”Procure to pay” eller P2P är hela cykeln av åtgärder och händelser som ett företag engagerar sig i när de behöver varor eller tjänster från en extern leverantör. Denna cykel beskriver de steg som ett företag måste vidta för att anskaffa artiklarna och betala lämplig överföring till leverantören, minus eventuella rabatter och justeringar.
även om det är enkelt i teorin är den moderna P2P-cykeln för företag på företagsnivå ett mycket komplext företag med många rörliga delar. När företag växer och arbetar i större skala måste P2P och relaterade leverantörsskulder övergå från enkla pappersbaserade arbetsflöden till spridande ansträngningar som ofta kräver automatisering och datorhjälpmedel.
Låt oss undersöka de grundläggande stegen i en modern P2P-cykel, deras ineffektivitet och hur moderna, AI-bemyndigade mjukvarulösningar kan integreras med ledande ERP-plattformar för framgång och besparingar.
i den här snabbguiden utforskar vi svar på följande fråga:
- de 5 stora Procure-to-Pay Process steg
- Procure-to-Pay lösningar
- Vad är P2P processen i SAP när du använder Kofax ReadSoft Integration?
- omvandla Procure att betala med avancerade mjukvarulösningar
de 5 stora Procure-to-Pay Process steg
i en typisk procure-to-pay-cykel finns det fem steg för ett företag att nå en slutförd transaktion. I stora företag förekommer ofta olika delar av denna cykel hela dagen, varje dag. För multinationella företag är upphandlingscykeln en källa till en betydande mängd information och omfattande ansvar.
så här fungerar det.
inköpsrekvisition
i detta skede identifierar verksamheten ett behov av en del, en färdig produkt, en tjänst eller något annat som det kan kräva från en extern leverantör. Den avdelning som har kravet definierar behovet och anger SPECIFIKATIONER. Inköpsavdelningen tar sedan dessa specifikationer och identifierar en leverantör, eller väljer en föredragen leverantör baserat på tidigare beställningar och erfarenheter.
inköpsorder
med en leverantör identifierad måste köpare bestämma lämpligt pris och se till att det ligger i linje med deras avdelningens köpkraft. Förhandlingar med nya leverantörer kan ta tid om inte ditt företag redan har ett etablerat kontrakt med tydliga villkor. I detta skede skapar avdelningen en inköpsorder (PO) för de nödvändiga varorna, registrerar PO som en unik post i sina böcker och överför ordern till säljaren för uppfyllande.
orderbekräftelse
säljaren tar emot inköpsordern och skickar en bekräftelse på mottagandet, ofta med en bekräftelse på att deras lagernivåer är lämpliga för uppfyllande. Säljaren ger råd om förväntade leveranstider och leveransdatum. Denna viktiga information är avgörande för effektiv leveranskedja och logistikplanering, men att fånga den och göra den tillgänglig och användbar kan vara en utmaning med Begränsad teknik.
leveransmeddelande
därefter anländer de köpta varorna och ditt företag måste skicka en bekräftelse på leveransen till säljaren. Ett kritiskt steg vid denna tidpunkt är att kontrollera sändningen mot inköpsordern för att säkerställa att allt har kommit i gott skick. Det är viktigt att notera undantag, till exempel skadade eller saknade föremål, för att undvika att betala för varor som inte mottagits. Ditt företag kommunicerar all denna information tillbaka till säljaren.
fakturabetalning
med den information som du angav tillämpar säljaren alla nödvändiga avdrag och skickar sedan en faktura till ditt företag. Det mest kritiska steget i P2P äger rum här: trevägsmatchen, som förenar den ursprungliga PO, leveranskvittot och fakturan för att säkerställa att all information är korrekt.
traditionellt är det en tidskrävande process. Spårning av fel kan orsaka potentiellt kostsamma förseningar. Ytterligare förseningar uppstår ofta när matchen är klar men du behöver tillstånd för betalning. Först när alla dessa element är på plats kan ditt företag remittera betalning, ange den slutliga finansiella informationen i liggare, och stänga transaktionen.
Procure-to-Pay-lösningar
med så många rörliga delar och så mycket information att förena fortlöpande kräver företag avancerade lösningar för hantering av processer som involverar leverantörsskulder och P2P-cykeln. Dessa lösningar kommer ofta i en ERP-plattform, som SAP och specifika moduler inom SAP, i kombination med ytterligare programvara utformad för att minska felfrekvensen och minska friktionen.
i SAP är dessa processer ofta ett ”procure to order” – arbetsflöde.
