Wenn die Menschen den Zehnten geben und geben, vertrauen sie den Führern der Kirche, dieses Geld weise einzusetzen. Um eine hervorragende Verwaltung der Kirchenfinanzen zu gewährleisten, benötigen Sie genau definierte Richtlinien und interne Kontrollen. Diese Praktiken können die Wahrscheinlichkeit von Finanzbetrug erheblich verringern und die kluge Verwendung von Geldern der Kirche erhöhen.
#1: Lassen Sie immer mindestens drei Personen anwesend sein, während Sie das Angebot zählen
Obwohl Text-to-Give und Online-Spenden immer beliebter werden, geben viele Menschen weiterhin in bar oder per Scheck. Wenn drei oder mehr Personen anwesend sind, während Sie das Opfer zählen, ist es für eine Person viel schwieriger, aus der Versammlung zu stehlen.
# 2: Ebenen der Finanzbehörde festlegen
Bestimmen, dokumentieren und kommunizieren Sie, wer befugt ist, Folgendes zu tun:
- Schecks unterschreiben (und in welcher Höhe)
- Schulden im Namen der Kirche machen
- Neue Bankkonten einrichten
- Debit- / Kreditkarten der Kirche verwenden (für welche Arten von Einkäufen und zu welchen Ausgabenlimits)
Für jedes dieser Szenarien ist es ratsam, mehr als eine unabhängige Person in diese Prozesse einzubeziehen. Diese Richtlinie schützt die Kirche vor Personen, die zusammenarbeiten, um Betrug zu begehen, und diejenigen mit der Autorität vor ungerechtfertigten Anschuldigungen.
#3: Definieren und dokumentieren Sie einen Benevolence Request-Prozess
Benevolence Requests ziehen an unseren Herzen, was es schwierig macht, eine objektive Antwort zu geben. Um eine faire Behandlung und einen guten Umgang mit den Finanzen der Kirche zu gewährleisten, sollten Sie eine Standardmethode für die Bearbeitung solcher Anfragen entwickeln. Dies sollte ein Antragsformular enthalten, spezifische Kriterien dafür, warum ein Antrag genehmigt oder abgelehnt wird, wie das Geld verteilt wird, wer befugt ist, die Anträge zu genehmigen, und wie der Antrag von Anfang bis Ende dokumentiert wird.
#4: Entwickeln Sie ein Budget
Ein Budget ist ein Plan, wie die Kirche das Geld zuweisen wird, das Gott (und die Gemeinde) der Führung anvertraut. Jeder Abteilungsleiter des Ministeriums sollte vorschlagen, was er / sie im kommenden Jahr erreichen möchte und welche Mittel er / sie dafür benötigt. Konsolidieren Sie diese Anfragen und führen Sie das Gesamtbudget durch den Überprüfungs- und Genehmigungsprozess der Kirche. Sie müssen wahrscheinlich einige Iterationen durchführen, bevor Sie das Budget für das kommende Jahr fertigstellen können.
#5: Überprüfen Sie die Finanzen der Kirche monatlich
Der leitende Pastor, der leitende Pastor und der Leiter jeder Abteilung sollten monatlich Finanzberichte wie Budget und Ist-Werte für jeden Dienstbereich überprüfen. Abteilungsleiter sollten signifikante Abweichungen erklären. Dieser Bericht sollte auch mit dem Vorstand, Ältesten und / oder Diakonen überprüft werden.
# 6: Fordern Sie eine externe Prüfung an
Beauftragen Sie einen neutralen Dritten, die Buchhaltungsunterlagen der Kirche jährlich zu prüfen und ihre Ergebnisse dem leitenden Pastor, dem Vorstand, den Ältesten und den Diakonen zur Verfügung zu stellen. Dies bringt unvoreingenommene Experten dazu, ihre Meinung zur Leistung Ihres Buchhaltungsteams und zur Wirksamkeit Ihrer Buchhaltungsprozesse und -richtlinien abzugeben. Dieser Prozess bietet auch eine weitere Ebene der Rechenschaftspflicht. Erwägen Sie, der Versammlung die Ergebnisse dieser Prüfung in einem Jahresbericht vorzulegen.
# 7: Stellen Sie erfahrenes Buchhaltungspersonal ein
Es ist nicht ratsam, ein Mitglied der Versammlung zu beauftragen, Ihr Finanzbüro aufgrund einer familiären Beziehung und der Bereitschaft des Einzelnen, eine Lohnkürzung vorzunehmen, zu beaufsichtigen. Sie können es sich nicht leisten, die Finanzen der Kirche schlecht zu verwalten, also investieren Sie in eine qualifizierte Person, die über jahrelange Erfahrung in der Buchhaltung verfügt. Wenn Sie einen CPA einstellen können, ist das großartig. Wenn nicht, stellen Sie zumindest jemanden mit einem Abschluss in Buchhaltung und mehr als 5 Jahren Erfahrung ein (mit großartigen Referenzen und einer klaren Hintergrundüberprüfung). Auch das Outsourcing von Aufgaben, die erfahreneres Personal erfordern, könnte eine wirtschaftlichere Option sein. Dann lassen Sie einen CPA Ihre Finanzunterlagen mindestens jährlich überprüfen.
Wenn eure Versammlung euch den Zehnten und die Opfergaben anvertraut, so unternimmt diese Schritte, um sicherzustellen, daß diese Mittel wirksam und unversehrt ausgegeben werden. Es ist leicht, die Backoffice-Prozesse zu übersehen, da sie nicht sofort wie erwartet aussehen. Das Vertrauen Ihrer Versammlung und der Gemeinschaft zu bewahren, ist jedoch eine Grundlage, auf der Sie Ihren Dienst aufbauen.