Das öffentliche Beschaffungswesen hatte noch nie ein höheres Profil. Die Realisierung der Einsparungen, die durch gut durchgeführte Beschaffungsübungen erzielt werden können, hat die Bedeutung der Beschaffungsstrategie erhöht.
Dieser Blog bietet einen Leitfaden für den Beschaffungszyklus und diskutiert einige der wichtigsten Überlegungen, die in jeder Phase getroffen werden sollten.
Lernen Sie die Beschaffung kennen
Ein Verständnis der Regeln ist eine Voraussetzung für die Beschaffung.
Käufer und Lieferanten müssen die Struktur des Beschaffungsprozesses, die erforderlichen Mindestzeiträume, die Verfahren, die diese Zeiträume regeln, die damit verbundenen Prozesse, einschließlich Rahmenvereinbarungen, Auswahl- und Vergabekriterien, den Bewertungsprozess und den Stillstandsprozess, verstehen.
Ohne ein Verständnis dieser und vieler anderer Probleme ist das Fehlerrisiko zu hoch, und Fehler sind eine eindeutige Möglichkeit.
Der Beschaffungszyklus hilft Käufern, den Prozess zu verstehen, und unterteilt den Beschaffungsprozess in 13 Abschnitte.
Was ist ein Beschaffungszyklus?
Der Beschaffungszyklus ist ein wichtiger Teil des Beschaffungsprozesses.
Der Beschaffungszyklus beschreibt die Schritte, die Käufer im Verlauf jeder Beschaffungsübung unternehmen sollten.
Der CIPS-Beschaffungs- und Lieferzyklus
Dieser Blog führt Sie durch die Schritte des Beschaffungszyklus.
Der CIPS-Beschaffungs- und Versorgungszyklus ist der zyklische Prozess der Schlüsselschritte für die Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen.
Der Zyklus umfasst 13 Stufen:
- Geschäftsanforderungen definieren und Spezifikation entwickeln
- Marktanalyse und Kaufentscheidung
- Strategie und Plan entwickeln
- Markttests vor der Beschaffung
- Dokumentation und detaillierte Spezifikation entwickeln
- Lieferantenauswahl zur Teilnahme an Ausschreibungen
- Ausschreibungsunterlagen ausstellen
- Bewertung und Validierung von Angeboten und Ausschreibungen
- Auftragsvergabe und -umsetzung
- Lager, Logistik und Wareneingang
- Vertragserfüllung und -verbesserung
- Lieferantenbeziehungsmanagement
- Asset Management
Geschäftsanforderungen definieren und Spezifikation entwickeln
In erster Linie muss eine Organisation ihre Beschaffungsanforderungen verstehen und definieren. Dies kann durch die Zusammenarbeit mit Stakeholdern in Ihrer gesamten Organisation erreicht werden, und diese Forschung wird die Erstellung einer hochrangigen Spezifikation unterstützen. Wenn sie in dieser Anfangsphase mit den Stakeholdern in Kontakt treten, ist es wahrscheinlicher, dass sie den Veränderungsprozess unterstützen, bei dem die Beteiligung der Stakeholder erforderlich ist.
Marktanalyse und Kaufentscheidung
Die zweite Stufe des Beschaffungszyklus erfordert eine Marktanalyse. Die Durchführung dieser Analyse hilft Ihrem Unternehmen, die verfügbaren Marktoptionen zu bewerten.
Im Rahmen dieser Untersuchung sollte Ihr Unternehmen die Ausgaben, die aktuelle Positionierung und die Dynamik des Marktes ermitteln. Dies hilft Ihrer Organisation, potenzielle Lieferanten und den Grad der Fertigstellung zu identifizieren.
Es wird auch Entscheidungen rund um Kauf und Outsourcing im Vergleich zur internen Bereitstellung unterstützen.
Strategie und Planung
Sobald Sie Ihre Geschäftsanforderungen definiert haben, können Sie die Beschaffungsstrategie Ihres Unternehmens entwickeln.
