offentlige indkøb har aldrig haft en højere profil. Realiseringen af de besparelser, der kan opnås ved veldrevne indkøbsøvelser, har øget betydningen af indkøbsstrategi.
denne blog giver en guide til indkøbscyklussen og diskuterer nogle af de vigtigste overvejelser, der skal tages i hvert trin.
Lær Indkøb at kende
at få en forståelse af reglerne er en forudsætning for indkøb.
købere og leverandører skal forstå strukturen i indkøbsprocessen, de krævede minimumstider, de procedurer, der styrer disse tidsplaner, de processer, der følger med dem, herunder rammeaftaler, udvælgelses-og tildelingskriterier, evalueringsprocessen og standstill-processen.
uden en forståelse af disse spørgsmål, og mange flere udover, risikoen for fejl er for høj, og fiasko er en klar mulighed.
indkøbscyklussen hjælper købere med at forstå processen og bryder indkøbsprocessen i 13 sektioner.
hvad er en indkøbscyklus?
indkøbscyklussen er en vigtig del af indkøbsprocessen.
indkøbscyklussen skitserer de trin, der skal tages af købere i løbet af hver indkøbsøvelse.
CIPS indkøbs-og Forsyningscyklus
denne blog vil guide dig gennem trinnene i indkøbscyklussen.
CIPS-indkøbs-og Leveringscyklussen er den cykliske proces med vigtige trin til indkøb af varer eller tjenester.
cyklen indeholder 13 trin:
- Definer forretningsbehov og udvikle specifikation
- markedsanalyse og træffe eller købe beslutning
- udvikle strategi og Plan
- Pre-Indkøb markedstest
- udvikle dokumentation og detaljeret specifikation
- leverandør udvælgelse til at deltage i udbud
- udstede udbudsdokumenter
- evaluering og validering af bud og bud
- Kontrakttildeling og implementering
- lager, logistik og modtagelse
- kontraktens ydeevne og forbedring
- Leverandørrelationsstyring
- Aktiv Ledelse
Definer forretningsbehov og udvikle specifikation
først og fremmest skal en organisation forstå og definere sine indkøbsbehov. Dette kan gøres ved at samarbejde med interessenter i hele din organisation, og denne forskning vil understøtte oprettelsen af en specifikation på højt niveau. At engagere sig med interessenter i denne indledende fase betyder, at de er mere tilbøjelige til at støtte ændringsprocessen, hvor interessentopkøb er påkrævet.
markedsanalyse og træffe eller købe beslutning
den anden fase af indkøbscyklussen kræver markedsanalyse. Gennemførelse af denne analyse vil hjælpe din organisation med at vurdere de tilgængelige markedsmuligheder.
som en del af denne forskning skal din organisation omfatte udgifter, nuværende positionering og dynamikken på markedet. Dette vil hjælpe din organisation med at identificere potentielle leverandører og graden af færdiggørelse.
det vil også støtte beslutninger omkring køb og outsourcing versus intern levering.
strategi og planlægning
når du har defineret dine forretningsbehov, kan du udvikle din organisations indkøbsstrategi.
din strategi bør overveje den potentielle indvirkning af det eksterne miljø. CIPS giver et eksempel på dette på deres hjemmeside og bemærker, at:
“at gennemføre et konkurrencedygtigt bud er en god ide, hvis der er konkurrence, og du er godt positioneret til at udnytte markedet.
udvikling af konkurrence på markedet eller at bringe dette internt kan være en bedre strategi, hvis du er afhængig af en eneste forsyningskilde”
hvis du beslutter dig for at gennemføre et konkurrencepræget Udbud, skal du også begynde at overveje, hvilken udbudsrute du skal bruge. Vil værdien af de varer/arbejder/tjenester, du planlægger at købe, kræve, at du følger en indkøbsrute af høj værdi, der offentliggøres i EU (indtil udgangen af 2020 og derefter finder et bud)? I bekræftende fald, hvilken tildelingsprocedure vil sandsynligvis være mest passende for din indkøb?
