ett nyckeldokument i en anställds personalfil är ett väl utarbetat skriftligt memo, om du vill stärka ditt försvar mot en anställd initierad åtgärd. De flesta skriftliga varningar och disciplinära noteringar är otillräckliga eftersom de inte innehåller flera mycket viktiga element.
element för att inkludera
oavsett om du måste försvara dig mot ett oförtjänt arbetslöshetsförsäkringsanspråk eller mot en felaktig ansvarsfrihet, vill du inkludera följande punkter i varnings-och disciplinära noteringar:
1. En ämnesrubrik, till exempel ”skriftlig varning.”
2. Datum och tid för varning eller åtgärd.
3. Namn på den berörda arbetstagaren.
4. Jobbtitel för arbetstagaren.
5. Namn på den person som ger varningen eller vidtar åtgärden.
6. Jobbtitel för den person som ger varningen eller vidtar åtgärden.
7. Person eller personer till vilka kopior ges.
8. Arbetsgivarens Policy avseende händelsen eller ämnet och/eller beteendet eller prestationen som förväntas av arbetstagaren.
9. Den specifika händelsen som orsakar varningen eller åtgärden. Var specifik med datum, tid och vad som ägde rum.
10. Beteende som borde ha ägt rum. Beteendeförändringen krävs. Var specifik.
11. Vilka åtgärder kan bero på ytterligare felaktigt beteende av arbetstagaren och konsekvenserna om arbetstagaren inte ändras.
12. Underskrift av den person som ger varningen eller vidtar åtgärden.
13. Datum mottaget av arbetstagaren.
14. Underskrift av den anställde som tar emot varningen eller åtgärden. (Obs: Om arbetstagaren vägrar att underteckna, föreslå att arbetstagaren skriver ner på notatet orsaken eller skälen till att vägra att underteckna. Detta uttalande i arbetstagarens eget manus — oavsett om det är tre ord eller ett långt stycke-är solida bevis som visar att arbetstagaren fått och förstått innehållet i notatet.)
15. Undertecknandet av ett vittne till mötet med arbetstagaren och de uttalanden som gjorts i mötet.
Prov Skriftlig Varning
Ämne: Skriftlig Varning
Datum: Nov. 17, 2005 vid 1: 30 e. m.
till: Jane Row, lager kontorist
från: Betty Fram, lager handledare
kopior till: Hank Black, Avd. Mgr. och Mary Gray,personaldirektör
Jane, vår policy i detta företag är att du ska ringa in till jobbet minst en timme innan din schemalagda arbetstid börjar när du blir sen eller sjuk eller inte kan komma in. Du ska prata direkt med din handledare eller någon annan ansvarig.
På Onsdag, November. 16, Du ringde inte in för att säga att du inte kunde komma in. Du kom till jobbet sent idag, klockan 11, utan förklaring. Du borde ha ringt in både igår och idag för att låta din handledare veta att du inte skulle vara på onsdag och skulle vara sen idag.
detta är tredje gången i år du har gjort detta. Jag har varnat dig verbalt tidigare. Incidenterna igår och idag är allvarliga nog för att få mig att utfärda denna varning: nästa gång du saknar arbete utan att ringa in eftersom vår policy kräver att du kommer att avslutas själv.