jag kommer inte att ljuga för dig: den här artikeln var svår att skriva eftersom det är ett så torrt ämne. Men ändå tror jag att du borde vara medveten om vilken roll antaganden har i projekt. Och att förstå deras inverkan hjälper dig att undvika några vanliga projektrisker.
så låt oss titta på vilka projektantaganden som är och varför de förtjänar din uppmärksamhet.
vad är projektantaganden?
projektantaganden är vissa saker som vi anser vara sanna som påverkar hur vi planerar eller hanterar ett projekt (se PMI-definition). Vi anser att dessa faktorer är sanna för att ge oss en grund för planering. Om vi inte kunde vara säkra på någonting kunde vi inte göra några förutsägelser om projektets varaktighet och kostnad.
antaganden kan gälla olika områden, inklusive vår egen roll och ansvar, vår kunds ansvar, lagbestämmelser, kundens behov samt framtida händelser som vi förväntar oss att äga rum.
helvete, det här var mycket abstrakt babbling.
Låt oss göra saker klart med några praktiska exempel:
praktiska exempel på projektantaganden
du förstår bäst begreppet antaganden med dessa exempel:
- antaganden om färdigheter: du diskuterar ett IT-systembytesprojekt med en potentiell kund. Klientens CIO berättar att de har ett” mycket erfaret ”IT-team som har gjort”hundratals migreringar”. Du håller därför med kunden om att de själva ska utföra datamigreringen. Kunden är glad att de kan spara kostnader.
- Schemaläggningsantaganden: dina projektgruppsmedlemmar är också involverade i ett annat projekt. Därför har du planerat viktiga aktiviteter (t.ex. affärsresor) så att de inte kolliderar med det andra projektet. För din planering och resursallokering antar du att det andra projektet kommer att följa sitt ursprungliga schema.
- Kostnadsantaganden: för ett byggprojekt köper du 5 ton cement i maj, och du kommer att köpa samma kvantitet igen i oktober. Du antar att cementpriset kommer att förbli stabilt under de kommande månaderna.
- antaganden om den rättsliga miljön: för att göra din klient ett attraktivt erbjudande, du planerar att anställa utländska tillfälligt anställda från Indien för att arbeta på kundens kontor för ett par månader. Enligt gällande arbets-och invandringslagar är detta möjligt. Du antar att de rättsliga reglerna kommer att förbli desamma under detta 24-månadersprojekt, och detta återspeglas i din projektplan och budget som baseras på den lägre arbetskraftskostnaden.
varför projektantaganden tickar tidsbomber
genom att gå igenom exemplen märkte du förmodligen problemet med antaganden: om de visar sig vara fel eller om miljön förändras kan ditt projekt få allvarliga problem.
ta ovanstående exempel på att anställa utländska arbetstagare:
- du antog att (billigare) extern personal kommer att utföra arbetet. Därför är dina kostnadsberäkningar mycket lägre än i ett scenario som involverar hushållsarbetare. Om regeringen nu beslutar att förbjuda utländska tillfälligt anställda, du har ett stort problem.
- du måste leverera till kunden, men du måste använda (dyrare) hushållspersonal som gör 3-5x mer än arbetare från Indien. I slutändan kommer du att göra en förlust på projektet. Om du är ett stort företag kommer det inte att skada dig mycket. Men om du är en liten entreprenör kan även ett sådant projekt avsluta ditt företag.
exploderande kostnad är bara en av konsekvenserna av att basera arbetet på ogiltiga antaganden. I andra fall kan projektets omfattning explodera (det här kallas scope creep) eller projektet kan stöta på en allvarlig försening.
Läs mina tips om hur du kan undvika projektförseningar
Spot antaganden innan de orsakar problem
Takeaway från den här artikeln: var medveten om antaganden och de problem de kan orsaka i projekt. Utmana alltid antaganden från andra och var medveten om de antaganden du gör själv (det här är ännu svårare). Det tar lite skicklighet och övning att märka när människor gör antaganden, men att be om bevis för en IDE eller ett uttalande är alltid en bra utgångspunkt för att avslöja potentiella antaganden.
slutligen vill jag peka på en teknik som är till hjälp för att identifiera antaganden. Det är att skapa en antagandelista tillsammans med ditt projektteam — i princip en brainstorming med de inblandade personerna.