Vad är Office Layout? Mål, principer, typer

Vad är Office Layout?

kontorslayout kan definieras som Arrangemang av utrustning inom det tillgängliga golvytan. Office layout handlar om design och inrättande av ett kontor. Det tar hänsyn till alla tillbehör och utrustning som behövs på ett kontor.

detaljerna i kontorsarbetet beror på vilken typ av verksamhet som är inblandad och vilken verksamhet som bedrivs. Funktioner på ett kontor som människor, utrymme, utrustning, möbler och miljö måste passa bra för att arbetarna ska känna sig friska och bekväma och kunna arbeta effektivt och produktivt.

mål för kontorslayout

som tidigare nämnts är huvudsyftet med kontorslayout att säkerställa Ekonomi och effektivitet i kontorsarbete. De mer specifika målen för kontorslayout är:

• för att ge maximalt utrymme för tillsyn.
• för att säkerställa maximalt utnyttjande av utrymmet.
• för att ge tillräcklig integritet och säkerhet för personer med konfidentiellt arbete.
• att lämna tillräckligt med utrymme för förflyttning av män och användning av maskiner.
• för att möjliggöra ett smidigt flöde av arbete.
• för att hålla driftskostnaden på ett minimum.

vissa principer för layout kan följas för att uppnå dessa mål. Tendensen hos avdelningen att sprida ut för att fylla tillgängligt utrymme även på bekostnad av besvär måste förhindras. Vederbörlig uppmärksamhet bör också ägnas åt det ordnade utseendet på arbetsplatsen eftersom det hjälper till att uppnå bättre anställdas moral.

principer för kontorslayout

följande principer för kontorslayout har utvecklats för vägledning för kontorschef som utformar kontorslayouten:

1. principen om inter-avdelnings relation
2. principen om flödet av arbete
3. principen om maximalt utnyttjande
4. principen om flexibilitet
5. principen om serviceanläggningar
6. principen om god miljö
7. principen om lägsta kostnad

principen om inter-avdelningsförhållande

aktiviteter som utförs i några av kontorsavdelningarna är nära sammanhängande. Dessa avdelningar måste placeras intill varandra. Det allmänna kontoret bör vara centralt placerat så att gemensamma tjänster kan tillhandahållas bekvämt till olika avdelningar.

partitioner och ljudisolerade väggar bör sättas upp för att segregera avdelningar med bullriga maskiner som duplikationer,skrivmaskiner etc.

offentliga affärer som kan innebära att man deltar i förfrågningar kvitton och betalningar av kontanter, tar emot e-post etc. bör vara nära ingången till kontoret. Berörda personer och avdelningar bör placeras i enlighet därmed.

princip för arbetsflöde

innan du förbereder layoutplanen är det nödvändigt att studera arbetsflödet på kontoret. Systemen och förfarandena för olika operationer måste också undersökas noggrant. Huruvida layouten ska vara ett raklinjearrangemang eller V-format beror på arbetsflödet. Så långt som möjligt bör arbetsflödet vara kontinuerligt, smidigt, rakt och utan bakåtgående rörelse.

principen om maximalt utnyttjande

tillgängligt utrymme bör utnyttjas fullt ut. Tillräckligt utrymme bör ges för varje enskild personal. Cirka 30 kvm. Fötter utrymme krävs för varje enskild kontorist i en avdelning. Utrustning och arkivskåp bör placeras på ett sådant sätt att personalen kanske kan närma sig dem utan förlust av tid eller besvär.

flexibilitetsprincipen

kontorslayouten bör vara så planerad att tillägg till Personal och utrustning som behövs för att hantera ökad arbetsvolym i framtiden kan vara möjliga med liten justering.

princip för serviceanläggningar

vid planering av kontorslayout bör tillräckliga åtgärder vidtas för serviceanläggningar för anställda som telefon, matsal, tvättrum, hissar, dricksvatten etc. Dessa anläggningar är viktiga för effektiviteten i arbetet och bidrar till komfort och välbefinnande för anställda.

princip för tillsyn

med ett stort antal kontorspersonal på jobbet bör layouten utformas så att den underlättar effektiv övervakning och kontroll.

principen om god miljö

korrekt belysning och ventilation spelar en viktig roll i kontorsfunktionen. Inredning och yttre utseende bidrar till mental stabilitet och moral.