Ihre Strategie sollte die potenziellen Auswirkungen der externen Umgebung berücksichtigen. CIPS gibt auf ihrer Website ein Beispiel dafür:
„Die Durchführung einer Ausschreibung ist eine gute Idee, wenn Wettbewerb besteht und Sie gut positioniert sind, um den Markt zu nutzen.
Die Entwicklung des Wettbewerbs auf dem Markt oder die interne Einführung kann eine bessere Strategie sein, wenn Sie auf eine einzige Bezugsquelle angewiesen sind“
Wenn Sie sich für eine Ausschreibung entscheiden, müssen Sie auch überlegen, welchen Ausschreibungsweg Sie verwenden möchten. Erfordert der Wert der Waren / Werke / Dienstleistungen, die Sie beschaffen möchten, eine hochwertige Beschaffungsroute, die im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht wird (bis Ende 2020 und danach in Find a Tender)? Wenn ja, welches Vergabeverfahren dürfte für Ihre Beschaffung am geeignetsten sein?
Vorbeschaffung
Die Vorbeschaffungsphase sollte Markttests und Engagement beinhalten. Ein Markttest hilft Ihrem Unternehmen zu beurteilen, ob es der richtige Zeitpunkt ist, um auf den Markt zu gehen. Zu den Faktoren, die in dieser Phase zu berücksichtigen sind, gehören die Erntezyklen, die Aktivität, die neue Gesetzgebung und das Ende des Geschäftsjahres der Lieferanten.
Entwicklung von Ausschreibungsunterlagen
Unabhängig vom Wert des Angebots müssen Sie Ausschreibungsunterlagen entwickeln, die potenzielle Lieferanten über die Beschaffung informieren, was Sie kaufen möchten, die Bedingungen, die sie erfüllen müssen, um berücksichtigt zu werden, und die Kriterien, die Sie als Käufer sowohl in der Auswahl- als auch in der Vergabephase verwenden. Dies muss vorbereitet werden, bevor Sie die Bekanntmachung erteilen.
Bei der Entwicklung von Ausschreibungsunterlagen ist es wichtig, dass die Lieferanten eine detaillierte Aufschlüsselung der erforderlichen Mengen an Waren oder Dienstleistungen, des Service Level Agreements und der Allgemeinen Geschäftsbedingungen erhalten. Ihre wichtigsten Stakeholder sollten Teil dieser Phase sein.
Dies wird Teil einer detaillierten Spezifikation sein, die Konsistenz auf ganzer Linie gewährleistet (z. B. Preisgestaltung, Produktqualität, Betriebsfunktionalität). Wenn Sie die Spezifikationen beim ersten Mal richtig einstellen, verringert sich das Risiko, erneut ausschreiben zu müssen. Diese Spezifikation wird Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen für Lieferanten sein.
Lieferantenauswahl
Zu diesem Zeitpunkt sollte Ihre Organisation bereit sein, eine Bekanntmachung zu veröffentlichen, entweder über den EUGH oder, wenn der Beschaffungswert unter den EUGH-Schwellenwerten liegt, über eines der nationalen Portale wie Contracts Finder (England) oder Public Contracts Scotland. Diese Bekanntmachung sollte dem Format entsprechen, das von dem von Ihnen gewählten EuGH-Vergabeverfahren oder dem Portal, auf dem Sie veröffentlichen, verlangt wird. Zumindest enthält es Kontaktdaten für den Käufer, Informationen zum Zugriff auf die Ausschreibungsunterlagen, eine kurze Beschreibung und einen Termin für die Beantwortung.
Wenn Sie eine Nicht-OJEU-Beschaffung durchführen, können Sie Ihren Lieferanten zusammen mit Ihren Ausschreibungsunterlagen eine Reihe von Fragen stellen. Wenn Sie das nichtoffene Verfahren des EuGH anwenden, verwenden Sie den Standardauswahlfragebogen oder das Europäische Standardvergabedokument (EPD), um die Fähigkeit, das Angebot, die Finanzlage usw. der Lieferanten zu bewerten. Der SQ wird dann anhand eines vorab vereinbarten Satzes von Auswahlkriterien bewertet, anhand derer Sie bestimmen können, ob ein Lieferant in die engere Auswahl kommen und eine Ausschreibung erhalten soll.
