Shadow payroll är en mekanism för anställda som skickas till Nederländerna från utlandet men också vice versa (anställda som skickas till Nederländerna från utlandet). En sådan utplacering har ofta konsekvenser för den tillämpliga sociala tryggheten och skatteskulden. Det är viktigt att veta var arbetstagaren är socialt försäkrad och var löneskatt och nationella försäkringsavgifter måste betalas.
för att förhindra dubbelbeskattning har Nederländerna ingått avtal med ett antal länder. Dessa fördrag anger hur skatterna och socialförsäkringspremierna i båda länderna är anpassade.
om social trygghet måste betalas i ett land och skatt måste betalas i ett annat, eller om skatt ska betalas i båda länderna, spelar den så kallade skugglönen in.
exempel på internationell lön
om arbetstagaren är på lönelistan i Nederländerna och är socialt försäkrad där, men han eller hon arbetar också i Tyskland, kan det vara att skatter måste betalas i Tyskland. För att bestämma rätt betalningar krävs därför en lön i Nederländerna, men också i Tyskland.
Observera att lönebegreppet (som bör förstås med ”lön”) inte är 100% detsamma i alla länder. Till exempel kan en företagsbil leda till en helt annan lön (”tillägg”) i ett land än i ett annat.
med en internationell löneadministration är det mycket viktigt att göra rätt betalningar till berörda skattemyndigheter, så att du efteråt inte kommer att konfronteras med överraskningar. Det är särskilt frustrerande om det visar sig att skatter eller sociala avgifter har betalats i fel land. För det första måste det fortfarande betalas i rätt land. För det andra är det inte alltid lätt att återkräva felaktigt utbetalda belopp i det andra landet.
hur fungerar shadow payroll i den vanliga lönen?
en skugglön utförs i bakgrunden av den vanliga lönen. Detta innebär att skugglönen endast är avsedd för beräkning av korrekta avdrag och betalningar från löneskatterna i det andra landet. Inga faktiska betalningar görs till arbetstagaren från skuggavgiften. Beräkningen av avdrag sker i arbetstagarens ordinarie lön eller sker på arbetsgivarens bekostnad.
exempel på shadow payroll
när en anställd skickas från Tyskland till Nederländerna måste det först fastställas för den nederländska (shadow) lönelistan vilka löneelement ingår i den nederländska lönelistan. Resekalendern bestämmer sedan hur många dagar arbetstagaren har arbetat under en viss månad i Nederländerna och därför hur mycket inkomst som kan hänföras till nederländska arbetsdagar. Baserat på detta bestäms vilka avdrag och betalningar som måste göras i Nederländerna. Observera: ingen betalning kommer att göras till arbetstagaren på grundval av den nederländska löneavgiften, eftersom han redan är på lönelistan i Tyskland och kommer att få sin vanliga lön från den lönen. Det är också viktigt om ett nettolönsavtal eller ett bruttolönsavtal har gjorts med arbetstagaren.
i löneavkastningen rapporteras denna anställd till skattemyndigheterna. Det är därför viktigt att ett citizen service number (BSN) är närvarande, så att en anonym skattesats inte behöver tillämpas på den skattepliktiga lönen i Nederländerna.
när är en skugglön nödvändig?
en skugglön kan vara nödvändig i följande situationer:
- en anställd som arbetar i flera länder;
- en anställd är på lönelistan i ett land, men har utstationerats till ett annat land (detta är särskilt fallet om han vill förbli Socialt försäkrad i det första landet).
viktiga dokument för en skugglön:
- identifiering (ID-bevis eller pass)
- anställningsavtalet och uppdragsbrevet
- dagskalendern
- lönebesked
- A1-uttalandet eller täckningsbeviset.
- 30% beslutsarrangemang
att utföra en skugglön
att utföra en skugglön och begära olika dokument som är nödvändiga i detta sammanhang är ofta komplicerat och kräver specifik kunskap. Vi kan hjälpa dig med att planera utplaceringen, begära de olika dokumenten och genomföra skuggavgiften.
om du har några frågor om shadow payroll eller andra globala mobilitetstjänster, vänligen kontakta vårt globala Mobilitetstjänstteam.