veřejné zakázky nikdy neměly vyšší profil. Význam strategie zadávání veřejných zakázek se zvýšil díky realizaci úspor, kterých lze dosáhnout díky dobře vedeným zadávacím řízením.
tento blog poskytuje průvodce cyklem zadávání zakázek a diskutuje o některých klíčových úvahách, které by měly být učiněny v každé fázi.
seznamte se s zakázkami
získání porozumění pravidlům je nezbytným předpokladem při zadávání veřejných zakázek.
kupující a dodavatelé musí pochopit strukturu procesu zadávání veřejných zakázek, minimální požadované lhůty, postupy, kterými se tyto lhůty řídí, procesy, které jdou vedle nich, včetně rámcových dohod, kritérií výběru a zadání, procesu hodnocení a procesu zastavení.
bez pochopení těchto problémů, a mnoho dalších kromě toho, riziko chyby je příliš vysoká, a selhání je zřetelná možnost.
cyklus zadávání zakázek pomáhá kupujícím porozumět procesu a rozděluje proces zadávání zakázek na 13 sekcí.
co je to nákupní cyklus?
cyklus zadávání zakázek je důležitou součástí procesu zadávání zakázek.
cyklus zadávání zakázek nastiňuje kroky, které by kupující měli podniknout v průběhu každého zadávání zakázek.
CIPS Procurement and Supply Cycle
tento blog vás provede kroky cyklu procurement.
cyklus nákupu a dodávek CIPS je cyklický proces klíčových kroků pro nákup zboží nebo služeb.
cyklus zahrnuje 13 stupňů:
- Definujte obchodní potřeby a vypracujte specifikaci
- Analýza trhu a rozhodnutí o nákupu
- vypracujte strategii a plán
- testování trhu před nákupem
- vypracujte dokumentaci a podrobnou specifikaci
- výběr dodavatele k účasti v nabídkovém řízení
- vydávejte zadávací dokumenty
- hodnocení a validace nabídek a nabídek
- zadání a realizace zakázek
- sklad, logistika a příjem
- plnění a zlepšování smlouvy
- řízení vztahů s dodavateli
- aktiva Management
Definujte obchodní potřeby a rozvíjejte SPECIFIKACE
organizace musí především pochopit a definovat své potřeby zadávání zakázek. Toho lze dosáhnout spoluprací se zúčastněnými stranami v celé vaší organizaci a tento výzkum podpoří vytvoření SPECIFIKACE na vysoké úrovni. Spolupráce s držiteli podílů v této počáteční fázi znamená, že s větší pravděpodobností podpoří proces změny tam, kde je vyžadován nákup zúčastněných stran.
Analýza trhu a rozhodnutí o nákupu
druhá fáze cyklu zadávání zakázek vyžaduje analýzu trhu. Provedení této analýzy pomůže vaší organizaci posoudit dostupné tržní možnosti.
v rámci tohoto výzkumu by se vaše organizace měla zaměřit na výdaje, aktuální umístění a dynamiku trhu. To pomůže vaší organizaci identifikovat potenciální dodavatele a stupeň dokončení.
bude také podporovat rozhodnutí o nákupu a outsourcingu versus interní poskytování.
strategie a plánování
jakmile definujete své obchodní potřeby, můžete vytvořit strategii nákupu vaší organizace.
vaše strategie by měla zvážit potenciální dopad vnějšího prostředí. CIPS uvádí příklad na svých internetových stránkách a poznamenává, že:
“ vedení konkurenčního nabídkového řízení je dobrý nápad, pokud existuje konkurence a máte dobrou pozici pro využití trhu.
rozvoj hospodářské soutěže na trhu nebo uvedení této in-house může být lepší strategií, pokud jste závislí na jediném zdroji dodávek “
pokud se rozhodnete provést výběrové řízení, budete také muset začít uvažovat o tom, kterou cestu nabídkového řízení použít. Bude hodnota zboží/prací/služeb, které plánujete pořídit, vyžadovat, abyste se řídili cestou nákupu s vysokou hodnotou, zveřejněním v OJEU (do konce roku 2020 a poté v nabídce)? Pokud ano, které zadávací řízení bude pravděpodobně nejvhodnější pro vaše zadávání zakázek?
