Vad är Event Management?

Event management är en process. Kräver användning av företagsledning och färdigheter. Att föreställa sig, planera och genomföra sociala och affärshändelser. Det handlar om att visualisera koncept, planera, budgetera, organisera och producera evenemang. En perfekt och kraftfull blandning av kreativa och tekniska färdigheter. Skapa och leverera en fokuserad händelse för en målgrupp.

fältet för händelsehantering är så stort att det inte har en textboksdefinition. Nu kan du inte definiera det utan att veta vad ’händelse’ och ’hantering’ betyder.

Vad är en händelse?

allt som händer, särskilt något av betydelse. Det kan vara ett planerat offentligt eller socialt tillfälle. Ett evenemang kan vara ett bröllopsfest, kontorsfest, modevisning, konferens, produktlansering, sportevenemang, rockkonsert, utställning, seminarium och mycket mer…

Vad är Management?

enligt Henri Fayol, ” att hantera är att förutse och planera, organisera, beordra, samordna och kontrollera.”Att förenkla det ytterligare är ledningen hur något hanteras. Eller använda nödvändiga färdigheter för att uppnå önskade mål och mål.

Event Manager – Jack of all Trades

hitta en plats, Välj ett bra tema, boka en DJ/band, organisera god mat och skicka ut inbjudningar. Många tycker att det är enkelt att designa och producera evenemang. Gör du?

att skapa ett framgångsrikt evenemang kräver mycket hårt arbete, färdigheter och erfarenheter. En evenemangshanterare kräver rätt blandning av de tre för att vara bra.

en chef planerar, organiserar och utför olika typer och storlekar av händelser. Enkelt uttryckt är arbetet med budgetar, scheman och olika leverantörer jobbet. Sedan skapa den perfekta händelsen för kunden.

en händelse Krubbans jobb kan vara svårt men i praktiken är det det mest spännande och givande jobbet på planeten.

färdighet som krävs för att bli evenemangshanterare

att hantera och producera en händelse effektivt kräver ett stort antal färdigheter. En händelse manager måste inneha dessa färdigheter set:

• kunna multi-task
• stor kommunikation och människor skicklighet
• exceptionell organisationsförmåga
• besitter kreativitet
• hög uppmärksamhet på detaljer
• bra förhandlings -, försäljnings – och marknadsföringskunskaper
• förmåga att arbeta under tryck och snäva tidsfrister
• var street-smart för att lösa problem snabbt
• budgetmedvetenhet

händelser-erfarenhets av naturen

en händelse kan vara en offentlig församling eller en social sammankomst. Evenemangets syfte kan vara firande, utbildning, marknadsföring eller återföreningar…

händelser är så varierade och obegränsade. Nästan varje händelse skiljer sig från en annan. En event manager kommer nästan aldrig uppleva samma sak med varje händelse. Eftersom varje kunds behov skiljer sig från en annan. En händelse manager säkerställer händelsen löper smidigt enligt kundens kort.

typer av händelser

händelser kategoriseras vanligtvis enligt följande

festivalhändelser

händelser som skapats för att fira en festival är vanligast. Alla religiösa festivaler faller under denna kategori. Festivaler som Shivaratri, Dussehra, Makar Sankranti, Diwali, jul, Holi, Eid, nyår firas i all ära…

kändisar kastar ofta showstoppande fester för att fira festivaler. De bjuder in sina familjer och vänner att delta i festligheterna med dem. Kunder engagerar ofta evenemangschefer för att organisera magnifika fester oklanderligt.

speciella tillfällen händelser

speciella tillfällen spelar alltid en viktig roll i våra liv. Var det återföreningar, födelsedagar, årsdagar eller bröllop, vi vill fira dem med storhet.

• födelsedagsfester

borta är dagarna för en enkel husfest. För att hålla med förändrade tider har födelsedagar gått större än livet. En evenemangschef anställer barnvänliga arenor, studsande slott med god mat och dryck och underhållning som marionett eller magiska shower för att hålla barnen uppslukade … införliva ett tema som ’Frozen’ eller ’Peppa The Pig’ i allt från inbjudningar till bestick till dekorationer och ge bort gåvor…

• Bröllop

från förlovningen, haldi-ceremonin, mehendi-funktionen till sangeet och bröllopet. Indiska bröllop innebär olika ceremonier och ritualer. Evenemangschefen har många saker att planera och genomföra på grund av olika ceremonier.

• årsdagar

från att skapa den mest romantiska dagen för paret att organisera den största festen någonsin. Årsdagar spelar en viktig roll i människors liv. Vilket bättre sätt att spendera den viktiga dagen genom att engagera en evenemangshanterare för att skapa en perfekt dag för dig!

