Vad är lön?
lön är den process genom vilken arbetsgivare betalar en anställd för det arbete de har slutfört. Alla företag med anställda bör ha en lönehanteringsprocess etablerad. En effektiv och effektiv löneprocess säkerställer att anställda betalas exakt och konsekvent och ger HR chansen att fokusera på andra aspekter av sitt jobb.
lön verkar enkelt i sin kärna men blir komplicerat på grund av de olika avdrag som spelar in. Arbetsgivare måste noggrant förstå hur man gör löner, hur man håller tillbaka skatter från varje lönecheck och hur man ser till att skatter betalas till rätt myndighet. Arbetsgivare kan också vara ansvariga för att dra av och betala premier för försäkring och deponera medel i pensionskonton eller till utvalda välgörenhetsorganisationer.
Lönehanteringsuppgifter kan skapa en enorm börda och oönskad stress för småföretagare och kan vara överväldigande för stora företag. En missad tidsfrist eller felaktig arkivering av skatter kan leda till böter eller fängelse. För att undvika dessa problem bör alla små, medelstora och stora företag använda löneprogramvara.
Vad Gör Löneprogramvara?
ett lönehanteringssystem är ett program som är utformat för att organisera alla uppgifter för anställd betalning och skatt arkivering. Dessa uppgifter inkluderar att hålla reda på timmar, beräkna löner, spåra närvaro, källskatt och avdrag, skriva ut och leverera kontroller, slutföra direkta insättningar, betala premier till försäkringsbolag och/eller betala anställningsskatt till regeringen. Denna programvara kan köpas via en HR-programvaruleverantör eller ingår i ett HR-programvarupaket som en modul i ett omfattande system.
löneprogramvara kräver att arbetsgivare matar in information om anställdas lön och timmar-men inte mycket utöver det. Därifrån använder programvaran informationen för att beräkna och dra av undanhållanden automatiskt. De flesta löneprogram uppdateras automatiskt när en skattelagstiftning ändras och kommer att påminna arbetsgivare när de ska lämna in olika skatteformulär.
Varför Ska Småföretag Förvärva Programvara För Lönehantering?
lön är något som måste göras exakt och regelbundet, så det är vettigt för företag att investera i ett system som automatiserar dessa processer. Löneprogramvara kan mildra fel, förbättra efterlevnaden och spara tid. Med allt mer lättanvända alternativ hjälper löneprogramvara företag överallt att behålla kontrollen över löneprocesser samtidigt som de ger större flexibilitet än med outsourcad lön.
löneprogramvara är lätt att använda och prisvärd och kan mildra fel i löneprocessen och minska timmarna för att beräkna anställdas timmar, löner och skatteinnehav, särskilt för småföretag. Småföretagare kan köpa ett prisvärt system på sin lokala dator eller via en molntjänst med en pay-as-you-go-modell. De kan också behålla mer kontroll över löneprocessen med denna programvara, vilket gör det möjligt för dem att sammanställa rapporter i sin egen takt och göra ändringar snabbt om behovet uppstår.
hur man gör lön
när HR-avdelningar väljer att göra lön manuellt, förbrukar det mycket av sin tid. Även om det är kostnadseffektivt kräver det att anställda lär sig löne-och skatterelaterade lagar och lämnar mycket utrymme för fel. Det finns också en lång inlärningskurva för detta arbete.
om du gör lön manuellt kommer HR-anställda att spendera mycket tid på att spåra information om lönesats och källinformation, anställdas data och mer. När de har fått dessa uppgifter kan de beräkna löner genom att multiplicera anställdas tidskort med lönesats, inklusive övertid eller intjänade tips. Slutligen kommer de att dra av skatteinnehav och distribuera kontroller och direkta insättningar till anställda.
med lönehanteringsprogramvara hanterar ditt företag fortfarande sina egna löneprocesser, men de tidskrävande aspekterna automatiseras. Lön programvara är något dyrare än att göra lön manuellt, men pengarna kommer att vara värt minskad risk för fel och tid sparas i Arbetstimmar.
allt du behöver göra är att köpa en löneprogramvara efter eget val, ange information om företag och anställda, ge anställda möjlighet att spåra sin tid med hjälp av online-programvara och låta systemet köra lön automatiskt och fördela sina löner.
hur man väljer lönehantering programvara för ditt företags behov
att välja ett lönesystem som bäst passar ditt företag är viktigt, och det finns flera faktorer att tänka på när man beslutar.
