämfört med PSTN och PBX telefonsystem.
Vad Gör VoIP Office Phone System Bättre Än Andra Office Phone System?
1-kostnadseffektiv
som diskuterats ovan använder VoIP ett enda röst-och datanätverk för att leverera rösttjänster och eliminerar kretskopplade nätverk för att minska kostnaden. Som ett resultat blir det också billigare att ringa fjärrsamtal när du använder en VoIP-leverantör.
oavsett om du letar efter ett litet kontorstelefonsystem eller en företagsklass, finns det en lösning för dig i din budget.
2-vidarekoppling
VoIP Office phone systems låter dig vidarebefordra samtal till valfritt nummer. Det kan vara dina kollegors förlängning, ditt personnummer eller ett annat nummer du väljer. Den som ringer ser dock bara numret de har ringt och kommer inte ens att meddelas att samtalet vidarebefordras.
3-Call analytics
Tracking key calling metrics som samtalslängd, antalet inkommande samtal, utgående samtal, kundnöjdhetsnivåer och mer gör att du bättre kan förstå din agents prestanda och hitta förbättringsmöjligheter. Call analytics ger dig en djupgående förståelse för din verksamhet, så att du kan förbättra dina tjänster över tid.
4-röstbrevlåda
röstmeddelanden tillåter kunder att lämna ett meddelande när du inte är tillgänglig för att välja samtal. Ledande VoIP kontor telefonsystem som CallHippo skicka röstmeddelanden direkt till din e-post, så att du kan lyssna på dina kunder när du vill. Detta i sin tur gör att du kan lösa sina problem och komma tillbaka till dem så snart du är tillgänglig.
5 – VoIP integreras enkelt med andra affärssystem
genom att integrera ditt VoIP-system med andra affärsverktyg kan du automatisera tråkiga processer och utrusta dina agenter med all nödvändig information de behöver för att göra sitt jobb effektivt.
6-bättre kundengagemang
dagens marknad är mycket kundcentrerad i sitt tillvägagångssätt, och om du inte öppnar flera kommunikationskanaler för kunder kommer de att gå mot dina affärsrivaler. Att ha ett separat Andra telefonnummer för din organisation är det bästa sättet att driva upp kundinteraktion eftersom det gör det möjligt för dem att nå supportpersonal och representanter när som helst på dagen.
så, om ditt företag vill hoppa upp till toppen av kundnöjdhet ranking diagram, välja en pålitlig tjänsteleverantör för att få den bästa VoIP office phone system tidigast!
7-professionell bild
Kontors telefonnummer är en viktig plattform för att ge din organisation en professionell bild och förbättra företagets rykte positivt. Du kan spela in anpassade hälsningsmeddelanden för uppringare. Det är också möjligt att spela musik eller röstmeddelanden för kunder medan de väntar på att delta i supportteammedlemmar.
automatiserade röstsvarssystem eliminerar behovet av dygnet runt receptionister och gör kundkommunikationen mer smidig, flexibel och lyhörd. Som ett resultat förändrar företagets telefonnummer hur kunderna uppfattar din organisation och skapar ett robust företags rykte för ditt företag.
8-ökad rörlighet
rörlighet är namnet på spelet i denna nuvarande digitala eran, och VoIP kontor telefonsystem är det snabbaste mediet för att förbättra kundernas tillgänglighet genom att främja affärskommunikation på resande fot! Kontors telefonnummer som drivs med VoIP-teknik är ett användbart verktyg för företag som har fjärrarbetare och arbetar från flera platser över hela världen.
virtuella telefonnummer gör det också möjligt för teammedlemmar att förbli anslutna till externa partners och chefer oavsett geografisk plats – allt som krävs är en höghastighetsinternetanslutning för att anställda ska vara tillgängliga.
9 – Samtalsövervakning
dessa funktioner är mycket användbara när du utbildar anställda eller övervakar dem.
det finns fyra huvudsakliga sätt på vilka systemet hel=
- övervakning: Det låter dig lyssna på en telefonsamtal. Ingen av parterna på samtalet kan höra dig. Den här funktionen är användbar för att hålla vaksamhet över samtalskvaliteten.
- Whispering: chefer kan kräva viss vägledning vid hantering av vissa kunder. Den här funktionen hjälper dig att prata med organisationens interna medlemmar utan att låta kunden veta vem som talar eller vad personen talar.
- Barging: Med den här funktionen kan du ange ett pågående samtal som låter båda parter höra dig. Detta liknar konferenssamtal, men det kan initieras när som helst. Anta till exempel att en konversation pågår mellan en anställd och en klient; du kan övervaka och hoppa in för att kasta in förslag när du vill.
- inspelning: inspelning är också möjlig genom ett enkelt tryck på en knapp. Denna inspelning kan lagras som en ljudfil och hämtas senare för utbildning eller juridiska ändamål.
vilka funktioner ska du leta efter i ett Kontorstelefonsystem?
att välja ett kontorstelefonsystem med alla viktiga funktioner du behöver hjälper dig att få ut det mesta av din investering.
