läsningstid: 4 minuter
varje företag som gör bokföring måste registrera sina transaktioner någonstans. När du har flera kunder och leverantörer kan det vara en hektisk uppgift att konsolidera all din försäljning och inköp i bara en anteckningsbok. Du behöver organisation, så när skatte-eller revisionssäsongen rullar runt, lämnas du inte i sista minuten. Transaktionsposter är viktiga eftersom de är bevis på hur dina pengar byts ut, hur regelbundet och med vem. Men var registrerar du rörelsen av pengar till och från ditt företag? Hur registrerar du också ovanliga transaktioner som avskrivningar, osäkra fordringar och försäljning av tillgångar? Det är här tidskrifter och ledgers spelar in. Läs vidare för att ta reda på mer om dem och hur du kan använda dem för ditt företag.
tidskriften. Vad är det?
tidskriften är också känd som den ursprungliga boken. Det är där en affärstransaktion registreras när den först händer. En tidskrift kan vara fysisk eller elektronisk, och försäljning, inköp eller någon förflyttning av pengar till eller från ditt företag registreras i kronologisk ordning. En tidskrift innehåller följande information:
- transaktionsdatumet
- kontot eller kontona som debiteras och beloppet
- kontot eller kontona som krediteras och beloppet
- en kort beskrivning och referens för transaktionen
de gyllene reglerna för redovisning
varje journalpost som görs måste följa de gyllene reglerna för redovisning. Dessa regler gäller för tre specifika konton. Låt oss definiera dessa konton och ta en titt på deras tillhörande regler:
Real account – ett konto som avser tillgångar och skulder.
- gyllene regel: debitera vad som kommer in i verksamheten och kreditera vad som går ut ur verksamheten.
personligt konto-inkluderar alla konton relaterade till individer, företag och föreningar.
- gyllene regel: debitera mottagaren och kreditera givaren.
nominellt konto-relaterat till alla intäkter, kostnader, förluster och vinster.
- gyllene regel: debitera kostnaden eller förlusten och kreditera inkomsten eller vinsten.
journalanteckningar-format & exempel
med hjälp av kontona och reglerna ovan, låt oss se hur poster görs i tidskriften.
den 5 mars köper du möbler till ditt kontor värt $5000 kontant. Möblerna anses vara en tillgång, så det påverkar det verkliga kontot. Den gyllene regeln säger att tillgångar debiteras, så du lägger till $5,000 till debet kolumnen i tidskriften. En lika kredit måste registreras på kontantkontot, så du lägger till $5,000 till kreditsidan av tidskriften. Slutligen noterar du beskrivningen av transaktionen som ett köp av möbler värda $5000.
den 30 mars debiterades det nominella kontot för lönekostnader och företagets bankkonto krediterades för att återspegla det. Du kan se att de transaktioner som anges i tidskriften följer de gyllene reglerna för redovisning.
huvudboken. Vad är det?
huvudboken är också känd som boken för andra posten eller huvudboken. Huvudboken innehåller kontoplanen, som är listan över alla namn och kontonummer i huvudboken. Huvudboken ges särskild vikt av revisorer och måste vara ”balanserad”, där de totala debiteringarna alltid motsvarar de totala krediterna. Om debiteringarna uppväger krediterna kallas det en debiteringsbalans. Om krediterna är mer än debiteringarna finns det ett kreditbalans.
Ledger – poster-format & exempel
transaktioner i tidskriften är grupperade efter konton i storleksordningen Tillgångar, Skulder, Eget kapital, intäkter och kostnader. De överförs sedan till huvudboken. Huvudboksposter visas i ordningsföljden jämfört med tidskriftens kronologiska ordning.
vad kommer efter journal and ledger?
när du har kategoriserat transaktioner i motsvarande konton och spelat in dem i din huvudbok måste du kontrollera om dina böcker är balanserade. Trial balance hjälper dig med det. Det visar slutbalanserna för alla dina konton som de visas i balansräkningen. Testsaldot innehåller en beskrivning, kontonummer, kontonamn, debiteringsbalans och kreditbalans. När information från huvudboken har konsoliderats i provsaldot är det lätt för din revisor att upptäcka obalanser mellan debiteringar och krediter. Det är kortfattat, ordnat och hjälper till att ta bort avvikelser, vilket visar sig vara ett praktiskt verktyg för att hålla dina böcker balanserade.
dina böcker är balanserade. Vad händer nu?
när dina böcker är balanserade är det dags att generera finansiella rapporter för att bättre förstå hur ditt företag presterar. Varje företag måste vara medveten om sin tillväxt och var den står vid varje given tidpunkt. Finansiella rapporter ger denna insikt. Kassaflödesanalysen visar dina kassaflödestrender genom att visa hur pengar rör sig in och ut ur ditt företag. Balansräkningen berättar hur mycket ditt företag äger, hur mycket det är skyldigt och dess aktieägares eget kapital. Resultaträkningen, eller resultaträkningen, fokuserar på intäkterna och kostnaderna för ett företag över tiden. Det här är de tre rapporter som företagen måste ägna mest uppmärksamhet åt.
betydelsen av tidskrifter och liggare
Varför är det så mycket betoning på att använda tidskrifter och liggare? Svaret är enkelt. Du kan uppnå dina bokföringsmål lättare när du har fullständiga register över alla dina transaktioner. Finansiella rapporter som kassaflödesanalysen, balansräkningen och resultaträkningen ger viktig information om dina affärstrender, och de kan bara genereras med hjälp av information från tidskrifter och huvudböcker. Registrering och spårning av ovanliga transaktioner som avskrivningar, osäkra fordringar och försäljning av tillgångar underlättas med tidskrifter. Tidskrifter och liggare hjälper dig också att fånga både debet och kredit sidor av transaktioner. Detta förbises ofta när företag inte använder böcker.
den nedersta raden
inspelning av affärstransaktioner utgör kärnan i din bokföring. Det är inte meningsfullt att bara spela in dem när skatter och revisioner är runt hörnet. Att säkerställa korrekta konton för ditt företag kräver flitig underhåll av tidskrifter och liggare. De är viktiga och användbara verktyg som håller dig på rätt spår och låter dig ställa in prestationsmål. Viktigast är att de hjälper dig som företagare att förstå ditt företags ekonomiska verksamhet så att du kan bedöma tillväxt och upprätthålla en hälsosam och blomstrande organisation.