Ausschreibungsunterlagen ausstellen
Wenn Sie ein zweistufiges Verfahren wie das OJEU-Verfahren oder das Verhandlungsverfahren anwenden, müssen Sie nach Auswahl der geeigneten Lieferanten, die in die engere Auswahl kommen, formelle Dokumente (z. B. eine Ausschreibung) senden. Wenn Sie ein einstufiges Verfahren wie das OJEU Open Procedure verwenden, wird zunächst die SQ oder ESPD zusammen mit allen anderen Ausschreibungsunterlagen ausgestellt und alle Lieferanten reichen ein vollständiges Angebot ein
Zusammen mit diesen Dokumenten sollte eine detaillierte Spezifikation, ein Dokument mit Geschäftsanforderungen und klaren Zeitskalen gesendet werden.
Bewertung und Validierung von Angeboten und Ausschreibungen
Es ist Zeit für die Bewertung von Angeboten anhand vordefinierter Kriterien, die Teil Ihrer Ausschreibungsunterlagen waren, damit Lieferanten die Kriterien kennen, die sie erfüllen möchten.
Die Bewertung von Ausschreibungen sollte strukturiert, diszipliniert und transparent sein.
In dieser Phase ist es üblich, dass die Einkaufsorganisation Bonitätsprüfungen, Besuche vor Ort, Produktproben oder Versuche durchführt.
Ein Beschaffungsteam sollte zu diesem Zeitpunkt versuchen, sich vollständig mit seinen Lieferanten in Verbindung zu setzen und gleichzeitig sicherzustellen, dass sie jederzeit die Beschaffungsvorschriften einhalten. Dies kann jedoch schwierig sein, und es ist keine leichte Aufgabe, alle Ausschreibungen effektiv zu verwalten.
Mit der Ausschreibungsmanagement-Software können Teams wichtige Informationen während des gesamten Beschaffungsprozesses speichern und miteinander teilen.
Auftragsvergabe und Umsetzung
Nachdem Sie Ihren bevorzugten Lieferanten ausgewählt haben, können Sie den Auftrag vergeben.
Die Bereitstellung von Vergabekriterien ermöglicht es beiden Parteien, ihre Verpflichtungen zu verstehen, wodurch vertragliche Risiken minimiert werden.
Lager, Logistik und Empfang
Zu diesem Zeitpunkt müssen Überlegungen zum Lager angestellt werden; Dies kann Folgendes umfassen:
- Produktcodierung und Klassifizierung
- Platz, Layout und Regale.
- Häufigkeit der Lieferung.
Vertragserfüllung und -verbesserung
Organisationen des öffentlichen Sektors haben die Verantwortung, jeden Auftrag, den sie vergeben, effektiv zu beschaffen und den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen.
Alle Verträge sollten vereinbarte KPIs enthalten, die mit Überprüfungen überwacht werden sollten. Eine Vertragsüberprüfung sollte eine Diskussion darüber beinhalten, wie die Beziehung funktioniert, und Konflikte lösen.
Vertragsmanagement-Software kann Käufer dabei unterstützen, die Leistung zu verfolgen und Verbesserungen zu erzielen.
Diese Art von Software kann für jeden Aspekt des Vertragsmanagements nach der Vergabe verwendet werden und ermöglicht es Ihnen, die Lieferantenleistung zu überwachen, die Wertverfolgung durchzuführen, Vertragsvarianten zu erstellen und zu wissen, wann Sie einen Retender planen müssen – und vieles mehr.
Das richtige Vertragsmanagementsystem wird Ihnen das Leben erheblich erleichtern, da diese eProcurment-Strategie viele Vorteile bietet, darunter:
- Die Bewertung der Leistung des Lieferanten während des gesamten Vertrags ermöglicht es, Maßnahmen zu ergreifen, um die Leistung und Wirksamkeit des Vertrags zu erhöhen
- Rechtzeitig getroffene Entscheidungen, die potenzielle Risiken in der Zukunft mindern
- Der Lieferant ist kooperativ und reagiert auf die Bedürfnisse der Organisation
- Die Erbringung von Dienstleistungen ist für beide Parteien zufriedenstellend
- Es gibt keine Vertragsstreitigkeiten oder:
Deltas Contract Performance Tool ermöglicht es dem Benutzer, einen maßgeschneiderten leistungsüberwachungsplan für jeden Vertrag und jeden Lieferanten / Auftragnehmer.