Pre-Procurement
pre-procurement-fasen bør involvere markedstest og engagement. En markedstest hjælper din organisation med at måle, om det er det rigtige tidspunkt at gå ind på markedet. Blandt de faktorer, der skal overvejes på dette stadium, er afgrødecykler konkurrentaktivitet, ny lovgivning og leverandørernes afslutning på regnskabsåret.
udvikling af udbudsdokumentation
uanset budets værdi skal du udvikle udbudsdokumentation, som informerer potentielle leverandører om indkøb, hvad du vil købe, de betingelser, de skal opfylde for at blive overvejet, og de kriterier, som du, køberen, vil bruge på både udvælgelses-og tildelingsstadiet. Dette skal være forberedt, før du udsteder udbudsbekendtgørelsen.
ved udvikling af udbudsdokumentation er det vigtigt, at det giver leverandørerne en detaljeret oversigt over mængden af varer eller tjenester, der kræves, serviceniveauaftale og vilkår og betingelser. Dine vigtigste interessenter bør være en del af denne fase.
dette vil indgå i en detaljeret specifikation, der sikrer konsistens over hele linjen (f.eks. prissætning, produktkvalitet, driftsfunktionalitet). At få specifikationerne rigtige første gang reducerer risikoen for at skulle byde igen. Denne specifikation vil indgå i udbudsdokumenterne for leverandører.
leverandørvalg
på dette tidspunkt skal din organisation være klar til at offentliggøre en udbudsbekendtgørelse enten gennem EU-Domstolen eller, hvis indkøbsværdien er under EU-tærsklerne, gennem en af de nationale portaler såsom Contracts Finder (England) eller Public Contracts Scotland. Denne udbudsbekendtgørelse skal følge det format, der kræves i henhold til den OJEU-tildelingsprocedure, du har valgt, eller af den portal, du offentliggør på. I det mindste vil det indeholde kontaktoplysninger for køberen, oplysninger om, hvordan man får adgang til udbudsdokumenterne, en kort beskrivelse og en frist for svar.
hvis du foretager en ikke-EU-indkøb, vil din udbudsbekendtgørelse sammen med dine udbudsdokumenter give dig mulighed for at stille leverandører en række spørgsmål. Hvis du bruger proceduren med begrænset udbud, bruger du spørgeskemaet om standardvalg eller Det Europæiske standardkontrakt (Skotland) til at vurdere leverandørernes kapacitet, tilbud, økonomiske formåen osv. Kvm vurderes derefter ud fra et forud aftalt sæt udvælgelseskriterier, som gør det muligt for dig at afgøre, om en leverandør skal være på listen og modtage en licitation.
Udgiv udbudsdokumenter
hvis du anvender en totrinsproces som f.eks. begrænset udbud eller udbud med forhandling, skal du, når du har valgt de egnede leverandører, der skal være på listen, sende formelle dokumenter (f. eks. en licitation. Hvis du bruger en Et-trins proces som OJEU Open Procedure, udstedes KVM eller ESPD sammen med alle de andre udbudsdokumenter oprindeligt, og alle leverandører indsender et fuldt bud
sammen med disse dokumenter, en detaljeret specifikation, et dokument med forretningskrav og klare tidsskalaer skal sendes.
evaluering og validering af bud og Bud
det er på tide, at budevaluering mod foruddefinerede kriterier, der var en del af din udbudsdokumentation, så leverandørerne er opmærksomme på de kriterier, de forsøger at opfylde.
Udbudsevalueringen bør være struktureret, disciplineret og gennemsigtig.
i denne fase er det almindeligt, at købsorganisationen gennemfører kreditkontrol, besøg på stedet, produktprøveudtagning eller forsøg.
et indkøbsteam bør forsøge at engagere sig fuldt ud med deres leverandører på dette stadium, samtidig med at de altid overholder indkøbsbestemmelserne. Dette kan dog være svært, og det er ikke en nem opgave at forsøge at styre alle Bud effektivt.
