kalendrar är användbara verktyg för att hålla reda på kommande möten, deadlines och milstolpar. De kan hjälpa dig att visualisera ditt schema och påminna dig om viktiga händelser, som semester och semestertid.
det är inte konstigt att människor ofta har en mängd olika kalenderverktyg att välja mellan, inklusive allt från en papperskalender på kontorsväggen till ett kalenderhanteringsverktyg, till exempel Calendly.
problemet är att människor för ofta hanterar flera kalendrar samtidigt. När dessa kalendrar inte är integrerade med ditt arbete och synkroniserade med varandra kan detta leda till massförvirring, huvudvärk och missade tidsfrister.
varför ska du använda en projekthanteringsprogramvarukalender
om du redan hanterar och uppdaterar en eller flera kalendrar kanske du inte anser att kalenderfunktionalitet är en viktig funktion i projekthanteringsprogramvaran. En projekthanteringsprogramvarulösning som innehåller kalendrar erbjuder dock flera fördelar som andra Kalenderalternativ inte gör.
traditionella kalendrar är till exempel bra för att planera din dag, men hemskt för planering, visualisering och delning av projektarbete.
medan din online-kalender kan påminna dig om en kommande tidsfrist, är den inte utformad för att berätta vilka uppgifter som krävs för att uppfylla tidsfristen, vem som arbetar med dem och vad deras nuvarande status för slutförande är. Du skulle behöva gå utanför det programmet (eller skicka en e-postförfrågan) för att hitta den kritiska informationen.
Programvarukalendrar för projektledning svarar på dessa underliggande frågor genom att länka direkt till projektets framsteg och information.
här är sju funktioner som projektledningskalendrar erbjuder som traditionella inte gör:
- gör att du kan spåra och planera kritiskt arbete manuellt
- spåra automatiskt specifikt arbete för projekt, team eller mappar
- färgkod efter status, kanal, publik och mer
- gör att du kan lagra kalendrar för att få den stora bilden över flera projekt eller mappar
- låter dig visa kalendrar efter månad, kvartal och/eller år
- gör att du kan öppna projektuppgifter direkt från kalendern
- gör att du enkelt kan dela kalenderuppdateringar i realtid med andra intressenter
programkalendrar för projektledning låt dig visa schemalagda aktiviteter som innehåller all relaterad information, filer och konversationer. Med den här funktionen kan du enkelt hoppa från kalendern till jobbet utan att navigera genom andra verktyg eller applikationer.
Plus, med en delbar projektledningskalender kan du visa uppgifter och projektplaner för flera team och projekt i hela verksamheten. Denna synlighet hjälper dig att identifiera potentiella konflikter och samordna arbetet mellan individer och team.
programkalendrar för projektledning gör att du snabbt kan dela aktuell information med interna och externa intressenter. Denna funktion innebär att chefer och kunder enkelt kan komma åt en fågelperspektiv av ditt projektschema och kommande nyckeldatum, allt i ett enkelt, visuellt format.
hur projektledningskalendrar fungerar
till skillnad från traditionella kalendrar ansluter projektledningskalendrar direkt till underliggande projekt och uppgifter i din programvara. Detta innebär att kalendern automatiskt uppdateras när uppgifter och scheman ändras.
plus, dessa kalendrar erbjuder tvåvägssynkronisering. Det betyder att om du behöver försena eller omplanera en aktivitet kan du göra ändringen direkt i kalendervyn. Allt du behöver göra är att dra och släppa uppgiften över till det nya datumet. Det kommer inte bara att uppdatera uppgiften, men det kommer också automatiskt att justera alla beroende uppgifter.
alla aktiviteter eller projektändringar återspeglas direkt i både ditt projektschema och kalender i realtid, vilket innebär att du aldrig behöver oroa dig för motstridiga data, och hela ditt team kan arbeta med en enda sanningskälla.
ett annat sätt att projekthanteringsprogramkalendrar låter dig behålla en sanningskälla är att stödja skapandet av enskilda kalendrar utan att duplicera data. Du kan till exempel skapa separata kalendrar för alla möjliga olika vyer som:
- olika projekt, team eller avdelningar
- separata projektfaser
- arbeta efter målgrupp
- arbeta efter kanal
- olika arbetsflödesstatus
varje kalender drar fortfarande från samma datakälla, så alla ändringar i projektet kommer fortfarande att återspeglas direkt i alla kalendrar.
med den här funktionen kan du förenkla kalendervyer så att mängden data inte blir överväldigande och ingenting missas. Dessutom kan du dra de separata kalendrarna tillsammans för att se den stora bilden.
Classic vs. smarta kalendrar
det finns två typer av programkalendrar för projektledning:
- klassiska kalendrar
- smarta kalendrar
klassiska kalendrar skapas manuellt av dig eller ditt team. De erbjuder en flexibel lösning som gör att du bara kan visa de uppgifter som du har valt individuellt.
klassiska kalendrar är användbara om du har många uppgifter spridda över flera projekt och du bara vill övervaka de viktigaste eller högprioriterade. På samma sätt kan teammedlemmar välja att skapa sin egen klassiska kalender så att de bara kan hantera ett smalt utbud av uppgifter, till exempel sina egna uppgifter och de som direkt föregår deras.
smarta kalendrar skapar automatiskt kalendervyer som visar alla aktiviteter i ett visst projekt eller mapp. Du kan också använda filter för att skapa smarta kalendrar som bara uppfyller angivna kriterier — Till exempel om en teammedlem bara vill se sina tilldelade uppgifter.
smarta kalendrar är användbara om de uppgifter du vill övervaka är alla inom samma projekt eller mapp och om du enkelt kan filtrera efter de uppgifter du vill spåra. Den största fördelen med smarta kalendrar är att de kan skapas med bara några klick och kan uppdateras när projektet ändras.
om till exempel en ny aktivitet läggs till i ditt projekt kan en smart kalender dra in den i din skärm (förutsatt att den uppfyller filterkriterierna.) Med en manuell kalender måste du manuellt lägga till den nya uppgiften i din kalender. Detta ökar risken för att nya uppgifter förbises.
kalenderintegrationer
medan en projektledningskalender erbjuder många ytterligare funktioner och fördelar, kanske du fortfarande vill använda ditt nuvarande kalenderverktyg, särskilt om du också spårar icke-projektrelaterade händelser, möten och deadlines.
av denna anledning är det viktigt att välja projekthanteringsprogramvara som kan integreras med populära kalenderappar som Google Kalender, Outlook och Apple Kalender. Denna integration gör att du kan behålla din egen kalender utan att behöva hantera och uppdatera två separata verktyg.
tänk på att traditionella kalendrar inte är utformade för att hantera alla detaljer som en projekthanteringsprogramvarukalender kan erbjuda. Du bör leta efter en lösning som låter dig välja vilken detaljnivå som publiceras i din traditionella kalender. Till exempel i din online-kalender kanske du bara vill se förfallodatum för aktivitet eller så kanske du vill utesluta underaktiviteter.