Human resource information system (HRIS) kan definieras som en programvara eller online-lösning som används för datainmatning, dataspårning och datahantering av alla personalresurser i en organisation. Med arbetslivet i ett tillstånd av kontinuerligt, digitalt flöde måste HR-system och processer anpassa sig till en värld som är datafierad, teknikdriven och folkcentrerad. Informationssystem för mänskliga resurser har utvecklats under det senaste decenniet också för att omfamna dessa nya trender på jobbet. Låt oss titta på vad en HRIS är i dagens sammanhang, vad den kan göra och vad den kan hjälpa organisationen att uppnå.
Innehållsförteckning
-
- Vad är ett Human Resource Information System (HRIS)?
- HRIS-system och arbetskomponenter
- HRIS-modeller
Vad är ett Human Resource Information System (HRIS)?
Human resource information system (HRIS) definieras som en programvara eller online-lösning som används för datainmatning, dataspårning och datahantering av alla personalresurser i en organisation.
det är således en tillgänglig, handlingsbar databas som möjliggör smidig drift av alla HR-system som är värd antingen på organisationens server, molnet eller på en outsourcad leverantör. En HRIS hänvisas ofta till ett HRMS (human resources management system) eftersom det hjälper till med effektiv personalhantering och planering.
en HRIS innehåller under sitt paraply ett brett utbud av system. Till exempel, den innehåller alla aspekter av att hantera den anställde databas och katalog, sökande spårning, fördelar administration, löneprocesser, arbete schemaläggning, tid och närvaro, lämnar spårning, elektroniska signaturer, efterlevnadsprotokoll, anpassningsbara insight rapporter, anställd självbetjäning, performance management, och HR-processer tas om hand på mobilappar.
denna lista, så länge den kan vara, är inte skriven i sten. Det skiljer sig inom både kund-och leverantörsorganisationer baserat på behoven hos det humankapital som krävs för att hanteras, anställdas styrka, en organisations geografiska spridning, de grundläggande funktionsprotokoll som den följer och dess karta för framtiden.
Läs mer: Vad är Human Capital Management (HCM)? Definition, Process, plattformar (verktyg) med exempel
HRIS-processer och arbetskomponenter
för närvarande har alla mänskliga resursfunktioner att göra med en ganska datadump eftersom varje interaktion som en kandidat eller en anställd har med organisationen fångas och lagras som data. Ett informationssystem för mänskliga resurser blir därmed avgörande för att förstå all denna data – att inte bara samla in och lagra data effektivt utan att samla in information som skulle möjliggöra ett effektivt arbetsflöde och förbättra effektiviteten.
de flesta HRIS-lösningar erbjuder idag skräddarsydda system baserade på organisationens unika behov och tillväxtplaner. Låt oss ta en titt på de sex viktiga HRIS-processerna och arbetskomponenterna som de flesta organisationer behöver i en kombination.
databashantering
kärnutbudet av de flesta mänskliga resursinformationssystemlösningar är en färdig databas där all personalinformation kan lagras och hanteras effektivt. HR-teamet (eller någon som hanterar portalen) kan enkelt mata in all personaldata i systemet. Poängen är att kunna få tillgång till all denna data och relevant metrisk från den på begäran från var som helst över hela världen.
den typ av data som lagras i systemet sträcker sig från kompensationsinformation, akutkontaktuppgifter och utbildningshistorik för att presentera kontaktinformation, inlärningsmått och resultatgranskningsresultat. Databasen utgör hjärtat i alla HR-funktioner och kan visa sig vara en effektiv online-eller molnbaserad säkerhetskopiering för ett i stort sett papperslöst kontor.
tid och arbetsledning
övervakning av klock timmar för varje enskild anställd är en tidskrävande uppgift. Med en majoritet av kontor idag tillåter anställda att antingen slå in biometriskt eller logga in för att mata in sina egna timmar, behöver denna dagliga dos av data effektiv hantering.
chefer kan nu godkänna ledighetsförfrågningar, och uppgifterna kan kopplas direkt till lönelistan. Ett icke-påträngande men effektivt informationssystem för mänskliga resurser kan därmed hålla en nära flik om punktlighet och närvaro.
Läs mer: Vad är People Management? Komplett Process med bästa praxis
lönefunktioner
lön är en av HR: s viktigaste funktioner. med ett magert informationssystem för mänskliga resurser som gör det enkelt att ladda ner eller ladda upp anställdas timmar och närvarodata kan nummerkrisen göras mycket enklare och insättningar till anställda görs mer sömlösa. Detta leder också till färre fel genom att minska mänsklig intervention. Dessutom leder de flesta HRIS-löneprogramvara till en förbättring av skatteöverensstämmelsen, särskilt för organisationer som hanterar flera skattenivåer.
förmånshantering
förmånshantering avser inte bara medicinska förmåner och pensionsinvesteringar, utan alla frågor, feedback, data och kommunikation relaterade till förmåner. Sådana applikationer ger en enda plattformsupplevelse för alla arbetsgivare och anställda, ger transparens och möjliggör smidigare verksamhet.
varje anställd påverkas av förmånsreglerna och strategin, och hur det hanteras påverkar den totala erfarenheten som arbetstagaren har på jobbet.