Tender management giver teams mulighed for at gemme og dele vigtige oplysninger med hinanden gennem hele indkøbsprocessen.
Kontrakttildeling og implementering
når du har valgt din foretrukne leverandør – kan du derefter tildele kontrakten.
tilvejebringelse af tildelingskriterier giver begge parter mulighed for at forstå deres forpligtelser, hvilket minimerer kontraktlige risici.
lager, logistik og modtagelse
på dette stadium lager overvejelser skal foretages; dette kan omfatte:
- produktkodning og klassificering
- Plads, layout og reoler.
- leveringsfrekvens.
kontraktens ydeevne og forbedring
offentlige organisationer har et ansvar for at skaffe effektivt og drive maksimal værdi fra hver kontrakt, de tildeler.
eventuelle kontrakter bør indeholde aftalte KPI ‘ er – som bør overvåges med gennemsyn. En kontraktanmeldelse bør omfatte diskussion om, hvordan forholdet fungerer, og bør løse eventuelle konflikter.
kontraktstyring kan støtte købere til at spore ydeevne og øge forbedringer.
denne type program kan bruges gennem alle aspekter af kontraktstyring post tildeling, så du kan overvåge leverandørens ydeevne, foretage værdi sporing, oprette kontrakt variationer og vide, hvornår du har brug for at planlægge at retender – og meget mere.
at have det rigtige kontraktstyringssystem på plads vil gøre dit liv meget lettere, da der er mange fordele ved denne eProcurment-strategi, herunder:
- evaluering af leverandørens præstationer i hele kontrakten gør det muligt at træffe foranstaltninger for at øge kontraktens ydeevne og effektivitet
- beslutninger truffet på det rette tidspunkt, hvilket mindsker potentielle risici, der vises i fremtiden
- leverandøren er samarbejdsvillig og lydhør over for organisationens behov
- leveringen af tjenester er tilfredsstillende for begge parter
- der er ingen kontraktstvister eller andre overraskelser
Delta ‘ s kontraktpræstationsværktøj giver brugeren mulighed for at oprette, administrere/overvåge og optage en skræddersyet præstationsovervågningsplan for hver kontrakt og hver leverandør/entreprenør.
brugeren kan udføre et klart og målbart Kontraktpræstationsprogram for hver aktiv kontrakt ved hjælp af en letforståelig Key Performance Indicator (KPI) builder og en tilknyttet plan/påmindelse/gennemgangsmetode.
- bilag kan vedlægges KPI ‘ er.
- Kontraktpræstation inkluderer fuld eksportfunktionalitet.
Leverandørrelationsstyring
Leverandørrelationsstyring indebærer strategisk styring af alle interaktioner med leverandører for at maksimere værdien af disse interaktioner. Det betyder at skabe tættere, mere samarbejdsrelationer for at realisere værdi.
Supplier relationship management kan disciplinere din organisations processer og hjælpe dine medarbejdere til strategisk at planlægge og styre interaktioner med leverandører.
Deltas Leverandørstyringsmodul giver en nem leverandør/leverandørstyringstjeneste, der kører leverandør til et enkelt centralt knudepunkt, hvor de registrerer, gemmer og administrerer deres detaljer, og som købere har øjeblikkelig adgang til. Listeopbygningsfunktionerne giver købere mulighed for at oprette og administrere lister over leverandører.