• möten

var det skola eller college träffar … en händelse manager kommer att se till att skapa en rolig dag. Från att hitta den perfekta platsen, att organisera roliga spel, underhållning, storkök och se till att fånga varje dyrbart ögonblick med en fotograf…

underhållning, konst och kulturella evenemang

har du någonsin varit på en modevisning och såg kändisar gå rampen? Eller kände du att elen ökade genom dig när du stod bland tusentals på en rockkonsert? Tänkte du inte ”Woooooooooow”???

all denna elektrifierande energi som skapades vid dessa evenemang var det hårda arbetet hos ett evenemangshanteringsföretag. Det finns en hel del händelser som faller inom denna kategori. Från de många prisutdelningarna som Filmfare Awards eller IIFA Awards, modeshower, klassiska dansshower, vägshower, musikkonserter, till konstutställningar, konstöppningar och till och med konstverkstäder…

underhållningsevenemang är kända för sin förmåga att locka en stor publik. Större publiken betyder i allmänhet bättre budgetar. Men det finns risker när biljettförsäljningen inte når förväntade mål!

möte och utställningar

en stor och konkurrenskraftig kategori själv. Många konventioner lockar tusentals människor. Vissa möten kan bara ha en handfull människor men de kan vara riktigt högprofilerade deltagare.

från en stor grupp människor som deltar i konferensen ”förbättra dina föräldrakunskaper”, till 1000-tal människor som deltar i en ”fastighetsutställning”, till en rolig barnkarneval, till att ens organisera ett föredrag på Infosys… det finns mycket för en evenemangschef under denna kategori.

marknadsföring och PR-evenemang

kommersiella evenemang kommer med höga budgetar och höga profiler. Från att lansera en kändisparfym, en ny tvättvätska eller den senaste Volvo. Syftet med reklamevenemang är att skilja produkten från sina konkurrenter. Att se till att den nya produktlanseringen är minnesvärd. Mediejättar är vanligtvis inbjudna till dessa evenemang. Om det lyckas skulle det göra en bra karriär för en evenemangschef.

sportevenemang

från de olympiska spelen, Commonwealth games, till badminton turneringar eller vår egen vurm för IPL (indiska Premier League) alla dessa klassificerar under sportevenemang…

sportevenemang som genomförs i varje stad, stad, stat och land lockar internationella idrottsmän och kvinnor på högsta nivå. En evenemangschef organiserar Logistik, catering … en dag med sightseeing på lediga dagar, som visar landets skönhet och traditioner, är ett annat bra alternativ.

en evenemangshanterare måste också ha ett medicinskt team i beredskap för eventuella nödsituationer. Att planera och producera en fantastisk imponerande öppnings-och avslutningsceremoni är en annan prestation.

välgörenhetsevenemang

från Sports relief, till Maraton, till bloddonationsläger eller till och med en smaskig bakförsäljning. Välgörenhetsevenemang blir riktigt vanliga i alla större städer över hela Indien. Det finns många stora företag som genomför välgörenhetsevenemang i Indien idag. Det tar i allmänhet flera månader att organisera ett stort välgörenhetsevenemang.

om det är en formell händelse, då bjuda in viktiga affärsmän, entreprenörer eller ens kändisar göra en skillnad… men om informell är planen, med massor av underhållning, besluta om en stor tema och skapa ett program runt det kommer att hjälpa. Om arrangören kan rep i en populär personlighet som hedersgäst, en enorm valdeltagande skulle följa.

olika händelser

det finns bara några händelser som trotsar kategorisering. Blommor, frukter, hundar… alla ger fokus för en händelse i världen. Händelser som Flower show i Ooty eller All India Championship Dog show i Bengaluru är vanliga exempel.

vad innebär Event Management?

Event management är den snabbast växande industrin i Indien. Snabbt växande språng varje år. De typer av händelser är viktiga för alla snart kommer att vara händelse manager. Ändå är det viktigt att förstå vad som går in i planeringen och genomförandet av ett evenemang.

oavsett om du bara organiserar en väns bröllop eller producerar en multinationell produktlansering. Det finns vissa viktiga uppgifter;

• tydliga mål

att förstå kundens mål är mycket viktigt. Vad är syftet med evenemanget? Vilken erfarenhet vill vi att människor ska ha? Att planera varje händelse är omöjligt utan tydliga mål.

• hantera budgetar

att ha en effektiv budget kommer bredvid att förstå kundens mål. Att leverera en stor händelse är lätt när du har alla medel utan frågor. Men att producera en fantastisk händelse med en begränsad budget stavar ’stor förvaltning’.

• fastställande av tidslinjer

se till att din klient och du är överens om en tidslinje. Bestämma vad som måste hända och när det måste hända. De flesta händelser innebär tidshantering, schemaläggning och samordning. Se till att alla anställda leverantörer utför samma metoder.

• plocka en plats

att välja en plats kan verka som det enklaste jobbet. Men det är viktigt att välja rätt plats för att passa ditt evenemang som en handske. Detta innebär forskning, kostnadsförhandlingar, bygga en relation och slutföra den bästa.