předběžné zadávání zakázek
fáze předběžného zadávání zakázek by měla zahrnovat testování trhu a zapojení. Test trhu pomůže vaší organizaci posoudit, zda je správný čas jít na trh. Mezi faktory, které je třeba v této fázi zvážit, patří aktivita konkurenčních cyklů plodin, nová legislativa a konec finančního roku dodavatelů.
vypracování zadávací dokumentace
bez ohledu na hodnotu nabídky budete muset vypracovat zadávací dokumentaci, která bude informovat potenciální dodavatele o zakázce, o tom, co chcete koupit, o podmínkách, které budou muset splnit, aby je bylo možné zvážit, ao kritériích, která vy, kupující, použijete ve fázi výběru I zadání. To je třeba připravit před vydáním oznámení o smlouvě.
při vypracování zadávací dokumentace je nezbytné, aby dodavatelům poskytoval podrobný rozpis požadovaných objemů zboží nebo služeb, dohodu o úrovni služeb a podmínky. Vaše klíčové zúčastněné strany by měly být součástí této fáze.
to bude součástí podrobné specifikace, která zajistí plošnou konzistenci (např. ceny, kvalita produktu, provozní funkčnost). Správné zadání specifikací poprvé snižuje riziko opětovného výběrového řízení. Tato specifikace bude součástí zadávací dokumentace pro dodavatele.
výběr dodavatele
v této fázi by vaše organizace měla být připravena zveřejnit oznámení o zakázce buď prostřednictvím ÚJEU, nebo, pokud je hodnota zakázky pod prahovými hodnotami ÚJEU, prostřednictvím jednoho z národních portálů, jako je vyhledávač smluv (Anglie) nebo veřejné zakázky Skotsko. Toto oznámení o zakázce by se mělo řídit formátem požadovaným postupem pro zadání zakázky OJEU, který jste vybrali, nebo Portálem, na kterém publikujete. Přinejmenším bude obsahovat kontaktní údaje kupujícího, informace o přístupu k zadávací dokumentaci, stručný popis a lhůtu pro odpovědi.
pokud provádíte veřejnou zakázku, která není OJEU, vaše oznámení o zakázce spolu s zadávací dokumentací vám umožní položit dodavatelům řadu otázek. Pokud použijete omezený postup ÚJEU, použijete standardní výběrový dotazník nebo Evropský standardní zadávací dokument (Skotsko) k posouzení schopnosti dodavatele, nabídky, finanční situace atd. SQ je poté hodnoceno podle předem dohodnutého souboru kritérií výběru, což vám umožní určit, zda by měl být dodavatel zařazen do užšího výběru a obdržet nabídkové řízení.
vydáváte zadávací dokumentaci
Používáte-li dvoustupňový proces, jako je omezené nebo vyjednávací řízení ÚJEU, jakmile vyberete vhodné dodavatele, kteří budou vybráni do užšího výběru, budete muset zaslat formální dokumenty (např. výzvu k podání nabídky. Pokud používáte jednostupňový proces, jako je Otevřené řízení OJEU, SQ nebo ESPD spolu se všemi ostatními zadávacími dokumenty jsou vydávány zpočátku a všichni dodavatelé předloží úplnou nabídku
spolu s těmito dokumenty by měla být zaslána podrobná specifikace, dokument s obchodními požadavky a jasnými časovými měřítky.
hodnocení a validace nabídek a nabídek
je čas na hodnocení nabídek podle předem definovaných kritérií, která byla součástí vaší zadávací dokumentace, aby si dodavatelé byli vědomi kritérií, která se snaží splnit.
hodnocení nabídek by mělo být strukturované, disciplinované a transparentní.
během této fáze je běžné, že nákupní organizace dokončuje úvěrové kontroly, návštěvy na místě, odběr vzorků nebo zkoušky produktů.