Employee interface
de flesta mänskliga resurser informationssystem programvara ger begränsad tillgång till anställda, men även att måttlig nivå av anställdas självbetjäning är ett steg framåt för att skapa en kultur där de anställda har mer operativ frihet. Gränssnittet som gör det möjligt för anställda att uppdatera sin personliga information, granska löneskalor, ändra pensionsförmånsprogram, uppdatera direkt insättningsinformation eller ladda ner förmånsvaldokument måste ge en användarupplevelse som är enkel, integrerad och tidsbesparande.
Talent acquisition and retention
att förvärva och behålla rätt talang är hur en organisation kan hoppas växa. Med detta sammanhang i åtanke, rekrytering och retention är viktiga komponenter i alla HRIS och rankas av de flesta organisationer som måste-ha funktioner.
att få rätt talang ombord är bara det första steget till talangpusslet. Anställda måste också få rätt utbildning, karriärväg och belöningsplaner för att möjliggöra tillväxt, öka moralen och skapa jobbglädje. HRIS-verktyg kan förbättra kandidatupplevelsen samtidigt som det blir lättare för rekryterare att källa, spåra och engagera sig med rätt talang.
Läs Mer: Talent Acquisition Specialist: 10 viktiga färdighetskrav för 2020
HRIS-modeller
nu när vi har tittat på de system och arbetskomponenter som flyttar human resource information system machinery, låt oss gräva i HRIS-modellerna som styr hur dess processer fungerar.
in – och utgångsmodell för en grundläggande HRIS
denna modell räknar upp den grundläggande funktionen för en HRIS – från ingång till utgång. Både miljö-och interna källor tillhandahåller data för inmatningsdelsystemen, som sedan tolkas till information och används vid rekrytering, personalplanering, personal/talent management, ersättning, förmåner och för olika delar av rapporteringskanalen.
Figur 1. Input och output modell av en grundläggande HRIS
modell för HRIS adoption
med en uppsjö av alternativ som finns på marknaden (till den punkt där marknaden verkar överfulla), att välja rätt HRIS är ett stort beslut. Men när det är klart, för att säkerställa att organisationen har investerat i ett vinnande system, är rätt antagande av HRIS nödvändigt. Här är en modell som räknar upp de olika aspekterna av att anta rätt HRI och anpassa sig till nya processer.
Figur 2. HRIS adoption model
Läs Mer: framtidens arbete: 10 viktiga trender för de kommande 10 åren
HRIS framgångsmodell
följande figur är den integrerade HRIS-modellen för framgång. Detta för att upprepa hur användarnas uppfattning om systemet påverkas av kvaliteten på systemprocesser, informationsåtkomst och applikation, användarvänlighet och användbarhet.
den upplevda nyttan av HRIS är en intressant faktor eftersom den är ganska subjektiv och måste vara meningsfull för arbetstagaren. Alla dessa faktorer bidrar tillsammans till nivån på användarnöjdhet och i slutändan till framgången för HRIS.
Figur 3. HRIS success model
Läs mer: Vad är Talent Pipeline? Definition, hantering med exempel
ett informationssystem för mänskliga resurser kommer med tre stora applikationer – talent acquisition, talent management och talent optimization – allt detta med effektiv uppbackning av data. Inom dessa bredare pelare ger följande applikationsstenar flera fördelar och hjälper till att bygga en starkare organisation:
-
- minskad kostnad för datalagring eftersom en engångsinvestering är tillräcklig
- smidighet vid hämtning och analys av data
- minskad duplicering av processer, vilket sparar tid, pengar och energi
- On-demand tillgänglighet av rätt data vid rätt tidpunkt
- starkare analys och därmed mer intelligenta beslut
- Relevant karriärplanering som kan kommuniceras bättre
- förbättrad kvalitet på rapporter och insikter
- ökad anpassningsförmåga för organisationen, eftersom tillgång till rätt information, ökar medvetenheten om både den interna och externa miljön
- ökad transparens som leder till en mer ärlig och engagerande medarbetarupplevelse
Läs mer: Topp 5 Human Capital Management (HCM) programvarufunktioner för 2019
de flesta organisationer använder idag en HRIS-eller HCM-lösning för att göra HR-processer enklare, relaterbara och relevanta för affärsbehov och anställdas förväntningar. Organisationer är bortskämda för val på en marknad som erbjuder en rad lösningar och lösningskombinationer så vi måste välja, men välj klokt!
vilka HRIS-modeller och processer använder du? Vilka funktioner tror du behöver uppgraderas för den närmaste framtiden? Berätta allt om det på Facebook, LinkedIn eller Twitter. Vi lyssnar alltid.