• inköp och hantering av leverantörer

varje händelse innebär en rad leverantörer. Arrangören samlar olika leverantörer som cateringfirmor, inredningsspecialister, underhållning… kontaktar leverantörerna, kortlista, förhandlingskostnader och slutförande av kontrakt. Från och med då och framåt, effektivt hantera alla leverantörer. Att säkerställa att de uppfyller sina roller i tid, med kvalitetsprodukter och inom budgeten är avgörande för evenemangets framgång.

• marknadsföring och kommunikation

idag handlar det om olika kanaler från direktutskick, till sociala medier och digital marknadsföring. Beroende på händelsen utför Chefer marknadsföring och kommunikation i enlighet därmed.

• hantera risker

händelser är komplexa. Att ha många element i en händelse innebär flera möjligheter att misslyckas. Att förstå vad riskerna kan vara är avgörande. Att tänka på vilka risker som kan uppstå, hur man minimerar dem och utveckla en beredskapsplan är en viktig uppgift för varje händelse.

• Tänk hållbart

  när du planerar och genomför ett evenemang, tänk på hur du kan göra skillnad. Försök att fatta beslut i händelsehanteringsprocessen som skulle ha en miljöpåverkan.

fördelar med att använda ett evenemangshanteringsföretag

det finns många fördelar med att använda ett evenemangshanteringsföretag för att hantera ditt evenemang. En av dem är stressreducering-det är vad de flesta kunder säger till oss! Så här är våra fördelar med att använda ett evenemangshanteringsföretag:

1. sparar tid och pengar
2. ger dig kreativa ideer som kommer att fungera för dig
3. expertplanering och budgethantering som säkerställer ett framgångsrikt evenemang
4. professionell leverans på evenemangsdagen
5. hantera risker

Tips för framgångsrik evenemangshantering

att planera ett evenemang kan vara stressande och ofta låta arrangörerna känna sig överväldigade. Det här är några tips som hjälper till att behärska konsten att hantera evenemang;

• en tidig Start

börja planera så snart du kan. Realistiskt börjar arrangörerna planera ett stort evenemang 4 till 6 månader i förväg. Mindre evenemang behöver minst 1 månads planering. Att få ett försprång hjälper händelsen att flyta smidigt.

• Var flexibel

förändring är uppenbar. Så oavsett om det är evenemangstid, plats eller tema, se till att du är flexibel och kan möta de förändrade kraven direkt.

• förhandla

trots vad leverantörer berätta, allt är förhandlingsbart. Bestäm din budget för varje leverantör före ditt möte. Erbjuda att betala 5-10% lägre än den här siffran. Din leverantör kan slåss, men i slutändan vill de ha ditt företag.

• delegera ansvar

dela upp händelsen i olika avsnitt. Tilldela sedan ett avsnitt till varje medlem i ditt team. När en medlem hanterar en division kommer han/hon att ägna mer uppmärksamhet och märka några små förändringar.

• skapa en säkerhetskopieringsplan

det är sällsynt att se en händelse springa smidigt utan några problem. Bedöm det viktigaste i ditt evenemang och skapa en reservplan. På så sätt får du ett alternativ om behovet uppstår.

• gör en repetition

två veckor före det faktiska händelsedatumet, gör en genomgång av hela evenemanget. Organisera ett möte med ditt team och gå igenom allt. Från den första inställningen till uppföljningsprocessen. Många gånger uppstår komplikationer vid detta möte. Det ger dig en chans att rätta till dem innan handen.

• fotografera allt

”en bild är värd tusen ord” är en mycket vanlig fras. Så att publicera positiva bilder online är ett utmärkt sätt att bevisa framgången för ett evenemang. Om du har budgeten, anlita en fotograf. Snap allt möjligt, som platsen, händelse branding, massor av deltagare som har en stor tid…

• få online

sociala medier är sättet att marknadsföra eller marknadsföra ditt företag. Skapa en anpassad hashtag för ditt evenemang på Twitter och uppmuntra människor att tweeta om det. Skapa en Facebook-sida och få folk att följa dig.

• snabb uppföljning

efter att ha avslutat ett evenemang gillar många arrangörer att ta en paus. Fortsätt följa upp med deltagare via e-post eller sociala medier och visa framgången för evenemanget för att få mer affärer.

en karriär inom Event Management

området för event management är glamoröst och roligt. Det är aldrig en tråkig stund. Detta är en bransch som håller dig på tårna! Det utvecklas snabbt och utvecklas.

om du brinner för en karriär inom evenemangshantering, volontär eller praktikant för att få en verklig upplevelse av vad som är inblandat i evenemang. Till att börja med kommer det att hjälpa till att bygga din portfölj och ge dig ovärderlig erfarenhet. Ger dig trovärdighet hos potentiella arbetsgivare. Det kommer också att låta dig se om det är något för dig att arbeta i evenemang.

ett bättre alternativ… Du kan välja att göra en kurs i händelsehantering från de många välrenommerade institutionerna i Indien eller utomlands. Fortsätt detta efter avslutad 12: e standard eller examen.

så vill du arbeta inom det oemotståndliga området evenemangshantering???