- Opret et ubegrænset antal kategori/leverandørlister
- mulighed for at gemme og administrere Rammelister
- mulighed for at indstille liste åbne og lukke datoer og tidspunkter i overensstemmelse med deadlines
- realtidsdatavisning: leverandørprofiler på listerne opdateres automatisk, hvis en leverandør foretager en opdatering
- fjerner kravet om tidskrævende vedligeholdelse af leverandøroplysninger og papirlagring
Asset Management
vurderinger skal udføres for at afgøre, om kravene er ændret. Organisationer bør også tænke over, hvad der kan forbedres og inkorporeres næste gang.
det er her, vi når slutningen af cyklussen – som tager os tilbage til starten!
vigtige overvejelser
når der træffes beslutninger gennem hele cyklussen, anbefaler CIPS, at følgende bør overvejes:
- indkøbssystemer & teknologi
- Interessentengagement
- bæredygtighed/ CSR / etik/ sikkerhed
- risikovurdering / afbødning
- kontinuerlig forbedring
- mennesker & færdigheder
- Innovation
vi udforsker nogle af disse nøgleområder, som vi har overvejelser i detaljer nedenfor.
indkøbssystemer & teknologi
kravet om, at al kommunikation omkring offentlige indkøb skal være elektronisk fra oktober 2018 betyder, at e-indkøbsprogrammer og udbudsstyringssystemer bliver mere og mere sammenvævet i kommercielle e-indkøbsløsninger.
eProcurement er kommet langt siden det startede i 1980 ‘ erne. opfindelsen af elektronisk dataudveksling (EDI) gjorde det muligt at dele filer og dokumenter mellem den offentlige og private sektor, hvilket var revolutionerende på det tidspunkt.
i dag har teknologien gjort det muligt for den offentlige sektor at købe mere effektivt ved hjælp af skræddersyede programmer. Købere bruger Udbudsadministrations-eller etenderingssystemer, der har arkiveringsmekanismer, der gør det muligt for købere og leverandører at gennemgå og revidere buddokumentationen sammen med eventuelle spørgsmål og svar, der er indsendt i forhold til buddet.
brug af elektronisk kommunikation fjerner unødvendige manuelle processer og hjælper købsorganisationer med at fremskynde responstider og indstille klarere kommunikationslinjer med deres leverandører.
derudover betyder flytning til en eProcurement-løsning, at din organisation får en lettere miljøpåvirkning, da der ikke er krav til udskrivning og udstationering. Ud over at være mere bæredygtig, vil din organisation reducere budgetudgifterne, hvilket gør eTendering til en fremragende investering.
Delta eSourcing-kunder har adgang til avanceret teknologi, der kan transformere effektiviteten af enhver købers strategi. Hvert trin i indkøbsprocessen, fra indledende udbudsbekendtgørelse til evaluering til kontraktstyring kan udføres elektronisk og kan revideres fuldt ud.
Interessentengagement
gennem hele indkøbsprocessen er engagement mellem købere og leverandører afgørende. Ved at engagere sig med markedspladsen før en indkøbsøvelse kan køberen lære mere om de nyeste produkter og tjenester, der er tilgængelige.
der er mange fordele ved tidligt engagement for købere, herunder:
- netværk og opbygning af relationer med leverandører
- leverandører kan påvirke mål og krav i en kontrakt, før den officielle meddelelse offentliggøres, hvilket reducerer risikoen for retendering.
- leverandører kan uddanne køberen om dit produkt/dine tjenester, det aktuelle landskab og tendenser på markedet
GDPR
den 25.maj 2018 implementerede EU en ny lov om databeskyttelse og sikkerhed i hele Europa, den generelle databeskyttelsesforordning (GDPR).
GDPR består af hundredvis af sider med nye krav, der får førende organisationer over hele verden til at revurdere deres databeskyttelsesstrategi.
mange vil hævde, at GDPR er den hårdeste lov om databeskyttelse og sikkerhed i verden. Selvom det blev udarbejdet og vedtaget af EU, pålægger det organisationer forpligtelser overalt, så længe de målretter mod eller indsamler data relateret til borgere i EU.
i henhold til IT-styring:
“EU’ s GDPR gælder ikke længere direkte i Storbritannien i slutningen af overgangsperioden (31.December 2020). Imidlertid, Britiske organisationer skal stadig overholde sine krav efter dette punkt.