Der Benutzer kann für jeden aktiven Vertrag ein klares und messbares Vertragsleistungsprogramm ausführen, indem er einen leicht verständlichen Key Performance Indicator (KPI) Builder und eine zugehörige Plan- / Erinnerungs- / Überprüfungsmethodik verwendet.
- Den KPIs können Belege beigefügt werden.
- Die Vertragserfüllung beinhaltet die volle Exportfunktionalität.
Lieferantenbeziehungsmanagement
Lieferantenbeziehungsmanagement beinhaltet das strategische Management aller Interaktionen mit Lieferanten, um den Wert dieser Interaktionen zu maximieren. Es bedeutet, engere, kollaborativere Beziehungen zu schaffen, um Werte zu realisieren.
Supplier Relationship Management Software kann die Prozesse Ihres Unternehmens disziplinieren und Ihren Mitarbeitern helfen, Interaktionen mit Lieferanten strategisch zu planen und zu verwalten.
Deltas Lieferantenmanagement-Modul bietet einen einfachen Lieferanten- / Lieferantenmanagement-Service, der Lieferanten zu einem einzigen zentralen Hub führt, wo sie ihre Daten registrieren, speichern und verwalten und auf den Käufer sofortigen Zugriff haben. Die Listenerstellungsfunktionen bieten Einkäufern die Möglichkeit, Lieferantenlisten zu erstellen und zu verwalten.
- Erstellen Sie eine unbegrenzte Anzahl von Kategorien- / Lieferantenlisten
- Möglichkeit zum Speichern und Verwalten von Rahmenlisten
- Möglichkeit zum Festlegen von Terminen für das Öffnen und Schließen von Listen
- Echtzeitdatenansicht: lieferantenprofile innerhalb der Listen werden automatisch aktualisiert, wenn ein Lieferant ein Update vornimmt
- Entfällt die zeitaufwändige Pflege von Lieferanteninformationen und Papierspeicherung
Asset Management
Es sollten Bewertungen durchgeführt werden, um festzustellen, ob sich die Anforderungen geändert haben. Organisationen sollten auch darüber nachdenken, was beim nächsten Mal verbessert und integriert werden kann.
Hier erreichen wir das Ende des Zyklus – was uns zurück zum Anfang bringt!
Wichtige Überlegungen
Bei Entscheidungen während des gesamten Zyklus empfiehlt CIPS, Folgendes zu berücksichtigen:
- Beschaffungssysteme & Technologie
- Stakeholder-Engagement
- Nachhaltigkeit / CSR / Ethik / Sicherheit
- Risikobewertung / -minderung
- Kontinuierliche Verbesserung
- Menschen & Fähigkeiten
- Innovation
Wir untersuchen einige dieser wichtigen Überlegungen im Detail unten.
Beschaffungssysteme & Technologie
Die Anforderung, dass die gesamte Kommunikation rund um das öffentliche Beschaffungswesen ab Oktober 2018 elektronisch erfolgen muss, führt dazu, dass eProcurement-Software und Ausschreibungsmanagementsysteme in kommerziellen eProcurement-Lösungen zunehmend miteinander verwoben werden.
eProcurement hat seit seinen Anfängen in den 1980er Jahren einen langen Weg zurückgelegt. Die Erfindung des elektronischen Datenaustauschs (EDI) ermöglichte den damals revolutionären Austausch von Dateien und Dokumenten zwischen dem öffentlichen und dem privaten Sektor.
