Vad är skillnaden mellan direkt och indirekt upphandling?

på ytnivå handlar upphandling om att förvärva de leveranser som en organisation behöver fungera från dag till dag. När du går in i detaljer börjar du ta in alla stödjande faktorer som gör upphandlingsarbetet.

fakturahantering, leverantörshantering, bedrägeribekämpning, betalningshantering, kvalitetskontroll etc.

bortom ytan är det lite mer komplicerat än så.

upphandling delas in i två nischer-direkt och indirekt. Och medan båda är väsentliga för varje företags funktion, är det viktigt att förstå deras plats så att du kan prioritera och ge var och en den betoning de båda behöver. På så sätt kan du bygga utmärkta leverantörsrelationer, hantera upphandling effektivt och säkerställa ett jämnt flöde av de ingångar du behöver för att hålla ditt företag igång. Ett bra sätt att förbättra upphandlingseffektiviteten är att gå digitalt.

vad är direkt upphandling?

direkt upphandling är processen att förvärva de produkter, leveranser, varor och tjänster du behöver för din kärnverksamhet.

direkt upphandling handlar i huvudsak om att förvärva de väsentliga produkterna och tjänsterna som gör sig rätt till dina slutkunder med viss bearbetning.

det handlar om de ingångar som utgör ryggraden i vad din organisation erbjuder.

några exempel på direkt upphandling inkluderar:

• en bagare som köper mjölet för att göra bröd
• ett byggföretag som beställer cement och block för ett pågående projekt
• en tygfabrik som beställer textilier och tygmaterial för bearbetning och syning av linjen

Obs: direkt upphandling har främst inom fysisk tillverkningsindustri där direkta råvaror bearbetas till fysiska produkter.

vad är indirekt upphandling?

indirekt upphandling handlar om att förvärva produkter och tjänster som stöder ett företags verksamhet, om än i en icke-väsentlig roll. Dessa indirekta leveranser inkluderar Kontorsmaterial & brevpapper,dekorationer etc.

indirekta leveranser är på sitt sätt fortfarande väsentliga för din organisation. Men de utövar ingen direkt inmatning i de färdiga produkterna och tjänsterna du levererar till dina kunder.

snarare spelar de en stödjande roll för att säkerställa att processen att omvandla direkta leveranser till färdiga varor går smidigt.

några exempel på indirekta leveranser inkluderar:

• Saas-Prenumerationer, t.ex. Slack, Asana, Kissflow
• personalutvecklingsresurser, t. ex. böcker
• kontorsdekorationer,
• kontorsutrustning som bärbara datorer & persondatorer.

indirekta leveranser är mer uttalade i digitala fält där det inte finns några materiella varor, men mestadels tjänster som levereras till kunder.

skillnader mellan direkt och indirekt upphandling

huvudskillnaden mellan direkt och indirekt upphandling är den funktion de adresserar. Medan direct procurement fokuserar på att säkra de kärnleveranser som bearbetas och levereras till dina kunder, handlar indirekt upphandling om leverans av spontana varor.

de olika funktionerna i både direkt och indirekt upphandling innebär att det finns skillnader i hur båda fungerar. Som ett resultat måste du justera din inställning till båda grenarna något för att få dem rätt.

betoning på kund-leverantörsrelation

direkt upphandling handlar om att förvärva de leveranser som utgör basen för vad ditt företag erbjuder dina kunder. Det vill säga, utan produkter från direkt upphandling fungerar ingenting.

för att säkerställa att du kan garantera en stadig leveranskedja är det i ditt bästa intresse att bygga långsiktiga, hållbara relationer med dina leverantörer.

det är här leverantörshantering, kontrakt, minsta orderkvantiteter etc., komma.

under direkt upphandling finns det ett behov av att bygga en pålitlig kund-leverantörsrelation som kan vara motståndskraftig när du behöver det, vilket ger säkerhet för båda sidor.

indirekt upphandling, å andra sidan, handlar om icke-väsentliga leveranser som hjälper din affärsverksamhet men inte utgör din kärnverksamhet. Följaktligen får indirekt upphandling inte betoningen direkt upphandling får.

snarare kan din organisation få en kortlista med leverantörer och använda Tjänsterna när det krävs. Även om de inte mäter upp när kallas för, du har en hel del alternativ och kan även fördröja leveranser du vill förvärva.

direkt upphandling, med tanke på dess betydelse, leder till djupare leverantörsrelationer du kan lita på, medan indirekta leverantörer kan hanteras med liten eller ingen ansträngning för att behålla sina tjänster på lång sikt.

indirekta leveranser är för många och ofta relativt obetydliga för att kompensera för kostnaden för att bli låst i kontrakt etc.

planerad vs. spontaneous spend

Direct procurement hanterar de kärnleveranser som ditt företag behöver för att driva dag till dag, och som ett resultat behöver betoning för att säkerställa motståndskraft. De väsentliga insatserna du behöver för att fortsätta driva verksamheten måste planeras och budgeteras i god tid för att undvika störningar i din leveranskedja.

för indirekta leveranser kan det däremot vara svårt att få exakta siffror för att uppskatta efterfrågan och som sådan finns det liten planering eller budgetering för indirekt upphandling. Indirekta leveranser är ofta upphandling spontant när behovet uppstår, till skillnad från direkta leveranser.

lagerhantering

hantera lager handlar om hur man förvärvar, lagrar och planerar för lager. Oftast är detta exklusivt för direkta leveranser, med tanke på risken och belöningen i samband med att hantera försörjningskedjan för dina direkta insatser.

för indirekta ingångar finns det ingen långsiktig strategi för att hantera dem eftersom de ofta inte är planerade för.

som ett resultat kan det vara svårt att hantera lager, säkerställa kvalitet och hålla leverantörer kompatibla med organisationens specifikationer och kvalitetsstandarder.

använd Kissflow för att överladda din upphandling

Kissflow Procurement Cloud tar hand om indirekta utgifter från början till slut. Den är utformad för att effektivisera upphandling för organisationer av alla storlekar, med funktioner som:

• produktkataloger för enkel beställning
• leverantörshantering, från sourcing leverantörer till betalningar
• flera betalningsalternativ som rymmer olika leverantörer
• avancerade säkerhetsprotokoll som skyddar dina data
• anpassningsbara arbetsflöden och processer som effektiviserar verksamheten
• en enkel inlärningskurva hela teamet kan navigera i timmar, inte veckor

Kissflow erbjuder dig den saknade oändlighetsstenen i din upphandlingshandske som ger dig möjlighet att köpa smartare och hantera din budget ännu mer.

Klicka här för att lära dig mer om hur Kissflow kan omvandla din upphandling.

Rekommenderad läsning:

• Hur får man en 10x fördel med Kissflow Procurement Software?