for det første vedtager DPA 2018 EU GDPR ‘ s krav i britisk lov. For det andet har den britiske regering udstedt et lovbestemt instrument – forordningen om databeskyttelse, privatlivets fred og elektronisk kommunikation (ændringer osv.) (EU – udgang) 2019-som ændrer DPA 2018 og fusionerer det med kravene i EU GDPR for at danne en databeskyttelsesordning, der vil fungere i en britisk sammenhæng efter
denne nye ordning vil blive kendt som ‘den britiske GDPR’.
cybersikkerhed
nye regler som GDPR samt højprofileret mediedækning om virkningen af cyberhændelser har rejst forventningerne hos partnere, interessenter, kunder og den bredere offentlighed. Ganske enkelt skal organisationer – og især bestyrelsesmedlemmer – tage fat på cybersikkerhed.
den offentlige sektor har store mængder følsomme data, og det er vigtigt, at alle offentlige myndigheder besidder viden og evne til at forsvare sig mod cybertrusler, hvilket betyder, at de investerer i større sikkerhed både for deres egen organisation og forsyningskæden.
den britiske regering forbedrer cybersikkerheden i sin forsyningskæde. Siden 1. oktober 2014 har alle leverandører været nødt til at overholde Cyber Essentials-kontrollerne, hvis de byder på offentlige kontrakter, der involverer håndtering af følsomme og personlige oplysninger og levering af visse tekniske produkter og tjenester.
etisk sourcing
Indkøb ændrer sig, og købere er ikke længere i stand til at tildele kontrakter om omkostninger uden at tage den bredere virkning af indkøb i betragtning.
da indkøbsøvelser kan involvere komplekse relationer mellem mange forskellige organisationer, er der potentiale for, at mange uetiske praksisser kan blive involveret et eller andet sted i forsyningskæden. Disse kan variere fra ulovlige aktiviteter såsom moderne slaveri og korruption til bredere spørgsmål såsom tilsidesættelse af konsekvenserne af klimaændringer
etisk sourcing kan støtte købere til at undgå disse faldgruber, da det fokuserer på at udføre sourcingaktiviteter på de højest mulige standarder for ansvarlig, bæredygtig, miljømæssig og socialt bevidst forretningspraksis.
Social værdi
Social værdi kan betyde en forpligtelse til miljøspørgsmål i indkøb, for eksempel at sikre bæredygtig eller lavemissionspraksis prioriteres. Men social værdi kan også omfatte elementer, der er’ tættere på hjemmet ‘ for virksomheder.
virksomheder, der behandler deres medarbejdere godt, er en type ‘social værdi’. At betale den levende løn til alle arbejdstagere bidrager for eksempel både til medarbejdernes trivsel og den lokale økonomi.
Malcolm Harrison, administrerende direktør ved Chartered Institute of Procurement & Supply, har tidligere understreget, at det er en misforståelse at tro, at social værdi kun er vigtig i lokale offentlige indkøb. Social værdi er blevet stadig vigtigere for centralregeringen, nationale regeringer over hele verden og også den private sektor.
indkøbsstrategi med Delta eSourcing
Delta giver en central, sikker, online løsning, der forenkler og automatiserer mange af de tidskrævende processer, der er involveret i oprettelse og udstedelse af indkaldelser til konkurrence og styring af udbudssvar.
Delta ‘ s rige funktionalitet dækker alle aspekter af etenderingsprocessen fra idriftsættelse, oprettelse af meddelelser, prækvalifikation og udstedelse af udbud til evaluering af svar og tildeling af kontrakt og endda kontraktstyring.
at have denne omfattende løsning giver dig mulighed for at reducere både behandlingsomkostningerne ved indkøb og tidsskalaerne for bud over OJEU-indkøbstærsklerne markant.
Delta eSourcing tilbyder en række indkøbsprogrammer og er forpligtet til at hjælpe offentlige organisationer med at opnå effektivitetsbesparelser for at forbedre deres indkøbsprocesser. Vores indkøbstjenester giver dig fleksibilitet til at oprette en skræddersyet indkøbspakke til din organisation.
Book din live demo med et medlem af vores ekspert team.
kom i gang