yksi kysymyksistä, joita minulle useimmin kysytään, kun kuulen istuvani yhtiön hallituksissa, ei koske johtajien palkkapaketteja. Sen sijaan he haluavat osata esittää hallitukselle, jotta sen jäsenet vastaisivat Kyllä.
kysymys tuo aina mieleen pieleen menneen esityksen. Muutama vuosi sitten eräs melko keikarimainen kaveri erään yrityksen sisältä piti esitelmän johtokunnalle, jossa istuin. Hän oli ajoittain irvaileva, teki useita värittömiä vitsejä, iski silmää hallituksen jäsenille ja teki poliittiset suuntauksensa selväksi sivuhuomautuksilla silloisesta hallituksesta. Kun hän ei tiennyt vastauksia kysymyksiimme, hän yritti sysätä ne pois epäoleellisina. Kun puheenjohtaja lopulta päätti esityksen, katsoimme toisiamme epäuskoisina. Emme olleet vain epätietoisia kosinnasta, vaan myös epätietoisia kosinnan tekijästä. Arvaatte varmaan, miten äänestimme.
Don ’ t let this be you.
ihmiset ovat läsnä yritysten hallituksissa monista syistä – he voivat ehdottaa yhtiölle uutta suuntaa, selittää monimutkaista oikeudellista kysymystä, joka on ratkaistava nopeasti, tai yksinkertaisesti antaa päivityksen käynnissä olevasta hankkeesta. Lautoja on kuitenkin kaiken muotoisia ja kokoisia, olivat ne sitten koululautakuntia, naapurivalvontalautakuntia, kerrostalolautakuntia, voittoa tavoittelemattomia lautakuntia tai työntekijäkomiteoita.
asiayhteydestä riippumatta päätöksentekoelimille esittämisen periaatteet ovat samat, ja on tärkeää, että ne saadaan oikein. Se ei ole niin vaikeaa kuin miltä kuulostaa, kunhan pitää tietyt suuntaviivat mielessä. Tässä on yhdeksän do ’sia ja kuusi do’ tia tehokkuudesta:
hallituksen esitykset Do ’ s:
- tiedä, mihin olet joutumassa. Hallituksen kokouksissa on usein ruuhkaa, jonka asialista on pitkä. Parin viime kuukauden aikana olen ollut kokouksissa, jotka ovat kestäneet jopa 8 tuntia ja käsitelleet jopa 20 aihetta. Aiheesi on sinulle erityinen, mutta sinulla on rajallinen määrä aikaa saada tärkeää tietoa perille.
- tee läksysi. Kuka on johtokunnassa? Mikä on heidän taustansa? Auttaa, kun pystyy räätälöimään esityksen soveltuvin osin, jolloin ei kerrota heille asioita, jotka he jo tietävät, eikä olettaa tietoa, jota heillä ei välttämättä ole.
- Lähetä asiakirjat hyvissä ajoin. Yritän varmistaa, että hallituksen jäsenet saavat paperinsa vähintään viikkoa etukäteen. Jos on deadline, täytä se useita päiviä aikaa, jos on palautetta ennen kuin se menee hallituksen. Älä ”yllätä” meitä, kuten ”en antanut papereita etukäteen, koska halusin pitää sinut jännityksessä”. Tämä ei ole Agatha Christien romaani, vaan johtokunnan kokous. Anna meille tarvittavat välineet päätöksen tekemiseen.
- tiedä etukäteen, kuinka paljon aikaa sinulla on. Älkää ylittäkö siirtolapuutanne. Jos puheenjohtaja katsoo lisäajan olevan tarpeen, hän pidentää sitä. Muista jättää runsaasti aikaa kysymyksiin.
- kysy, miten lautakunta haluaisi tiedot esitettävän. Kysy esimerkiksi tuolilta: ”esitänkö koko jutun vai osunko korkeisiin kohtiin?”. Toinen lähestymistapa: ehdottaa, että ”ottaa paperit kuten jo lukenut”. Tämä tarkoittaa sitä, että oletat, että kaikki ovat tarkastaneet lähettämäsi asiakirjat etukäteen, ja käsittelet vain tärkeimpiä kohtia ja vältät toistamasta jokaista yksityiskohtaa.
- ole valmiina. Ole ammattimainen. Ole ytimekäs. Hallituksen jäsenet arvioivat esityksesi sisältöä, mutta myös luottamusta, jolla toimitat sen.
- Pysy rauhallisena ja vastaa esitettyyn kysymykseen. Jos et tiedä vastausta, älä hermostu, puolustaudu tai yritä teeskennellä. Lupaa sen sijaan vastata mahdollisimman nopeasti. Toimikaa sitten nopeasti. Lisäksi, ja tämä on todella tärkeää, älä heittäydy pois, jos saat paljon vaikeita kysymyksiä. Jos ehdotuksellanne ei olisi arvoa, – emme vaivautuisi kysymään, vaan kieltäytyisimme. Johtokunnan jäsenet esittävät kysymyksiä eri tavalla-toiset ilkeilevät, toiset menevät suoraan asiaan. Tyylistä riippumatta pysy tasaisena ja vastaa selkeästi ja ytimekkäästi. Älä myöskään suhtaudu kysymyksiin, joita pidät ”tyhminä” tai itsestään selvinä — me teemme työtämme. Usein mielenkiintoisin tai tärkein tieto tulee näennäisen pelkistetyistä kysymyksistä.
