ett möte som organiseras på bästa sätt är ett bra sätt att få riktigt arbete gjort. Jag följer denna regel i min ledningspraxis när jag vill planera och spåra mina projekt på ett effektivt sätt. Jag vet med säkerhet att projekt (ledningsmöten) spelar en viktig roll för att utveckla teamkommunikation, ledarskap och lagarbete. Jag bekräftar också att projektmöten låter organisera formella diskussioner och workshops avsedda för att generera de bästa gruppbeslut och lösningar.
så jag bestämde mig för att skriva den här artikeln som ger projektmötesdefinitionen, förklarar vad kick-off-mötet betyder och beskriver hur man skriver en agenda för ett typiskt möte. Jag tror att mitt arbete kommer att vara till hjälp för dig, särskilt om du utvecklar din karriär som projektledare. Eftersom projektledningsmöten är nödvändiga och regelbundna evenemang genomförs under hela projektets livscykel, antar jag att det kommer att vara mycket viktigt för dig att förstå definitionen och veta hur man planerar dagordningar och ordnar kick-off-mötet. Så läs artikeln och lämna dina kommentarer och förslag. Tack på förhand!
Mötesdefinition
projektmöten hänvisar till en effektiv metod för att distribuera information och kommunicera med teamet och intressenterna. Det finns många typer och typer av projektmöten, och ibland är det svårt att ge en omfattande projektmötesdefinition som kan täcka alla aspekter av evenemanget. I den här artikeln presenterar vi en gemensam definition av projektmöten.
ett projektmöte är ett regelbundet evenemang som involverar alla, som delar eller är intresserade av projektet, att kommunicera med andra deltagare och intressenter genom att diskutera frågor, lägga förslag, godkänna eller avvisa erbjudanden, i syfte att generera gruppbeslut som bidrar till snabbare projektleverans, enligt planerade mål och förväntade resultat.
här finns flera typer av projektmöte:
- regelbundna gruppmöten är de vanligaste mötena som kan organiseras och genomföras många gånger under projektets genomförandeprocess. Regelbundna (dagliga, veckovisa, månatliga) möten planeras och specificeras i kommunikationshanteringsplanen.
- Change Control-möten organiseras av en change control board och är avsedda för granskning av ändringsförfrågningar. Styrelsen fattar beslut om att godkänna alla förändringar som skett och kommunicera med intressenter för information och uppföljningsåtgärder.
- Statusgranskningsmöten organiseras regelbundet för att utbyta och analysera information om projektets nuvarande framsteg och dess prestanda. Under ett sådant möte distribuerar projektledaren resultatrapporter bland deltagarna så att teamet och intressenterna kan få synlighet i nuvarande prestationsnivåer och uppgiftsförlopp. Statusgranskningsmöten är också kända som prestationsgranskningar.
Kick-Off-Möte
ett projekt Kick-off-möte är ett planeringsevenemang (vanligtvis organiserat och genomfört i form av en workshop) som hålls i början av projektet (eller dess specifika fas) för att säkerställa att varje person som är involverad i att leverera projektet tydligt förstår målen, förfarandena och planerna.
kick-off-mötet betraktas ofta som den formella inledningen av teambuilding-processen när projektledaren med hjälp av teamledare presenterar aktiviteter för teambuilding och utbildning. Om mötet är organiserat i början av ett projekts fas fungerar det vanligtvis som ett sätt att anpassa lagets förståelse av projektmålen med faktiska planer och förfaranden.
en typisk agenda för projektets kick-off-möte innehåller följande punkter:
- upprätta ledningsramen, inklusive nyckelfaser, mål, intressenter, framgångskriterier, affärsbehov, resultat etc.
- granska och uppdatera (om det behövs) business case.
- gör styrningsstrukturen, inklusive ledningsansvar och roller, rapporteringsförfaranden, kontroller, styrdokumentation etc.
- initiera planeringsaktiviteter, inklusive viktiga milstolpar, sekvens av uppgifter, prioritering, uppgiftsberoende etc.
- initiera riskhanteringsprocessen genom löpande riskanalys.
- Bygg laget.
- skapa kvalitetshanteringsplanen, inklusive kvalitetskontroll och kvalitetssäkringsförfaranden.
projekt Kick-Off Möte Agenda (Mall)
Tips om planering statusmöten
om du tar rollen som projektledare måste du vara redo att planera och genomföra projektmöten regelbundet. Detta kommer att vara en del av dina projektledningsuppgifter. Projektmöten hjälper dig att se till att projektet fortskrider som planerat och att eventuella problem löses på rätt sätt.
följande projektmötesplaneringstips är utformade för att hjälpa dig att förstå hur du organiserar mötena och vad som krävs för att göra din insats effektivare. Här är tipsen:
- uppsatta mål. Detta projektmötestips förutsätter att om du inte anger tydliga mötesmål är mötet dömt att misslyckas eftersom det inte ger några resultat och ingen lösning kommer att genereras. Innan du bestämmer dig för att schemalägga ett mötesdatum, se till att du har satt en serie smarta mål. SMART betyder specifikt, mätbart, uppnåeligt, Relevant och Aktuellt.
- Skriv en mötesagenda. Att utveckla och följa en agenda gör att du kan göra statusmötet kortare men effektivare. Du får fler chanser att avsluta mötet med förväntade resultat och i tid. Du måste skapa en agenda 2-3 dagar före startdatumet och inkludera en lista över händelser som är planerade och prioriterade. Möte schemaläggning programvara kommer att hjälpa till att göra det.
- Håll Dokument Organiserade. Det betyder att du måste göra mötesdokumenten så kortare som möjligt. När du använder pappershögar för att hålla mötet kommer du sannolikt att misslyckas eftersom flera dokument kan motivera och vilseleda ditt team och orsaka en röra. Därför bör du försöka hålla 1 eller 2 pappersark för att upprätthålla mötet. Det rekommenderas också att du använder en mall för granskningsmöten som innehåller allmänna punkter i din agenda och beskriver vilka problem som ska åtgärdas.
- Bjud in rätt personer. Medlemmar i ditt team är uppenbarligen de stora deltagarna i ditt projektledningsmöte. Men ibland kräver vissa möten någon från seniorerna. Efter detta projektmötesplaneringstips bör du veta i förväg om ledande befattningshavares deltagande krävs och sedan se till att varje berörd person underrättas om det kommande mötet och de problem som ska åtgärdas. För enkelhetens skull kan du använda mötesplanering programvara för att göra anteckningar i din att göra-lista och agenda.
- skapa en lämplig och bekväm fysisk miljö. Observera att ditt projektmöte ska genomföras i ett bekvämt och välventilerat rum, speciellt om det är sommartid. Glöm inte att ge dina deltagare iskallt vatten, te, kaffe eller/och några alkoholfria drycker som gör att dina lyssnare känner sig mer bekväma. Efter detta mötesplaneringstips bör du lägga till poster i din att göra-lista och skapa en lista över alla drycker som ska förberedas i förväg innan mötet börjar.
- starta och avsluta mötet i tid. Folk gillar inte om en händelse går ur schemat, och förmodligen finns det inget mer frustrerande än sena möten. Detta projektmötestips säger att du bör se till att varje deltagare är medveten om start-och sluttiden. Det rekommenderas att skicka (antingen muntliga eller skriftliga) meddelanden till deltagarna. Du kan också använda din mötesplaneringsprogramvara för att ställa in e-postpåminnelser och skicka elektroniska meddelanden.