Heutzutage hat die Technologie es dem öffentlichen Sektor ermöglicht, mit maßgeschneiderter Software effizienter einzukaufen. Käufer verwenden Ausschreibungsverwaltungs- oder eTendering-Systeme, die über Ablagemechanismen verfügen, mit denen Käufer und Lieferanten die Angebotsdokumentation sowie alle Fragen und Antworten, die in Bezug auf das Angebot eingereicht wurden, überprüfen und überarbeiten können.
Der Einsatz elektronischer Kommunikation beseitigt unnötige manuelle Prozesse und hilft Einkaufsorganisationen, Reaktionszeiten zu verkürzen und klarere Kommunikationswege mit ihren Lieferanten einzurichten.
Darüber hinaus bedeutet der Wechsel zu einer eProcurement-Lösung, dass Ihre Organisation geringere Auswirkungen auf die Umwelt hat, da kein Drucken und Buchen erforderlich ist. Ihr Unternehmen ist nicht nur nachhaltiger, sondern senkt auch die Budgetausgaben, was eTendering-Software zu einer hervorragenden Investition macht.
Delta eSourcing-Kunden haben Zugang zu modernster Technologie, die die Wirksamkeit der Strategie jedes Käufers verändern kann. Jede Phase des Beschaffungsprozesses, von der ersten Bekanntmachung über die Bewertung bis hin zum Vertragsmanagement, kann elektronisch durchgeführt werden und ist vollständig auditierbar.
Stakeholder-Engagement
Während des gesamten Beschaffungsprozesses ist das Engagement zwischen Einkäufern und Lieferanten von entscheidender Bedeutung. Durch die Interaktion mit dem Marktplatz vor einer Beschaffungsübung kann der Käufer mehr über die neuesten verfügbaren Produkte und Dienstleistungen erfahren.
Es gibt viele Vorteile der frühen Bindung für Käufer, einschließlich:
- Vernetzung und Aufbau von Beziehungen zu Lieferanten
- Lieferanten können die Ziele und Anforderungen eines Vertrags beeinflussen, bevor die offizielle Bekanntmachung veröffentlicht wird.
- Lieferanten können den Käufer über Ihre Produkte / Dienstleistungen, die aktuelle Landschaft und Markttrends informieren
DSGVO
Am 25. Mai 2018 hat die EU ein neues Datenschutz- und Sicherheitsgesetz in ganz Europa eingeführt, die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Die DSGVO besteht aus Hunderten von Seiten neuer Anforderungen, die führende Organisationen auf der ganzen Welt veranlassen, ihre Datenschutzstrategie zu überdenken.
Viele würden argumentieren, dass die DSGVO das härteste Datenschutz- und Sicherheitsgesetz der Welt ist. Obwohl es von der Europäischen Union entworfen und verabschiedet wurde, auferlegt es Organisationen überall Verpflichtungen, solange sie auf Daten von Bürgern in der EU abzielen oder diese sammeln.
Laut IT Governance:
„Die EU-DSGVO wird am Ende der Übergangsfrist (31. Dezember 2020) nicht mehr direkt in Großbritannien gelten. Britische Organisationen müssen jedoch nach diesem Zeitpunkt weiterhin ihre Anforderungen erfüllen.
Erstens setzt die DPA 2018 die Anforderungen der EU-DSGVO in britisches Recht um. Zweitens hat die britische Regierung ein gesetzliches Instrument erlassen – die Data Protection, Privacy and Electronic Communications (Amendments etc) (EU Exit) Regulations 2019 –, das die DPA 2018 ändert und mit den Anforderungen der EU-DSGVO verschmilzt, um ein Datenschutzregime zu bilden, das nach dem Brexit im britischen Kontext funktioniert.
Diese neue Regelung wird als ‚UK GDPR‘ bekannt sein.
Cybersicherheit
Neue Vorschriften wie die DSGVO sowie eine hochkarätige Medienberichterstattung über die Auswirkungen von Cybervorfällen haben die Erwartungen von Partnern, Interessengruppen, Kunden und der breiten Öffentlichkeit geweckt. Ganz einfach, Organisationen – und vor allem Vorstandsmitglieder – müssen sich mit Cybersicherheit auseinandersetzen.