zadavatel by se měl v této fázi snažit plně spolupracovat se svými dodavateli a zároveň zajistit, aby byli neustále v souladu s předpisy o zadávání veřejných zakázek. To však může být obtížné a snaha efektivně spravovat všechny nabídky není snadný úkol.
software pro správu nabídek umožňuje týmům ukládat a sdílet klíčové informace mezi sebou během procesu zadávání veřejných zakázek.
zadání a realizace zakázky
Jakmile vyberete preferovaného dodavatele-můžete zakázku zadat.
poskytnutí zadávacích kritérií umožňuje oběma stranám porozumět jejich závazkům, což minimalizuje smluvní rizika.
sklad, logistika a příjem
v této fázi je třeba provést úvahy o skladu; to může zahrnovat:
- kódování a klasifikace produktů
- prostor, rozvržení a regály.
- frekvence dodání.
plnění a zlepšování zakázek
organizace veřejného sektoru jsou odpovědné za to, že z každé zakázky, kterou zadají, budou účinně pořizovat a řídit maximální hodnotu.
všechny smlouvy by měly stanovit dohodnuté KPI – které by měly být sledovány s recenzemi. Přezkum smlouvy by měl zahrnovat diskusi o tom, jak vztah funguje, a měl by vyřešit jakékoli konflikty.
software pro správu smluv může podporovat kupující sledovat výkon a zvýšit zlepšení.
tento druh softwaru může být použit prostřednictvím všech aspektů řízení smlouvy post award, což vám umožní sledovat výkon dodavatele, provádět sledování hodnoty, vytvářet varianty smluv a vědět, kdy potřebujete plánovat retender – a mnohem více.
mít správný systém řízení smluv na místě bude váš život mnohem jednodušší, protože existuje mnoho výhod této strategie eProcurment, včetně:
- vyhodnocení plnění dodavatele v celé smlouvě umožňuje přijmout opatření ke zvýšení výkonu a efektivity smlouvy
- rozhodnutí přijatá ve správný čas, což zmírňuje potenciální rizika, která se objeví v budoucnu
- dodavatel spolupracuje a reaguje na potřeby organizace
- dodání služeb je uspokojivé pro obě strany
- neexistují žádné smluvní spory ani překvapení
společnost Delta smlouva performance tool umožňuje uživateli vytvářet, spravovat/sledovat a zaznamenávat na míru plán monitorování výkonnosti pro každou zakázku a každého dodavatele/dodavatele.
uživatel může provést jasný a měřitelný program plnění smlouvy pro každou aktivní smlouvu pomocí snadno srozumitelného nástroje Key Performance Indicator (KPI) a související metodiky plánu/připomenutí/kontroly.
- podpůrné dokumenty lze připojit k KPI.
- plnění smlouvy zahrnuje plnou funkčnost exportu.
řízení vztahů s dodavateli
řízení vztahů s dodavateli zahrnuje strategické řízení všech interakcí s dodavateli, aby se maximalizovala hodnota těchto interakcí. To znamená vytvářet užší, více spolupráce vztahy realizovat hodnotu.
software pro správu vztahů s dodavateli může disciplinovat procesy vaší organizace a pomoci vašim zaměstnancům strategicky plánovat a řídit interakce s dodavateli.
modul řízení dodavatelů společnosti Delta poskytuje snadnou službu správy dodavatelů/dodavatelů, která vede dodavatele k jedinému centrálnímu rozbočovači, kde se registrují, ukládají a spravují své údaje a ke kterým mají kupující okamžitý přístup. Funkce budování seznamu poskytují kupujícím možnost vytvářet a spravovat seznamy dodavatelů.