- ditt företags budget: Analysera först storleken på ditt företag och bestäm hur mycket du är villig att spendera på lönehantering. Att veta din budget och storleksklassificering av ditt företag kommer att begränsa listan över löneprogramvaruleverantörer. Små företag som inte förutser snabb tillväxt kanske vill investera i billigare löneprogramvara som utför grundläggande lönefunktioner.
- leverantör rykte och kapacitet: nästa, jämföra erbjudanden av livskraftiga leverantörer och läsa recensioner från några av sina nuvarande kunder. Stora eller snabbt växande företag kanske vill investera i löneprogramvarusystem som är integrerade med andra aspekter av planering och personalhantering. Tänk på hur många anställda löneprogramvarulösningen kan hantera och faktor i potentiell tillväxt. Om tillgängligt, begär demos och se själv hur lätt programvaran är att arbeta med och hur bra den passar ditt företag. Se till att programvaran är tillverkad av ett välkänt varumärke och inte ett nytt eller instabilt företag.
- säkerhetsfunktioner: när du väljer ett lönesystem vill du leta efter säkerhet. Med lösenordsskyddad programvara skyddar ditt företag mot information manipulering och potentiella dataintrång. Helst bör systemet ha bra säkerhetsrecensioner och betyg. Säljare bör också kunna svara på eventuella frågor som du har om säkerhet.
- mjukvarans flexibilitet och kompatibilitet: nästa att överväga är om programvaran visar sig vara kompatibel och flexibel. Det är viktigt att ha löneprogramvara som fungerar bra med dina andra affärssystem och kommer att växa med ditt företag. Leta efter integrationsfunktioner och se till att systemet matchar alla HR-eller finansiella program som du för närvarande använder. Alternativt kan du överväga att skaffa ett system som hanterar löner och andra funktioner du vill automatisera.
- rapport och historik synlighet: slutligen vill du ha ETT lönebehandlingssystem som låter dig behålla kontrollen och visa rapporter och historisk information. Medan lönebehandlingsprogramvaran är mindre mottaglig för fel än manuella system, finns det fortfarande potential för funktionsfel och fel. Det kan vara bra att kunna granska informationen och göra korrigeringar manuellt ibland.
fördelar med Lönebehandlingsprogramvara
att investera i löneprogramvara kan spara arbetsdollar, eliminera fel och undvika efterlevnadsproblem. Processer kan slutföras på en bråkdel av tiden, vilket frigör anställda för aktiviteter som är mer gynnsamma för att generera intäkter. Löneprogramvara gör det också lättare för ett företag att anpassa sig och ta på sig fler anställda när det växer.
att flytta från outsourcing från tredje part till löneprogramvara sparar också pengar, eliminerar risken för felkommunikation angående löner och minimerar antalet involverade leverantörer. Om en lönelösning är en del av ett omfattande HR-mjukvarusystem kommer processerna att effektiviseras och det kan vara lättare att korsreferera information för beslutsfattande.
förbättrar efterlevnaden
beräkning av företagsskatter och arkiveringsrapporter kan vara förvirrande, och saknade tidsfrister för detta arbete kan få höga böter och påföljder. Löneprogramvara ger information och påminnelser om efterlevnadsbehov. Programvaran uppdateras regelbundet, så företag har alltid den senaste informationen om förändringar i skattelagar och andra regler. Vissa program kan ställas in för att automatiskt generera rapporter och fil skatter, så chefer och arbetsgivare måste helt enkelt lämna in ett godkännande innan du slutför.