principen om lägsta kostnad

arrangemang och omarrangemang av kontorslayout bör innebära minimiutgifter. Eftersom god layout syftar till att göra den mest ekonomiska och effektiva användningen av tillgängligt utrymme reduceras kostnaden för kontorstjänster automatiskt.

typer av Office Layout

olika typer av office layout finns beroende på kraven i office. Det finns i princip två typer av kontor, dvs öppna kontor och privata kontor. Dessa två typer av layout kan delas upp ytterligare i tre olika typer baserat på de senaste trenderna i kontorslayouten, som diskuteras enligt följande:

1. öppet kontor
2. privat kontor

öppet kontor

ett öppet kontor avser ett stort rum där alla avdelningars anställda och utrustning är inrymda under ett enda tak utan skiljeväggar.

fördelar med open Office

• bättre rymdutnyttjande är möjligt.
• det gör att människor enkelt kan kommunicera med varandra på kontoret.
• utan skiljeväggar eller separata rum i en stor hall kan man få bättre belysning och ventilation.
• layouten på ett kontor kan ordnas och ordnas för att passa kravet på tiden.
• effektiv övervakning är möjlig av färre handledare eftersom det inte finns några fysiska hinder för observation av personer på jobbet.

nackdelar med Open Office

• arbetet kommer att påverkas av besökare och förflyttning av personalen själva.
• det kommer att finnas internt ljud av konversation av personalen själva eller med besökarna.
• infektion eller sjukdomar kan spridas snabbt.
• tillväxt och expansion av verksamheten, och tillägg av personal kan leda till överbeläggning och trängsel.

privat kontor

privata kontor är små rum som upptas av avdelningar. Varje avdelning kommer att placeras i varje rum. Sådana rum tilldelas genom att beakta arten av den konfidentiella frågan som ska behandlas, eller för högsta tjänstemän etc.

fördelar med privat kontor

• det finns en ökning av effektiviteten på grund av frånvaron av buller.
• Sekretess kan bibehållas eftersom större integritet är möjligt.
• det främjar en personlig atmosfär.

nackdelar med privat kontor

• mycket utrymme slösas bort för partition.
• det är dyrare att bygga separata kontor.
• rengöring av kontoret blir ett tråkigt jobb.

med avseende på ovanstående kan vi ha vissa variationer i hur kontoren är organiserade. Några av dem anges nedan.

• Anlagda Kontor: En anlagd kontor är ett öppet kontor som arrangemanget av raka linjer av skrivbord. Denna typ av struktur är lämplig för teknisk specialist, hanteringsinformationstjänster etc.
• rörliga partitioner: denna typ av struktur används i privata kontor. Rörliga skiljeväggar av tak, delvis eller mothöjd bestående av metall -, trä -, glas-eller plastmaterial används för att segregera kontorsutrymmet.
• modulära enheter: de upptar mindre golvyta; förbättra arbetseffektiviteten genom att eliminera onödiga rörelser. Den mest populära typen av modulbord är L-mönsterbordsenheten med en plan yta.

fördelar med bra kontorslayout

en layout utformad efter noggrant iakttagande av stegen som nämns ovan och med principerna och målen i sikte, bör ge följande fördelar:

• eftersom layouten är utformad efter att ha studerat arten av aktiviteter och flödesscheman för varje avdelning förväntas effektiviteten hos en enskild medlem av kontorspersonalen vara hög. Detta bör i sin tur förbättra byråns övergripande effektivitet.
• Eftersom-av den förbättrade effektiviteten, kostnaden för kontorsverksamhet, bör vara lägre med en motsvarande ökning av vinsten.
• det är möjligt att ha optimal användning av maskiner och utrustning på kontoret. Layouten ger gemensam användning av maskiner och – utrustning som minskar kapitalinvesteringar.
• arbetsplatsens ordnade utseende är viktigt för kontorsanställda. Faktum är att kontorsarbetare är lika stolta över ett imponerande kontor som företagets chefer. En spänningslös och uppfriskande arbetsplats ökar moralen hos de anställda på ett kontor.
• en väl utformad kontorslayout och de personer som arbetar ökar sedan organisationens goodwill. Besökare och kunder känner sig stolta över att vara associerade med en sådan organisation.
• en bra kontorslayout gör övervakningen effektivare. Eftersom arbetsflödet tar den kortaste vägen reduceras den faktiska övervakningen till * minimum. Effektiv övervakning med minimum cost.is säkerställd.