- ole selkeä ja ytimekäs lopputuloksen suhteen. Jos päätös tehdään esityksen loppuun mennessä, varmista, että vaihtoehdot ovat hyvin selvät. Ei ole koskaan pahitteeksi kertoa vaihtoehdoista etukäteen, selittää ne ja esittää ne sitten uudelleen.
- lopeta grace. Kun sinun on aika lähteä, kiitä ja lähde. Älä viivyttele.
hallituksen esitykset kiellot:
- saatat joutua odottamaan — älä valita. Kokoukset voivat venyä aikataulusta riippuen. Jos kokous pidetään suljetuin ovin, sinua odotetaan ulkona. Jos ei, olet siellä katsomassa muiden ihmisten esittämistä, tai kuuntelemassa keskusteluja muista esityslistan aiheista. Älä missään tapauksessa nurista siitä, sillä se tahraa huoneen näkemyksen esityksestäsi ennen kuin se edes alkaa. Hyväntuulinen ”ei ongelmaa” menee pitkälle.
- älä pitkästytä meitä. Luin hiljattain raportin, jossa kerrottiin kaikille jotain, minkä me kaikki jo tiesimme. Juontaja menetti nopeasti huomiomme. Vielä pahempaa oli, että olimme kaikki henkisesti tarkastettu, kun hän oli päässyt ”kysyä”.
- älä lobbaa. Esityksenne ei ole tilaisuus ottaa kantaa muihin asioihin. Jos olet siellä puhua päivittämisestä IT-infrastruktuurin, heittää ”kun olen täällä haluaisin tehdä piki parempia pysäköintitilat” ei auta sinua tai meitä.
- älä käytä ammattikieltä. Emme ole välttämättä Alanne asiantuntijoita. Käytä selkeää kieltä, jota kaikki pöydän ympärillä ymmärtävät. Selitä ensimmäisellä kerralla, mitä tarkoitat ESG: llä, grokilla ja API: lla, muuten se vain kuulostaa järjettömien kirjainten ja sanojen jonolta. Yritä välttää liioittelua lausuntoja – ”täydellinen sea muutos” on parempi olla melko suuri. Myös trendivetoisia sanoja, jotka saavat ihmiset pyörittelemään silmiään. ”Thinkfluencer” tulee mieleen.
- Emme ole kaikki samanlaisia-älä tuuleta puolueellisuutta ja poliittisia taipumuksia. Hyvällä tuurilla pöydän ympärillä on monipuolinen ryhmä, jolla on erilaisia mielipiteitä. Värittömillä vitseillä ja poliittisilla kommenteilla ei ole sijaa esityksessänne, ja ne voivat loukata juuri niitä ihmisiä, joita yritätte suostutella.
- älä liioittele kellojen ja pillien kanssa. Kukkia tai viihdyttävää videota ei tarvitse jakaa, ellei se liity suoraan aiheeseen. Hyödyllinen: ”tässä on näyte siitä, mistä puhumme.”Strange:” tässä on kukka kaikille teille ihanille ihmisille.”Ja kyllä, olin kokouksessa, jossa joku kerran jakoi kukkia ”kaikille ihanille johtokunnan jäsenille”.
selkeä, ytimekäs ja ytimekäs
ajattele esitystäsi muistiona, älä romaanina. Hallituksen jäsenet viihtyvät faktoissa, jotka esitetään selkeästi ja ytimekkäästi. Vaikka jättäisit esityksesi saamatta toivomaasi myöntävää vastausta, jätät ainakin ihmiset pöydän ääreen hyvän vaikutelman sinusta. Ja sillä pääsee pitkälle, jos palaat hallitukseen uudistetun esityksen kanssa.
anna mennä ja kerro, Auttoiko se, ja jos tunnet jonkun, joka valmistautuu pitämään esityksen, leikkaa tämä ja lähetä se heille. Mahdollisuudet eivät ole vain he ovat kiitollisia, mutta niin myös hallituksen jäsenet, jotka kuulevat esityksen.
julkaistu yhteistyössä LinkedInin kanssa. Tämä viesti ilmestyi myös BBC Capital sarake, above Board Lucy Marcus.
kirjoittaja: Lucy P. Marcus, Marcus Venture Consulting Ltd: n perustaja ja toimitusjohtaja., on IE Business Schoolin johtamisen ja hallinnon professori, Atlantia SpA: n johtokunnan ulkopuolinen johtaja, Mobius Life Sciences Fund: n hallituksen ulkopuolinen puheenjohtaja ja Biocityn johtaja.
Kuva: Varsovan kauppakorkeakoulun opiskelijat osallistuvat esitelmään Varsovan pörssissä 15. syyskuuta 2008. REUTERS / Peter Andrews