- Vytvořte neomezený počet seznamů kategorií/dodavatelů
- schopnost ukládat a spravovat seznamy rámců
- možnost nastavit seznam Otevřít a zavřít data a časy v souladu s termíny
- zobrazení dat v reálném čase: profily dodavatelů v seznamech se automaticky aktualizují, pokud dodavatel provede aktualizaci
- odstraní požadavek na časově náročnou údržbu informací o dodavatelích a ukládání papíru
správa aktiv
posouzení by měla být provedena, aby se zjistilo, zda se požadavky změnily. Organizace by se také měly zamyslet nad tím, co lze příště zlepšit a začlenit.
zde se dostáváme na konec cyklu-což nás vrací zpět na začátek!
klíčové úvahy
při rozhodování v průběhu celého cyklu CIPS doporučuje zvážit následující:
- systémy zadávání zakázek & technologie
- zapojení zúčastněných stran
- udržitelnost / CSR/ etika / bezpečnost
- hodnocení / zmírňování rizik
- neustálé zlepšování
- lidé & dovednosti
- inovace
některé z těchto klíčových úvah podrobně zkoumáme níže.
systémy zadávání zakázek & technologie
požadavek, aby veškerá komunikace kolem zadávání veřejných zakázek byla od října 2018 elektronická, znamená, že software pro zadávání zakázek a systémy řízení tendrů se stále více prolínají v komerčních řešeních pro zadávání zakázek.
eProcurement má za sebou dlouhou cestu, protože to začalo v roce 1980. vynález elektronické výměny dat (EDI) umožnil soubory a dokumenty, které mají být sdíleny mezi veřejným a soukromým sektorem, který byl revoluční v té době.
v dnešní době technologie umožnila veřejnému sektoru efektivněji nakupovat pomocí zakázkového softwaru. Kupující používají systémy řízení nabídek nebo eTendering, které mají mechanismy podávání, které umožňují kupujícím a dodavatelům přezkoumat a revidovat dokumentaci nabídek, spolu s jakýmikoli otázkami a odpověďmi, které byly předloženy v souvislosti s nabídkou.
používání elektronické komunikace odstraňuje zbytečné manuální procesy a pomáhá nákupním organizacím urychlit dobu odezvy a nastavit jasnější komunikační linky se svými dodavateli.
přechod na řešení eProcurement navíc znamená, že vaše organizace bude mít lehčí dopad na životní prostředí, protože neexistuje žádný požadavek na tisk a vysílání. Kromě toho, že je vaše organizace udržitelnější, sníží rozpočtové výdaje, díky čemuž je eTendering software vynikající investicí.
zákazníci Delta esourcingu mají přístup k nejmodernějším technologiím, které mohou změnit účinnost jakékoli strategie kupujícího. Každá fáze procesu zadávání veřejných zakázek, od počátečního oznámení o zakázce po vyhodnocení až po správu smluv, může být prováděna elektronicky a je plně auditovatelná.
zapojení zúčastněných stran
během celého procesu zadávání zakázek je zásadní zapojení mezi kupujícími a dodavateli. Tím, že se zapojí do trhu před provedením nákupu, může se kupující dozvědět více o nejnovějších dostupných produktech a službách.
existuje mnoho výhod včasného zapojení pro kupující, včetně:
- vytváření sítí a budování vztahů s dodavateli
- dodavatelé mohou ovlivnit cíle a požadavky smlouvy před zveřejněním oficiálního oznámení, což snižuje riziko opakování.
- dodavatelé mohou poučit kupujícího o vašem produktu/službách, současném prostředí a trendech na trhu
GDPR
dne 25.května 2018 EU zavedla nový zákon o ochraně osobních údajů a bezpečnosti v celé Evropě, Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR).
GDPR se skládá ze stovek stránek nového požadavku, což vede přední organizace po celém světě k přehodnocení své strategie ochrany údajů.
mnozí by tvrdili, že GDPR je nejpřísnějším zákonem o ochraně osobních údajů a bezpečnosti na světě. Ačkoli byl vypracován a schválen Evropskou unií, ukládá povinnosti organizacím kdekoli, pokud cílí nebo shromažďují údaje týkající se občanů v EU.
podle správy IT:
“ GDPR EU již nebude platit přímo ve Velké Británii na konci přechodného období(31 prosinec 2020). Britské organizace však musí i po tomto bodě splnit své požadavky.