beräknar avdrag och nettoresultat
efter att en anställds bruttoinkomst har fastställts beräknar löneprogramvaran automatiskt avdrag som skatter, försäkringar och pensionssparande. Avdragsbelopp subtraheras automatiskt och en check dras eller direkt deponeras på ett visst bankkonto. Vissa löneprogramvarulösningar kan också konfigureras för att automatiskt lägga till ersättning för körsträcka, resekostnader och andra anställdas utgifter.
förbereder skatteblanketter
löneprogramvara lindrar en del av stressen vid skattetid genom att automatiskt generera alla skatteformulär som behövs av anställda, entreprenörer och företag. Vanliga skatteformulär som kan genereras och skrivas ut eller skickas med en knapptryckning inkluderar W2s, W3s, 1099-MISCs och 1099s.
beräkning och arkivering av skatter är knepigt i bästa tider. När du gör affärer och har anställda i flera stater, alla med olika skattesatser, kan det snabbt bli en HR-mardröm. Att använda en HRIS kan hjälpa din HR-avdelning att hålla koll på skillnader och förändringar i skattesatser, som kan variera efter postnummer eller stat.
håller register enkelt
att hålla register med ett manuellt system kan vara svårt och kräver mycket utrymme för filer och pappersarbete. Att hålla register med löneprogramvara är enkelt och lagrar filer elektroniskt. Gamla filer kan också nås eller raderas med en knapptryckning, så det är enkelt att hålla sig organiserad.
tillåter anställdas självbetjäning
även om det i allmänhet inte behövs för mindre företag, kan anställdas självbetjäningsalternativ göra livet enklare för personalchefer i större företag. Självbetjäning ger anställda tillgång till personlig information om lönehistorik, avdrag, arbetade timmar, förmåner och time-off-förfrågningar. De kan automatiskt begära ändringar och granska information istället för att behöva kontakta personalavdelningen.
baserat i molnet
molnbaserad programvara av alla slag blir allt vanligare och löneprogramvara är inget undantag. Arbetsgivare ser fördelar med att kunna få tillgång till information från avlägsna platser och betala för ”software-as-a-service” varje månad enligt deras behov istället för att komma med en stor summa för en komplett intern lösning.
Cloud Software uppdateras automatiskt när skatte-och efterlevnadslagar ändras, medan programvara på plats måste uppdateras manuellt. Detta sparar tid på forskning och tekniska uppdateringar och säkerställer att chefer och arbetsgivare har tillgång till nödvändig information.
eliminerar Lönefel
hantering av löner är en annan viktig funktion hos en HR — avdelning-och det är otacksamt arbete. Ingen märker lön om inte något är fel, och då är det stressande och tidskrävande att ta itu med eventuella fel som uppstår. Även utan fel kan Intern lön ta upp mycket HR: s tid och ansträngningar. Att använda en HRIS kan frigöra tid och lindra stress genom att automatisera processen.
varnar personal avvikelser
en HRIS kommer att varna HR-personal om det finns några avvikelser. Om någon matar in ett felaktigt dollarbelopp eller antal timmar eller om något skiljer sig från tidigare lönecheckar kan systemet skicka en varning. På så sätt kan eventuella fel fångas och korrigeras omedelbart.
säkerställer snabba betalningar
HRIS-varningar är inte bara för fel och avvikelser. Att betala dina anställda i tid är viktigt för ditt företag. En HRIS kan skicka ut påminnelser när det är dags att göra lön. Det kan också effektivisera och automatisera direktinsättningsprocessen, vilket gör tidig lön ännu enklare.
förhindrar Felklassificeringar
i organisationer med många anställda är det lätt att felklassificeringar uppstår. Entreprenörer kan ingå i systemet som anställda och vice versa. Anställda kan anställas och komma in i systemet men inte dyka upp för den första dagen. Dessa spökanställda, om de inte fångas, kunde dra en lönecheck utan att någonsin arbeta en dag. Att använda en HRIS kan hjälpa till att fånga och eliminera fel och felklassificeringar som dessa.