Kontorsboende

varje kontorschef är oroad över att få kontorsarbete utfört med maximal effektivitet och till lägsta kostnad. Detta skulle bara vara möjligt om han gör ett korrekt urval av anställda, ger dem en ordentlig utbildning och vägledning och placerar dem i lämpliga jobb.

men om kontorspersonalen ska arbeta effektivt måste den vara ordentligt inrymd, ha en bra arbetsmiljö och vara ordentligt utrustad med lämpligt boende. Modern utrustning och korrekta arbetsförhållanden är inte på något sätt mindre viktig faktor för att förbättra effektiviteten och minska kostnaderna.

arbetsplatsen och dess omgivning är viktiga faktorer som i hög grad påverkar arbetstagarnas effektivitet. Eftersom personalen måste stanna i långa timmar på kontoret, och eftersom det huvudsakligen gör hjärnarbete och koncentrerar sig på de repetitiva och monotona aktiviteterna för fyllning, indexering, avsändning, rapportering etc., det är ineffektivitet skulle normalt vara större i de kontor där boende är tillräckligt och miljö och arbetsförhållanden är trivsamma.

principer för kontorsboende

medan du bestämmer dig för kontorsboende, bör kontorschefen ha följande principer i åtanke

• kontoret måste vara beläget på något bekvämt ställe så att det kan tjäna hela organisationen på bästa möjliga sätt.
• kontorslokaler bör vara tillräckliga ur organisationens nuvarande och framtida behov.
• Due avsättningar bör göras för bekvämligheter och bekvämligheter som krävs för komfort och välbefinnande av Personalen, t.ex. tvättrum, toalett, vattenkylare, matsal, etc.
• serviceanläggningar som telefon, Hiss, intern kommunikation etc. bör vara tillgängliga på kontoret, medan andra som bank, transport, marknad, postkontor etc. bör vara tillgängliga nära kontorslokalerna.

plats för kontoret

när kontoret är inställt är det mycket svårt att flytta till annan plats. Så, innan du börjar kontoret korrekt plats bör väljas för kontoret, enligt kraven i de anställda, besökare och kunder.

kontorschefen måste överväga ett brett spektrum av faktorer som marknader, arbetskraftsutbud, lokala lagar, makt, skatter, trender i regional och lokal utveckling, transportanläggningar och bättre infrastrukturell anläggning etc. innan du väljer en plats.

valet av plats beror också på kostnadsfaktorn. Den bästa platsen är en som ger maximal fördel till lägsta möjliga kostnad.

vid val av plats bör följande aspekter beaktas:

• bekvämlighet för kunderna: kontorsplatsen bör vara nära de parter som affärsproblemet har nästan daglig kontakt med.
• transport -, post-och bankfaciliteter: kontoret ska vara beläget på en plats där det finns bra transport -, post-och bankfaciliteter.
• tillgänglighet av tillräckligt med utrymme: den plats som valts för location office bör ha tillräckligt med boende och framtida expansionsomfång.

välja ett kontor plats

eftersom det huvudsakliga syftet med ett kontor är att underlätta genomförandet av verksamheten, dess rätta plats beror främst på var det kan vara ofmost nytta för verksamheten. Kontorsplatsen kan vara antingen i urban plats eller i förorts plats beroende på vilken tjänst de tillhandahåller.

i princip finns det fem faktorer som påverkar valet av plats:

• närhet till relaterad handel: det är önskvärt att ha ett kontor nära andra kontor som är engagerade i samma handelslinje.
• närhet till andra avdelningar: när alla funktioner i ett företag bedrivs på en plats, bör kontoret vara beläget på samma plats, så att det fungerar på ett mer effektivt sätt.
• närhet till serviceanläggningar: kontoret bör vara beläget nära sådana serviceanläggningar som banker, post-och telegrafkontor, järnvägsstationer, marknader, handel eller börser etc.
• närhet till transportanläggningar: den ort där ett kontor är beläget måste betjänas tillräckligt av transporttjänster av alla slag.
• tillgång till arbetskraft: stora kontor där olika typer av anställda behövs bör överväga denna faktor.