1-Samtalsöverföring
vill du överföra ditt samtal när du inte kan nås eller är upptagen? CallHippo erbjuder två typer av samtalsöverföringsfunktioner: kallt och varmt.
en kall överföring är när du överför samtalet till kontakt utan att prata med den nya kontakten. Med det här alternativet kan anslutningen du väljer välja att acceptera eller avvisa begäran. När samtalet är mottaget kommer det att släppas i slutet.
en varm överföring är när du pratar med den nya kontakten innan samtalet överförs. Du kan också gå med och göra det till ett 3-vägs samtal.
2-samtalsinspelning
det finns bara ett litet antal VoIP-telefonsystem som erbjuder samtalsinspelning. Ljudet lagras i molnet, och du kan hämta informationen när som helst när det passar dig.
här är några stora fördelar med samtalsinspelning för ditt företag:
- förbättra agentens prestanda: Genom att övervaka samtal kan du ge feedback till agenter om att göra och inte göra kundtjänsthantering och hjälpa dem att förbättra sig över tiden.
- spåra framsteg och förbättring: att jämföra hur ditt team pratar med dina kunder nu med hur de brukade för en tid sedan är en bra ide. Det ger dig en uppfattning om huruvida någon förbättring uppnås eller inte.
- omfattning av R &D: Molntelefonsystem som CallHippo låter dig dela dina samtalsinspelningar inom din organisation. Genom att dela samtalen med din r&D-avdelning kan du få en bättre uppfattning om hur kunder använder din produkt, vilka problem de står inför och så vidare. Sådan information resulterar i förbättringar av dina produkter och tjänster.
- undvik onödiga problem: det händer ofta att missnöjda kunder väcker tvister mot ett företag som sedan involverar lagsviter och saker blir röriga. Att ha en samtalsrekorddatabas ger dig alltså hävstång mot sådana problem och löser dem utan irritation av att involvera några advokater. Dessutom hålls en sådan samtalsdatabas automatiskt av ett molnbaserat telefonsystem och hjälper dig att följa tekniska, juridiska och servicenivåriktlinjer.
3- samtalskonferenser
att bedriva verksamhet är inte en promenad i parken. Ofta behöver du anställa en eller flera personer från ditt team för att få jobbet gjort. I sådana fall behöver du enhetlig kommunikation som erbjuder samtalskonferenser.
även ett litet kontorstelefonsystem har en samtalskonferensfunktion som låter dig slå samman människor även om de inte är på samma kontor. De kan ta emot samtal från var som helst i världen så länge de har Kontors telefonnummer. Dessutom hjälper samtalsöverföring människor att
4-Samtalsköning
om du har mer arbete i handen än du kan hantera kan en samtalskö spara din bacon. Uppringare behöver inte höra engagerande pip medan de väntar. Istället kommer de att placeras i en linje. Du kan också sätta ett automatiskt meddelande som berättar om dina produkter, tjänster, rabatter och andra erbjudanden så att chanserna att hänga upp samtal minskar.
Samtalskön minskar attritionsförhållandet eftersom det berättar för den som ringer den exakta tiden för svaret och hindrar dem från att hänga upp.
Vi erbjuder call queuing i brons och över planer. För prissättning, kolla här.
5 – Samtalspruta
Samtalshanterare kan använda samtalspruta för att mäta prestandan för de uppringande agenterna. Om de upptäcker att en agent står inför några problem medan samtala med kunden, de kan hjälpa dem och hantera situationen. När de ser att en kund inte kan lösa någon fråga kan de ingripa och rädda huden. Därför hjälper det att kväva problemet i knoppen.
Barging är en affärstelefonfunktion där chefer kan lyssna på livesamtal i realtid. Det hjälper dig att förstå dina kunder och erbjuda värde till dem på ett bättre sätt. CallHippo erbjuder samtalsprutfunktioner i silver och över planer.
6-IVR
det är omöjligt att alltid ha en mänsklig receptionist för att svara på samtal. Förutom, med teknikrevolutionen, företag som du använder auto skötare för att hantera inkommande samtal.
den här funktionen hälsar kunder på flera språk och ställer frågor som vad de behöver. Det leder dem också att utföra en viss åtgärd som tar dem i önskad riktning.
CallHippo erbjuder flerspråkig IVR för att hjälpa dig att hjälpa dina kunder. Du kan välja önskat språk från listan direkt i ditt konto.
bra att ha office telefonsystem funktioner:
- meddelanden (hälsningar)
- auto-attendant
- upptagen lampstatus
- vidarekoppling av samtal
- Samtalsparkering
- samtalsinspelning
- samtalskonferenser
- direkt inåt uppringning (gjorde)
- håll musik
- intern/extern Samtalsöverföring
- snabbmeddelanden
- linjeförlängningar
- nummerpresentation
- stöd för flera enheter
- realtidsanalys
- realtidsövervakning av samtal
- avgiftsfria nummer
Vem behöver ett kontorstelefonsystem?