Der öffentliche Sektor verfügt über große Mengen sensibler Daten, und es ist wichtig, dass alle öffentlichen Stellen über das Wissen und die Fähigkeit verfügen, sich gegen Cyberbedrohungen zu verteidigen, was bedeutet, in mehr Sicherheit sowohl für ihre eigene Organisation als auch für die Lieferkette zu investieren.
Die britische Regierung verbessert die Cybersicherheit in ihrer Lieferkette. Seit dem 1. Oktober 2014 müssen alle Lieferanten die Cyber Essentials-Kontrollen einhalten, wenn sie für Regierungsaufträge bieten, die den Umgang mit sensiblen und persönlichen Informationen sowie die Bereitstellung bestimmter technischer Produkte und Dienstleistungen beinhalten.
Ethische Beschaffung
Die Beschaffung verändert sich, und Käufer sind nicht mehr in der Lage, Aufträge auf Kosten zu vergeben, ohne die breiteren Auswirkungen der Beschaffung zu berücksichtigen.
Angesichts der Tatsache, dass Beschaffungsaufgaben komplexe Beziehungen zwischen vielen verschiedenen Organisationen beinhalten können, besteht das Potenzial, dass viele unethische Praktiken irgendwo in der Lieferkette involviert werden. Diese können von illegalen Aktivitäten wie moderner Sklaverei und Korruption bis hin zu umfassenderen Themen wie der Missachtung der Folgen des Klimawandels reichen
Ethical Sourcing kann Käufer dabei unterstützen, diese Fallstricke zu vermeiden, da es sich darauf konzentriert, Beschaffungsaktivitäten nach den höchstmöglichen Standards verantwortungsbewusster, nachhaltiger, ökologischer und sozial bewusster Geschäftspraktiken durchzuführen.
Sozialer Wert
Sozialer Wert kann ein Engagement für Umweltfragen bei der Beschaffung bedeuten, z. B. um sicherzustellen, dass nachhaltige oder kohlenstoffarme Praktiken Vorrang haben. Sozialer Wert kann aber auch Elemente umfassen, die für Unternehmen näher an der Heimat liegen.
Unternehmen, die ihre Mitarbeiter gut behandeln, sind eine Art ’sozialer Wert‘. Die Zahlung des existenzsichernden Lohns an alle Arbeitnehmer trägt beispielsweise sowohl zum Wohlbefinden der Mitarbeiter als auch zur lokalen Wirtschaft bei.
Malcolm Harrison, CEO des Chartered Institute of Procurement & Supply, hat zuvor betont, dass es ein Missverständnis ist zu glauben, dass sozialer Wert nur bei der Beschaffung lokaler Behörden wichtig ist. Sozialer Wert ist für die Zentralregierung, nationale Regierungen auf der ganzen Welt und auch den privaten Sektor immer wichtiger geworden.
Beschaffungsstrategie mit Delta eSourcing
Delta bietet eine zentrale, sichere Online-Lösung, die viele der zeitaufwändigen Prozesse bei der Erstellung und Ausgabe von Ausschreibungen und der Verwaltung von Ausschreibungsbeantwortungen vereinfacht und automatisiert.
Deltas umfangreiche Funktionalität deckt alle Aspekte des Ausschreibungsprozesses ab, von der Beauftragung, der Erstellung von Bekanntmachungen, der Vorqualifizierung und der Erteilung von Ausschreibungen über die Bewertung der Antworten und die Auftragsvergabe bis hin zum Vertragsmanagement.
Mit dieser umfassenden Lösung können Sie sowohl die Bearbeitungskosten für die Beschaffung als auch die Fristen für Ausschreibungen oberhalb der EUGH-Beschaffungsschwellen erheblich reduzieren.
Delta eSourcing bietet eine Reihe von Beschaffungssoftware an und unterstützt Organisationen des öffentlichen Sektors bei Effizienzeinsparungen, um ihre Beschaffungsprozesse zu verbessern. Unsere Beschaffungsservices bieten Ihnen die Flexibilität, ein maßgeschneidertes Beschaffungspaket für Ihr Unternehmen zu erstellen.
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