Vad är ”Procure to Order”?
se tillbaka till inköpsrekvisition, inköpsorder och orderbekräftelsesteg. Inom en ERP-plattform, som de som skapats av SAP, kan ett företag använda en mjukvarulösning utformad för att automatisera denna tidiga fas av köpprocessen. Avdelningar kan höja sina önskemål, och systemet kan lista lämpliga leverantörer och skapa en standardiserad PO med ett begränsat antal mänskliga handen.
sådana automatiserade system minskar både sannolikheten för fel och ökar tillgängligheten av information som är kritisk för affärsanalys. Genom att använda SAP som en del av ditt P2P-processflöde kan du elektroniskt integrera med leverantörssystem och automatisera en stor del av inköpet. Att använda SAP P2P-processen säkerställer effektiv datainsamling och gör det möjligt för ditt företag att genomföra analytiska operationer för att identifiera möjligheter till besparingar och förbättringar.
låt oss utforska dessa steg.
Vad är P2P-processen i SAP när du använder Kofax ReadSoft Integration?
kraften och mångsidigheten hos SAP för att hantera delar av P2P cykeln är oöverträffad, men rätt verktyg kan utöka plattformens grundläggande funktionalitet i 21: a århundradet. Avancerade program som bygger på maskininlärning och artificiell intelligens, som Kofax ReadSoft, kan omvandla delvis pappersbaserade arbetsflöden till helt digitala flöden som ger tydliga och konsekventa resultat.
ReadSoft använder kognitiv capture-teknik för att intelligent klassificera dokument och extrahera information, såsom PO-nummer, objekttyper, kvantiteter och mer. Samma programvara kan också kvantifiera information från fakturor och med SAP effektivisera trevägsmatchningsprocessen.
med verktyg som Kofax Process Director kan företag automatisera inköp, betalning och ny leverantör ombord samtidigt som det är enkelt att korrigera fel tidigt—innan de kan orsaka problem.
SAP-arbetsflödet är mer avancerat än den grundläggande P2P-cykeln och tar de grundläggande stegen och segmenterar dem i viktiga ögonblick för dataackumulering och kommunikation.
bestämning av krav
avdelningen som har sitt ursprung i en köpbegäran gör en tydlig bestämning av sina krav baserat på kommande projekt, befintligt lager och andra faktorer. ERP-data hjälper dessa avdelningar att göra smarta bedömningar för att undvika onödiga rekvisitioner.
bestämning av leverantör/Leverantörskälla
ditt team måste bestämma var man ska hitta lämpliga leverantörer eller leverantörer för nödvändiga varor om det inte finns några befintliga register över lämpliga leverantörer.
leverantörsval
SAP hjälper ditt team att välja bland de tillgängliga leverantörer som definieras i ditt system. Med Process Director integration är dessa steg omedelbart tillgängliga i ett välbekant system med lättanvända gränssnitt.
Inköpsorderhantering
inköpsavdelningen skapar eller utfärdar en inköpsorder. Med Kofax-verktyg kan denna process ske helt elektroniskt och hålla PO-processen papperslös. Du kan också skanna papperskopior inköpsorder i systemet. Readsofts intelligenta algoritmer klassificerar automatiskt dokumentet, arkiverar det till lämpligt system och loggar informationen i din ERP.
Inköpsorderövervakning
övervakning POs innebär att man tittar på viktiga händelser relaterade till en order, till exempel förändringar i kvantiteter, brist på lager från en leverantör eller uppfyllandeinformation. Effektiv övervakning och fakturamatchning med POs kan minska flaskhalsarna och se till att alla följer samma regler för köpgodkännande. Ett enklare arbetsflöde för godkännande innebär mer kostnadseffektivt arbete.
varukvitto
vid mottagandet av varorna kan du använda ReadSoft och andra AP-automatiseringsverktyg av Kofax för att fånga all information relaterad till leveransen. Genom ditt procure-to-pay-system kan du elektroniskt överföra ett kvittoanmälan till säljaren.
Fakturaverifiering
när leverantören överför en faktura till ditt företag kan ReadSoft automatiskt kategorisera den och extrahera nödvändig information. Med Process Director eller dina egna SAP-verktyg aktiverar du automatisk PO-matchning. Tillsammans, dessa verktyg förenklar matchningsprocessen dramatiskt. Med ökad hastighet och en stor minskning av mänskliga fel kan ditt företag enkelt dra nytta av besparingar från rabatter för tidig betalning och undvika huvudvärk som dubbla betalningar.
Transforming Procure to Pay med avancerade mjukvarulösningar
genom att noggrant strukturera din upphandling till betalnings-och PO-processer kan ditt företag spara pengar, förbättra resultaten och effektivisera insatser som traditionellt har varit en viktig källa till flaskhalsar och huvudvärk. Med effektiv ap-automatisering kan du enkelt etablera din avdelning som en pålitlig bidragsgivare till företagets framgång.
för att lära dig mer om att integrera Kofax-lösningar som ReadSoft och leverantörsautomation i ett ERP som SAP, begär en offert byggd för ditt företag idag.