oavsett vilken bransch du befinner dig i eller storleken på ditt företag behöver du ett telefonsystem för kontoret för att hantera ditt företag effektivt. Så här kan ett kontorstelefonsystem spela en viktig roll i olika branscher:
IT-och mjukvaruföretag
att vara ett IT-företag talar vi med personlig erfarenhet när vi säger att ett bra kontorstelefonsystem kan spara upp till 20% av din tid på kundinteraktioner. Funktioner som IVR, välkommen och håll meddelanden, och 24 * 7 samtalsstöd ger dina kunder en smidig och härlig uppLevelse. Det ger en professionell känsla för ditt kundsupportteam och låter dem ansluta till kunder över hela världen.
skolor och universitet
med skärmar som ersätter svarta tavlor blir utbildningsbranschen mer tekniskt kunnig för att ge högkvalitativ utbildning till studenter. Med hjälp av kontorstelefonsystemet tar utbildningsindustrin ytterligare ett steg framåt på vägen för teknisk utveckling. VoIP-telefonsystemet syftar till att ge bättre och mer kostnadseffektiv kommunikation i utbildningsbranschen genom att ta telefonsystemet online. Oavsett om det är föräldrar till en student, en familjemedlem eller en tredjepartsleverantör som vill göra affärer med din utbildningsinstitution, svarar det molnbaserade VoIP-telefonsystemet för skolor och bibliotek från CallHippo varje uppringare 24*7 för alla 365 dagar på året.
statliga institutioner
att driva ett helt land är ingen lätt bedrift. Snabb och säker kommunikation är nyckeln till en fungerande regering. Ett molnbaserat kontorstelefonsystem är den enda lösningen för alla kommunikationsproblem som regeringen står inför. CallHippo lovar säker och samverkande enhetlig kommunikation till fickvänliga priser. Lokala avgiftsfria nummer kommer att ge större tillgång till potentiella kunder och hjälpa dem att utöka sin räckvidd på sina respektive orter. CallHippo tillhandahåller funktioner som Dynamic Number Insertion (dni) som analyserar onlinetrafik och identifierar områden som kräver mest uppmärksamhet.
sjukvårdsindustrin
ett medicinskt kontortelefonsystem är ett VoIP-baserat system som alla inom vårdsektorn använder för att hålla kontakten. Hela telefonsystemet laddas upp till molnet, varifrån det endast kan nås av auktoriserad personal. Det gör det möjligt för vårdpersonal att hålla kontakten med sina medicinska team och tillgodose patienternas behov. Det molnbaserade kontorstelefonsystemet från CallHippo erbjuder effektiva och högkvalitativa kommunikationslinjer för vårdinstitutioner till rimliga och överkomliga priser.
besöksnäringen
i en bransch där kundservice är ryggraden, måste man använda state-of-the-art teknik för att kommunicera med kunder, lyssna på deras frågor eller klagomål och komma tillbaka till dem med en lösning. Med hjälp av VoIP-telefonsystem kan personalen sköta kundsamtal från någon del av hotellet eller restaurangen. Om en anställd inte är i närheten kommer röstinspelningen och IVR-funktionen att vara där för att ta hand om kunden istället.
vidarekoppling och intercom-funktionen gör det möjligt för hotellets personal att kommunicera med varandra effektivt över alla hörn av hotellet. Detta gör det lättare för chefen att samordna händelser, lösa kundklagomål och hantera hotellpersonal, vilket förbättrar kundservicen och förbättrar kundupplevelsen.
fastighetsbranschen
när det gäller Fastighetsmäklare, oavsett om de är frilansare eller arbetar för en etablerad byrå, är fördelarna med ett molnbaserat kontorstelefonsystem otaliga. Förutom att ge dem större flexibilitet, det ger dem också dygnet runt tillgång till potentiella kunder över hela staden. Ett sådant telefonsystem för företagskontor är bärbart, dvs agenten kan bära den runt vart han än går. Dessutom kräver det ingen fysisk telefonenhet eller till och med ett SIM-kort. Allt du behöver är vilken enhet som helst med en Internetanslutning!
på CallHippo, business office telefonsystem för fastighetsbranschen är mycket prisvärda och funktionsrika. Inte bara för företag på företagsnivå, CallHippo erbjuder också ett kontorstelefonsystem för småföretag. Vi erbjuder flexibiliteten att välja mellan ett brett utbud av funktioner och betala för de funktioner du faktiskt behöver. Vi på CallHippo, gör allt i vår makt för att se till att din fastighetsaffär klättrar uppför stegen för tillväxt och förbättring!
slutliga tankar
oavsett storleken på din organisation eller bransch du befinner dig i kan ett kontorstelefonsystem göra affärskommunikation enklare och effektivare. Det gör att du kan hålla kontakten med våra kunder dygnet runt (med hjälp av auto-attendant).
funktioner som samtalsanalys, samtalsinspelning, samtalsöverföring och IVR gör att du kan ge bästa möjliga kundupplevelse och förbättra ditt varumärkes rykte.
letar du efter ett kontorstelefonsystem? Kontakta oss för att lära dig varför CallHippo kan vara din bästa investering!