Za prvé, DPA 2018 přijímá požadavky EU GDPR v právu Spojeného království. Za druhé, vláda Spojeného království vydala zákonný nástroj-předpisy o ochraně údajů, soukromí a elektronických komunikacích (změny atd.) (EU Exit) 2019-který mění DPA 2018 a spojuje jej s požadavky GDPR EU, aby vytvořil režim ochrany údajů, který bude fungovat v kontextu Spojeného království po Brexitu.
tento nový režim bude znám jako „UK GDPR“.
kybernetická bezpečnost
nové předpisy, jako je GDPR, stejně jako vysoce postavené mediální pokrytí dopadů kybernetických incidentů, zvýšily očekávání partnerů, zúčastněných stran, zákazníků a širší veřejnosti. Jednoduše řečeno, organizace-a zejména členové správní rady-se musí vypořádat s kybernetickou bezpečností.
veřejný sektor má velké množství citlivých údajů a je důležité, aby všechny subjekty veřejného sektoru měly znalosti a schopnost bránit se proti kybernetickým hrozbám, což znamená investovat do větší bezpečnosti jak pro vlastní organizaci, tak pro dodavatelský řetězec.
vláda Spojeného království zlepšuje kybernetickou bezpečnost ve svém dodavatelském řetězci. Od 1. října 2014 musí všichni dodavatelé dodržovat kontroly Cyber Essentials, pokud se ucházejí o státní zakázky, které zahrnují nakládání s citlivými a osobními údaji a poskytování určitých technických produktů a služeb.
etické sourcing
zadávání zakázek se mění a kupující již nejsou schopni zadávat zakázky na náklady bez zohlednění širšího dopadu zakázky.
vzhledem k tomu, že zadávání zakázek může zahrnovat složité vztahy mezi mnoha různými organizacemi, existuje potenciál pro mnoho neetických praktik, které se někde zapojí do dodavatelského řetězce. Ty se mohou pohybovat od nezákonných činností, jako je moderní otroctví a korupce, k širším otázkám, jako je ignorování důsledků změny klimatu
etické sourcing může podporovat kupující, aby se vyhnuli těmto nástrahám, protože se zaměřuje na provádění činností sourcingu na nejvyšších možných standardech odpovědné, udržitelné, environmentální a společensky uvědomělé obchodní praxe.
sociální hodnota
sociální hodnota může znamenat závazek k otázkám životního prostředí při zadávání veřejných zakázek, například zajištění priorit udržitelných nebo nízkouhlíkových postupů. Sociální hodnota však může zahrnovat i prvky, které jsou pro podniky „blíže domovu“.
společnosti, které se ke svým zaměstnancům chovají dobře, jsou typem „sociální hodnoty“. Například vyplácení životní mzdy všem pracovníkům přispívá jak k blahobytu zaměstnanců, tak k místní ekonomice.
Malcolm Harrison, generální ředitel Chartered Institute of Procurement & Supply, již dříve zdůraznil, že je mylnou představou myslet si, že sociální hodnota je důležitá pouze při zadávání veřejných zakázek v místní správě. Sociální hodnota se stává stále důležitější pro ústřední vládu, národní vlády po celém světě a také pro soukromý sektor.
strategie zadávání zakázek s Delta eSourcing
Delta poskytuje centrální, bezpečné, online řešení, které zjednodušuje a automatizuje mnoho časově náročných procesů spojených s vytvářením a vydáváním výzev k soutěži a řízením odpovědí na výběrová řízení.
bohatá funkčnost společnosti Delta pokrývá všechny aspekty procesu etenderingu od uvedení do provozu, vytvoření oznámení, předběžné kvalifikace a vydávání nabídkových řízení až po vyhodnocení odpovědí a zadání zakázky a dokonce i správu smluv.
díky tomuto komplexnímu řešení můžete výrazně snížit jak náklady na zpracování zakázek, tak lhůty pro nabídková řízení nad rámec prahových hodnot pro zadávání zakázek OJEU.
společnost Delta eSourcing nabízí řadu softwaru pro zadávání zakázek a je odhodlána pomáhat organizacím veřejného sektoru s úsporami efektivity při zlepšování procesů zadávání zakázek. Naše nákupní služby vám nabízejí flexibilitu při vytváření zakázkového balíčku pro vaši organizaci.
zarezervujte si živé demo s členem našeho expertního týmu.
začít